Datenschutzhinweise

für die Nutzung von Videokonferenzlösungen über viko.ecovis.com der Ecovis Gruppe

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Ecovis Viko“ (im Folgenden „Viko“ genannt) informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Viko“, um Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare (im Folgenden Online-Meeting) durchzuführen. „Viko“ ist eine Dienstleistung der ECOVIS BayLa-Union GmbH Steuerberatungsgesellschaft, die ihren Sitz in Deutschland hat.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Viko“ steht, ist die ECOVIS Webservice GmbH.

„Viko“ ist unter https://viko.ecovis.com/ erreichbar.

Sie können „Viko“ alternativ auch per App auf dem Smartphone oder Tablet benutzen. In der App muss als Raum immer der komplette Raum Link incl. https://viko.ecovis.com/ eingegeben werden. Sie können aber auch in den Einstellungen https://viko.ecovis.com/ als Server fest einstellen, dann reicht der Raum Name.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Viko“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Beim Besuch der Webseite
Wenn Sie die Webseite besuchen, übermittelt Ihr Browser systembedingt gewisse Informationen an den Server, die Sie wiederum identifizierbar machen könnten. So übermitteln Sie bzw. Ihr Webbrowser z. B. Informationen wie die von Ihrem Provider zugewiesene IP-Adresse. Die übermittelten Informationen werden nicht zu Analyse-, Werbezwecken oder Ähnlichem erhoben, verarbeitet oder nutzt.

Videochats
Zur Übertragung von Video- und Audiosignalen innerhalb der Videochats kommt die quelloffene Software Jitsi Meet zum Einsatz. Auf Basis von WebRTC werden Daten bzw. Media-Streams via Datagram Transport Layer Security (DTLS) und Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) verschlüsselt übertragen. WebRTC bietet allerdings (noch) keine Möglichkeit, Videochats mit mehreren Personen Ende-zu-Ende zu verschlüsseln. Das bedeutet: Auf dem Transportweg bzw. im Netzwerk ist der Videochat verschlüsselt, auf dem Videochat-Server hingegen, der Jitsi Meet hostet, wird der gesamte Datenverkehr entschlüsselt und ist damit einsehbar.

Als Betreiber speichern wir allerdings keine Informationen über Sie bzw. die Videochats. Es wird nichts protokolliert bzw. gespeichert / mitgeschnitten. Sofern Sie uns als Betreiber nicht vertrauen, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, Ihre eigene Jitsi Meet Instanz zu hosten.

STUN / TURN-Server
Das STUN-Protokoll dient Clients, die sich bspw. hinter einem Router oder einer Firewall befinden und eine NAT-Adresse haben. Mithilfe des STUN-Servers können NAT-Clients ihre öffentliche IP-Adresse erfahren und sind anschließend in der Lage eine direkte Kommunikationsverbindung zwischen (zwei) Teilnehmern herzustellen. Um die Übermittlung der IP-Adresse an externe Anbieter zu vermeiden, nutzt die Jitsi-Instanz einen öffentlichen STUN- / TURN-Server der von t-online.de betrieben wird.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Viko“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Jitsi Meet“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Online-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Online-Seminaren auch die gestellten Fragen von Online-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der ECOVIS Gruppe verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Viko“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Viko“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Viko“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Sie erreichen diesen wie folgt: Herr Sebastian Fröhlich, Am Campus 1-11, 18182 Rostock-Bentwisch, E-Mail: datenschutz@ecovis.de

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 14.12.2021

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