Liquiditätsmanagement: Zahlungsströme aktiv lenken

Um finanzielle Engpässe und ihre negativen Auswirkungen zu vermeiden, ist ein systematisches Liquiditäts- und insbesondere Forderungsmanagement gefragt. Als wirksames Instrument zur Verbesserung der Liquiditätssituation bietet sich dabei auch Factoring an.

Volle Auftragsbücher und profitable Geschäfte schützen nicht automatisch vor Liquiditätsengpässen. „Denn Gewinn ist nicht gleich Cash“, betont Jeannette Wiese, Unternehmensberaterin. Bevor Geld für erbrachte Lieferungen und Leistungen auf dem Konto eingeht oder in die Kasse kommt, muss das Unternehmen in Vorlage gehen – zum Beispiel Material- und Warenlieferungen, Löhne und Gehälter bezahlen. Dazu kommen Kredittilgungen und Steuervorauszahlungen, die zum Fälligkeitstermin die Liquidität belasten. Andererseits sind Umsätze schon mit der Rechnungsstellung erfolgswirksam zu verbuchen, während die Zahlungseingänge erst später erfolgen.

„Umso wichtiger ist eine vorausschauende Liquiditätssteuerung, die sicherstellt, dass das Unternehmen fällige Zahlungsverpflichtungen problemlos erfüllen kann“, sagt Jeannette Wiese. Dazu gehört auch, für zusätzlichen finanziellen Spielraum zu sorgen, um unvorhergesehene Belastungen – wie etwa einen größeren Forderungsausfall, einen plötzlichen Umsatzeinbruch oder eine happige Steuernachzahlung nach einer Betriebsprüfung – besser abfedern zu können.

„Leider wird das Thema Liquiditätsmanagement in mittelständischen Betrieben oft stiefmütterlich behandelt“, hat Unternehmensberater Josef Häusler beobachtet. „Bloß zu schauen, ob der aktuell auf dem Konto verfügbare Betrag ausreicht, um demnächst fällige Rechnungen und andere Verbindlichkeiten zu begleichen, genügt nicht.“ Um drohende Engpässe frühzeitig zu erkennen, sodass das Unternehmen rechtzeitig und effektiv gegensteuern kann, ist eine rollierende kurz- bis mittelfristige Liquiditätsplanung erforderlich. Dabei werden für jeden der kommenden Monate (bis zu einem Jahr im Voraus), bei Bedarf auch im Wochenrhythmus, die bereits fixierten, geplanten und erwarteten Zahlungsein- und -ausgänge erfasst.

Ebenfalls monatlich bzw. wöchentlich sollte für die jeweils abgelaufene Periode anhand der frischen Zahlen aus der Buchhaltung ein Soll-Ist-Abgleich vorgenommen werden. Markante Abweichungen, die sich negativ auf die Liquiditätssituation auswirken, sollten analysiert werden, um die Ursachen zu identifizieren und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Insbesondere niedrigere Rechnungseingänge sind ein Warnsignal, das zum Beispiel auf ein tendenziell verschlechtertes Zahlungsverhalten auf Kundenseite hindeuten kann. In diesem Fall liegt der Hebel in einer verbesserten Forderungsüberwachung und -Durchsetzung.

Generell kommt dem Forderungsmanagement, das für einen zügigen und vollständigen Zahlungseingang sorgen soll, eine Schlüsselrolle bei der Liquiditätssicherung zu. Ein wichtiges Instrument ist die wöchentlich zu erstellende Liste der offenen Forderungen, die durch Abgleich der Ausgangsrechnungen mit den Kontoeingängen entsteht.

Zur Minimierung der Außenstände trägt ein konsequentes Mahnwesen entscheidend bei. „Wenn die Zahlungsfrist überschritten ist, sollte man als Gläubiger sofort reagieren“, rät Robert Kowalski, Unternehmensberater. „Das heißt nicht, dass man unbedingt gleich eine formelle Mahnung schicken muss. In jedem Fall sollte man aber mit dem säumigen Zahler direkt Kontakt aufnehmen.“

Eine Möglichkeit, die in Forderungen gebundene Liquidität freizusetzen, ohne auf die Kundenzahlungen zu warten, und sich zugleich administrativ zu entlasten, ist das Factoring. Dabei verkauft das Unternehmen laufend Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an den sogenannten Factor. Dieser zahlt in der Regel 85 bis 90 Prozent des Forderungsbetrags sofort aus. Der Rest geht auf ein Sperrkonto und wird ausgezahlt, wenn der Kunde die Rechnung vollständig beglichen hat. An Kosten für das Unternehmen fallen neben den Handlinggebühren Zinsen für die Zeit zwischen Ankauf und Forderungseingang an.

Ein entscheidender Vorteil des echten Factorings (wie dargestellt) liegt darin, dass der Factor auch das Ausfallrisiko trägt. Zudem entlastet Factoring die Bilanz; die dadurch erhöhte Eigenkapitalquote wirkt sich positiv auf das Kreditrating des Unternehmens aus. Beim Full-Service-Factoring übernimmt der Factor auch die Debitorenbuchhaltung und das Inkasso. „Ob Factoring für ein Unternehmen möglich und sinnvoll ist, ist sorgfältig zu prüfen“, sagt Josef Häusler. Für einen Ecovis-Mandanten, der Möbel produziert und an Möbelhäuser liefert, war es der richtige Weg.

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