Die Zahlen jederzeit im Griff

Der Umgang mit den Unternehmenszahlen geht längst über die Buchhaltung hinaus und wird zum Kernbereich der Betriebsführung.

Persönlich gut beraten ist ein Unternehmer, wenn er von dem Steuerexperten seines Vertrauens weit mehr erhält als frühzeitige Informationen und hilfreiche Hinweise. „Er braucht auch Unterstützung und Entlastung bei allen Geschäftsprozessen, die mit Zahlen zu tun haben und auf den Zweck des Ganzen hinauslaufen: Umsatz machen und Gewinn erzielen“, weiß Florian Regenfelder, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Ecovis.

Diese zahlengetriebenen Dienstleistungen sind Buchführung, Jahresabschluss, Steuererklärung, Personalverwaltung, Rechnungswesen sowie die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung. „Das Rechnungswesen wird zu einem Kernbereich der Betriebsführung, weil es in seinen Zahlen das gesamte Unternehmen widerspiegelt“, konstatiert Ecovis-Steuerberater Heiko Beyer. Es hat sich durch das aufkommende Bewusstsein für Prozessmanagement und die ausgefeilten Software-Werkzeuge enorm weiterentwickelt. „Deshalb sprechen wir inzwischen von Rechnungswesen 2.0 als einer neuen Dimension.“

Kasse online
Den ersten Schritt in die neue Dimension für Ecovis und seine Mandanten setzte Beyer selbst, als er 2006 die Online-Kasse entwickelte. Ausgangspunkt war das Kassenbuch von Handwerkern und Händlern, die viel mit Bargeld zu tun haben. Das System nahm alle Zahlungsbewegungen entsprechend den Vorgaben der Finanzverwaltung auf und stellte sie Mandanten wie Ecovis-Kanzleien zur Verfügung. Es entwickelte die Kaufmannstradition des sorgfältig geführten, handgeschriebenen Kassenbuchs weiter. Beyer hat das System mehrfach an neue Bedürfnisse der Mandanten angepasst und mit weiteren Software-Werkzeugen angereichert. Doch das papierlose Büro war lange Zeit nur wohlklingende Zukunftsmusik. Die Gegenwart erstickte in Papier – Kopien, Telefaxe, ausgedruckte Computerdateien. Steuerberater kennen von ihren Mandanten das Zwei-Ordner-System: ein Ordner mit den bereits bezahlten und einer mit den noch unbezahlten Rechnungen, dazu die stets problematische Suche nach Vorgängen und Details. Früher musste eine Eingangsrechnung im Unternehmen zum Erfassen, Prüfen und Weiterbearbeiten bis zu viermal in die Hand genommen werden.

Unternehmen online
Heute genügt ein einziger Arbeitsschritt; denn im Rechnungswesen 2.0 ist jeder Vorgang durchgängig digitalisiert. Die Rechnung wird eingescannt und elektronisch weiterverarbeitet. Das System verknüpft den Beleg automatisch mit dem Buchungssatz bis hin zu den Kontoauszügen. Beyer: „Es läuft so einfach wie beim Online-Banking. Der Mandant erhält von seinem Steuerberater eine eigene Kennung bei Ecovis, fertig.“ Damit profitiert er von den Vorteilen: unkomplizierter Zugang zum System, hohe Geschwindigkeit in der Abwicklung, Transparenz aller Vorgänge und rasche Verfügbarkeit von Informationen.

Das verbessert die Zusammenarbeit von Mandant und Kanzlei. Denn die Prozesse werden enger aufeinander abgestimmt und laufen am Ende synchron. Für das „Unternehmen online“ müssen komplexe Abläufe auch zwischen unterschiedlichen Unternehmen und ihren gewachsenen IT-Landschaften geregelt werden.

So tauschen vier Beteiligte große Datenmengen zur Bearbeitung aus: der Mandant, seine Bank, sein Steuerberater und der IT-Dienstleister. Voraussetzung ist, dass der Mandant den Steuerberater gegenüber der Bank ermächtigt, seine Kontodaten abzurufen. Steuerberater und Mandant können jederzeit auf die Zahlungseingangsdaten zugreifen und sich einen aktuellen Überblick verschaffen.
Aktuell heißt vorerst noch „zeitnah“.

Früher dauerte es nahezu sechs Wochen vom Eingang der Rechnung bis zum Abschluss des gesamten Buchungsvorgangs. Ecovis-Steuerberater Regenfelder: „Aus heutiger Sicht war das ein gewaltiger Buchungsverzug. Dieser Zeitraum hat sich durch die Online-Verfahren auf etwa eine Woche verkürzt.“ Zudem hat der Man­dant das Risiko, stets Personal für besondere Engpässe wie Urlaubszeiten vorhalten zu müssen, auf seine externen Dienstleister übertragen. Doch das alles ist erst der Anfang. Zusammen mit dem Softwarehaus SAP arbeitet Ecovis an der nächsten Stufe. Das Programm „SAP Business by design“ ist eine moderne Cloud-Lösung. Der Steuerberater wirkt im System zeitgleich mit. Er läuft den Buchungsvorgängen nicht mehr hinterher, sondern kann auf identische Daten zugreifen und rasch re­agieren, um Fehlsteuerungen vermeiden zu helfen.

Steuerung online
„Unsere Mandanten gewinnen mit diesem System einen großen Vorteil“, so Regenfelder. „Sie können jetzt damit ihr Unternehmen steuern und haben zugleich einen externen Controller, nämlich ihren Steuerberater, der ihr Unternehmen bestens kennt und ihnen von jedem Ort der Welt aus zuarbeiten kann.“ Als einzige Buchungsschnittstelle zwischen Unternehmen und Steuerberater ist der Beleg übrig geblieben. Bereits mit dem Einscannen von Papierbelegen oder dem Online-Versand digitalisierter Rechnungen wird der Geschäftsvorgang ausgelagert. Der digitalisierten Buchführung gehört die Zukunft, da ist sich Philipp Bartzack, Steuerberater bei Ecovis, ganz sicher: „Sie wird sich in der Breite durchsetzen.“ Denn die Lösung ist nicht an eine Branche gebunden, sondern spartenübergreifend. „Wir führen online bereits die Bücher für Winzer, Ärzte und Computerexperten.“

Transparente und schnell verfügbare Daten helfen bei der Betriebsprüfung
Je größer der Betrieb, desto eher eine Betriebsprüfung. Dabei geht die Finanzverwaltung nach Größenklassen vor, die seit Januar 2013 wieder einmal neu festgelegt wurden. Näheres finden Sie auf Seite 2 unserer Broschüre „So bestehen Sie die Betriebsprüfung“: www.ecovis.com/betriebspruefung

Alle Beteiligten tun sich bei der Prüfung leichter, wenn Unternehmensdaten transparent aufbereitet und rasch verfügbar sind. Dazu können wir Sie mit unseren individuellen Lösungen für Ihr persönliches Rechnungswesen 2.0 unterstützen.

Was wir Ihnen bieten können

• Buchführung
• Rechnungswesen
• Jahresabschluss
• Steuererklärung
• Personalverwaltung
• Unterstützung bei Betriebsprüfung
• Steuerung online