Prozessoptimierung: Damit das Geschäft besser läuft

Ob besserer Kundenservice, wirksamere Kostenkontrolle oder aktuellere Zahlen über die Geschäftsentwicklung – es gibt gute Gründe, eingefahrene Prozesse digital umzurüsten.

Der Industriebetrieb hatte ein ernstes Problem: Er warb damit, die zugesagten Liefertermine zu 99,9 Prozent einzuhalten – die Realität war davon jedoch weit entfernt. Die beiden Geschäftsführer des 80-Mann-Unternehmens riefen deshalb Mittelstandsberater Mirko Lieber zu Hilfe. Um die Ursachen herauszufinden, schaute er sich den Produktionsfluss vom Auftragsanruf des Kunden bis zur Auslieferung vom Lager genau an.

Das Ergebnis: Zum einen hatten sich an verschiedenen Stellen Verfahrensweisen eingeschlichen, die einen geordneten und zügigen Ablauf verhinderten. Zum anderen spiegelte die verwendete Standardsoftware die tatsächlichen Arbeitsprozesse nur ungenügend wider, sodass wichtige Steuerungsinformationen fehlten. So war es nicht möglich, den Auftragsstand zu verfolgen und Kunden darüber Auskunft zu geben. Und es kam zu Fehlsteuerungen, die wiederum die betroffenen Mitarbeiter zu korrigierenden Ad-hoc-Eingriffen veranlassten, die aber letztlich oft kontraproduktiv wirkten. Wenn zum Beispiel die Maschinenbediener Fertigungsaufträge zu spät erhielten, ließen sie die Maschinen einfach schneller laufen, um die Termine einzuhalten. Die Folge waren Qualitätsmängel, die zu Nacharbeit und damit erst recht zu Verzögerungen führten.

Bei der Lösung setzte Lieber an beiden Hebeln an. Hemmschuhe und Störfaktoren im realen Ablauf wurden durch geänderte Verfahrensstandards beseitigt. Und die Software ließ er an die betrieblichen Verhältnisse anpassen, um Transparenz zu schaffen und eine optimale, durchgängige Prozesssteuerung zu ermöglichen. „Dass die Software nicht passt, ist kein seltenes Problem“, weiß Lieber, der seit dem 1. September für ECOVIS Consulting tätig ist. Nicht immer bedarf es solch aufwendiger Maßnahmen, um Geschäftsprozesse zu verbessern. Ein Ansatz ist die Digitalisierung von bisher papiergebundenen Vorgängen. So rüstete ein Großhändler seinen Außendienst mit Tablet-Computern aus, um die umständliche „Zettelwirtschaft“ abzulösen. Bis dahin hatten die Vertreter die Aufträge am Abend per Fax oder Telefon durchgegeben, sodass sie in der Regel erst am nächsten Tag bearbeitet wurden. Am Freitag brachten die Vertreter ihre Wochenprotokolle in die Firma mit; dabei gingen jedoch oft wichtige Informationen verloren, weil die Kundenbesuche häufig nicht mehr am gleichen Tag, sondern später protokolliert wurden.

Projektkosten im Visier
Mit dem Tablet sind die Außendienstler jetzt über eine von Lieber programmierte Schnittstelle online mit dem Unternehmen verbunden. Dadurch können sie unterwegs auf auftragsrelevante Daten, zum Beispiel Produktspezifikationen oder Lagerbestände, zugreifen und den Kunden Echtzeit-Auskünfte und verlässliche Zusagen geben. Die Aufträge werden gleich an die Firma durchgegeben, sodass die Lieferung sofort im Lager zusammengestellt werden und schon am nächsten Tag beim Kunden sein kann. Zudem werden bis 19 Uhr abends auch die Tagesprotokolle per Tablet übermittelt. Der Vorteil der neuen Lösung: „Besserer Kundenservice, der die Kundenbindung stärkt“, sagt Lieber. Mobile Datenkommunikation kann auch helfen, Kosten unter Kontrolle zu halten. Dieses Problem hatte ein bundesweit tätiger Installationsbetrieb. Weil die verschiedenen Baustellen ohne EDV-Anbindung an die Zentrale waren, konnten die tatsächlichen Kosten erst in der Nachkalkulation ermittelt werden. Oft stellte sich dann heraus, dass sie über Plan lagen.

Um frühzeitig gegensteuern zu können, schlug Lieber vor, dass die Teamleiter auf den Baustellen regelmäßig per Laptop oder Tablet über den Projektstand und die für jeden Teilschritt angefallenen Kosten berichten, aber auch ad hoc melden, wenn es Probleme gibt. Umgekehrt sollen sie online auf alle nötigen Projektdaten zurückgreifen können. „Damit ist es möglich, den Projektfortschritt zu verfolgen und rechtzeitig zu erkennen, wenn die Kosten aus dem Ruder laufen.“ Vorgesehen ist auch, nach Abschluss der Projekte Rückmeldung zu geben, was gut und was schlecht gelaufen ist, damit die Installationsprozesse optimiert werden können.

Aktuelle Zahlen im Blick
Erhebliches Verbesserungspotenzial schlummert in vielen mittelständischen Unternehmen auch im Rechnungswesen. Eine Schlüsselrolle spielt dabei die Buchhaltung. „Nur wenn die Geschäftsvorfälle zeitnah verbucht und die Zahlen entsprechend aufbereitet werden, lässt sich erkennen, ob das Unternehmen noch auf Kurs ist und insbesondere die Liquidität über den Tag hinaus gesichert ist“, erklärt Heiko Beyer, Steuerberater bei Ecovis. Je aktueller die Informationen sind, desto schneller kann der Unternehmer auf Veränderungen, insbesondere negative Entwicklungen, reagieren. Durch Prozessoptimierung in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater lässt sich die Aktualität verbessern und zugleich die Arbeit erleichtern. Grundvoraussetzung dafür ist, dass nicht mehr umständlich Papierbelege zum Steuerberater transportiert, dort verbucht und wieder zurückgeschickt werden. Stattdessen werden die Belege gleich im Unternehmen eingescannt und elektronisch an die Steuerkanzlei übermittelt, die sie dann tagesaktuell digital weiterverarbeitet. Die Originalbelege bleiben weiter im Betrieb greifbar.

Der Vorteil: Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) steht schon bald nach dem Monatsende zur Verfügung, und der Steuerberater kann den Unternehmer mit zusätzlichen aktuellen Serviceleistungen entlasten. So kann er wöchentlich eine Offene-Posten-Liste erstellen, die einen Überblick über ausstehende Zahlungen und offene Rechnungen verschafft. Als weitere Hilfe kann er eine Zahlungsvorschlagsliste für die Eingangsrechnungen liefern – mitsamt vorausgefüllten Überweisungen in elektronischer Form, die der Firmenchef nur noch freigeben muss.

Die Entscheidung, welche Rechnungen wann bezahlt werden, bleibt beim Unternehmer. Auch im Forderungsmanagement kann der Steuerberater den Unternehmer unterstützen, indem er nach vorher gemeinsam festgelegten Kriterien abgestufte Mahnvorschläge für überfällige Forderungen macht. „Gerade für kleinere Unternehmen lohnt es sich, diese Möglichkeiten zu nutzen“, betont Heiko Beyer. „Aktuellere Zahlen und mehr Transparenz helfen dem Chef, die Firma auf Erfolgskurs zu halten, effizientere Prozesse verschaffen ihm mehr Zeit fürs Geschäft.“

Vorteile der papierlosen Buchführung

• Tagesaktuelle Buchhaltung
• Zeitnahe Auswertungen
• Garantierte Fristwahrung
• gegenüber den Finanzämtern
• Keine Doppelerfassungen
• Sichere Archivierung Ihrer Belege
• Belege bleiben im Unternehmen
• Geringer Aufwand bei Prüfungen durch Finanz- und Sozialbehörden
• Wege zum Steuerberater entfallen

Was wir für Sie tun können

• Analyse vorhandener Prozesse inklusive Software im Hinblick auf Optimierungsmöglichkeiten
• Digitalisierung bisher papiergebundener Prozesse
• Unterstützung bei der Umsetzung
• Optimierung von Berichtswerkzeugen und -formaten
• Beratung bei der Auswahl und Einführung geeigneter Software