Digitalisierung: Vernetzte Welt birgt Risiken und Chancen
Die Digitalisierung eröffnet nicht nur der Wirtschaft ungeahnte Perspektiven, sondern sorgt auch im Umgang mit der Finanzverwaltung für völlig neue Abläufe und Prozesse. Wie immer in Zeiten des Wandels gehören zu den Risiken viele neue Chancen.
Unternehmen vernetzen externe und interne Daten. Intelligente Software steuert ganze Produktionsprozesse, in die Kundenwünsche integriert werden. Elektronische Cyber-Systeme sorgen dafür, dass Maschinen und Menschen so direkt wie noch nie miteinander kommunizieren. Willkommen in der digitalisierten Welt, die unsere Wirtschaft verändert und weiter verändern wird.
Chancen nutzen, Risiken erkennen
Der digitale Wandel vollzieht sich auf allen Ebenen und in den unterschiedlichsten Branchen. Da ist es kein Wunder, dass auch die Steuerbehörden mehr Effizienz durch die Nutzung elektronischer Übertragungswege suchen. „Die Digitalisierung sorgt dafür, dass Datenaustausch und Kommunikation im Beziehungsdreieck Steuerberater, Mandant und Finanzamt auf neuen, immer enger vernetzten Kanälen stattfinden“, sagt Vorstand Dr. Ferdinand Rüchardt. Das birgt die Chance, Abläufe schneller zu gestalten und Prozesse zu vereinfachen. Es drohen aber auch Risiken: von der Übermittlung falscher Daten über Defizite einer vollständig automatisierten Bearbeitung von Steuerunterlagen bis hin zu ungeklärten rechtlichen Fragen. „Der Steuerpflichtige sollte sich dieser Risiken bewusst sein und sie mit seinem Berater besprechen“, empfiehlt Rüchardt. Ebenso gelte es, die mit der Digitalisierung verbundenen Chancen zu erkennen. Denn dem Steuerberater eröffnen sich damit neue Möglichkeiten, noch zeitnäher und betriebswirtschaftlich umfassender zu beraten.
Auf dem Weg zur papierlosen Informationsdrehscheibe
Die Finanzverwaltung hat zahlreiche IT-Projekte gestartet, von denen sich einige noch in der Entwicklung befinden und andere bereits umgesetzt sind. Die elektronische Steuererklärung ELSTER etwa ist bereits gängige Praxis, wobei der Steuerpflichtige im Rahmen der „Vorausgefüllten Steuererklärung“ (VaSt) auch bestimmte bei der Finanzverwaltung gespeicherte Daten direkt übernehmen kann. Dabei geht es um Daten zur Lohnabrechnung, zu Sozialversicherungsbeiträgen und Rentenbezügen, die von Versicherern und Arbeitgebern an die Finanzbehörde übermittelt werden. Wenn sein Mandant es wünscht, ruft der Steuerberater über eine Vollmachtsdatenbank diese Daten der VaSt ab, überprüft sie auf Richtigkeit und berücksichtigt sie dann entsprechend bei der Erstellung der Steuererklärung.
In die VaSt sollen künftig in weiteren Stufen noch viele zusätzliche Daten rund um die Veranlagung fließen. „Sie wird sich damit zur papierlosen Informationsdrehscheibe zwischen Mandant, Finanzverwaltung und Steuerberater entwickeln“, sagt Vorstand Alexander Weigert. Doch die digitale Kommunikation bringt auch neue Herausforderungen mit sich. Was passiert, wenn falsche Daten für die VaSt gemeldet wurden? Wenn beispielsweise infolge eines Tippfehlers 300.000 Euro statt 30.000 Euro Arbeitslohn in der Vollmachtsdatenbank gespeichert sind und dieser Fehler erst später entdeckt wird, kann das im Extremfall sogar zu existenzgefährdenden Steuernachzahlungen führen. Wer aber trägt dann die Verantwortung? Wie kann sichergestellt werden, dass im Computer der Finanzbehörde nicht falsche Daten erfasst sind und möglicherweise die korrekten Angaben des Steuerpflichtigen unberücksichtigt gelassen werden?
Der Computer hat nicht immer recht
Noch sind Verfahrensfragen offen. Das gilt auch für die automatisierten Risikomanagementsysteme (RMS), die bei der Bearbeitung der Steuererklärung künftig zum Einsatz kommen sollen. Die Software stuft das Risiko eines möglichen Steuerausfalls ein. Gilt die vorgelegte Erklärung als risikoarm, wird sie nur bei Erfassung durch einen Zufallsgenerator von einem Finanzbeamten näher geprüft. In allen anderen Fällen erfolgt die Veranlagung rein maschinell. Stuft das automatische Verfahren die Steuererklärung dagegen als „risikobehaftet“ ein, wird sie vom Personal der Finanzbehörde intensiver geprüft. Diese Vorgehensweise, die zwar Arbeitseinsparung in der Verwaltung bringt, hat ihre Haken unter anderem in der fehlenden Transparenz. Welche Kriterien wurden für das Selektionsverfahren ausgewählt? Nach welchen Algorithmen wurde das elektronische Risikobewertungssystem programmiert? Solange das nicht offengelegt ist, besteht die Gefahr einer Ungleichbehandlung der Steuerpflichtigen. „Die einen bleiben womöglich ständig unter dem Radar, andere müssen sich immer wieder mit zeitaufwendigen Prüfungen auseinandersetzen“, befürchtet Dr. Ferdinand Rüchardt. Der Gesetzgeber ist also gefordert, für mehr Transparenz und Rechtssicherheit zu sorgen. Der im Dezember beschlossene Regierungsentwurf zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens hat bereits viele Fragen rund um die elektronische Kommunikation und die Auswertung von Daten zum Gegenstand.
Gemeinsam mit dem Steuerberater Erfolgspotenziale ausschöpfen
Für Unternehmen bringt die Digitalisierung völlig neue Chancen in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Elektronisch gespeicherte Daten ersetzen nicht nur endlose Reihen mit Papier gefüllter Aktenordner. Digitalisierte Kanäle ermöglichen auch den zeitnahen Zugriff aller Beteiligten mit der Konsequenz, dass der Steuerberater das Unternehmen von vielen Aufgaben entlasten kann. Die Erfassung der Rechnungsdaten und Zahlungseingänge etwa versetzt ihn in die Lage, tagesaktuell Unterstützung bei der Analyse der Forderungsbestände bis hin zum Mahnwesen zu bieten. „Digitale Schnittstellen zu der auf die individuellen Bedürfnisse der Branche abgestimmten Finanzbuchhaltung ermöglichen es dem Steuerberater, den Betrieb noch besser betriebswirtschaftlich zu beraten“, sagt Alexander Weigert. Der Steuerberater bespricht mit dem Unternehmer, welche elektronischen Schnittstellen ihm konkret einen Zusatznutzen bringen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sorgen gleichzeitig für einheitliche Ablagestrukturen sowie schnelle Abläufe ohne Medien- und Datenbrüche. Dieses Potenzial ist noch längst nicht ausgeschöpft. Eine aktuelle Studie der Universität Bamberg belegt jedoch, dass Firmen diese Chancen nutzen. Demnach tragen kaufmännische Daten für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen wesentlich zum Geschäftserfolg bei: angefangen vom Kundenmanagement und Finanzwesen bis hin zum Controlling und der Personalwirtschaft. Als wichtigste positive Veränderungen der Digitalisierung gelten der vereinfachte Datenzugriff, zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten und eine verbesserte Aktualität. Der Steuerberater wurde dabei als wichtigster externer Partner bei der Aufbereitung der Daten genannt.
