Für die Gleichstellung der E-Rechnung ist einiges zu beachten
Aussteller und Empfänger von Rechnungen müssen mit Blick auf die umsatzsteuerliche Anerkennung nach dem Willen des Gesetzgebers für drei Dinge sorgen. Gut lesbar sollen die Rechnungen sein, ihr Inhalt unversehrt und die Identität des Ausstellers der Rechnung gesichert sein. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist der Empfänger der Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt. Elektronische Rechnungen wurden diesen Anforderungen bislang nur dann gerecht, wenn sie durch eine qualifizierte elektronische Signatur, bei der für den Empfänger Änderungen während der Datenübertragung sofort sichtbar werden, gewährleistet waren. Ebenso akzeptiert wurde ein elektronischer Datenaustausch (EDI), der Änderungen bei der Übermittlung durch entsprechende Sicherungen ausschließt.
Die Echtheit gewährleisten
Das Steuervereinfachungsgesetz lässt nun auch andere Verfahren ohne Verwendung einer elektronischen Signatur zu. E-Mails und PDF- und Textdateianhänge gehören dazu ebenso wie Computer-Telefax oder Fax-Server, Web-Downloads und DE-Mail oder E-Postbrief. Elektronische und Papierrechnungen werden zudem vollständig gleichgestellt, wobei Sendungen zu Standard-Faxgeräten jetzt als Papierrechnungen gelten. Grundsätzlich aber muss der Unternehmer, so er weder EDI noch eine Signatur verwendet, durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren für die Lesbarkeit, Unversehrtheit und Echtheit der elektronischen Rechnungen sorgen. Hier können Verfahren genutzt werden, wie sie auch beim Abgleich von Papierrechnungen zur Anwendung kommen: unter anderem, um die Berechtigung des Zahlungsanspruchs und die Übereinstimmung mit der Leistungserstellung zu überprüfen. Einzelheiten wird die Finanzverwaltung in einem Rundschreiben noch erläutern. Grundsätzlich sind elektronische Rechnungen für die Dauer der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist auf einem unveränderbaren Datenträger wie einer nur einmal beschreibbaren CD oder DVD zu speichern. Bis zur Stellungnahme der Finanzverwaltung ist es zudem ratsam, einen Ausdruck der elektronischen Rechnung sowie der auf ihr dokumentierten Prüfung aufzubewahren. Die Neuregelung gilt für Rechnungen aller nach dem 30. Juni ausgeführten Leistungen.
