Ab 9. Oktober 2025 müssen Banken eine verpflichtende Empfängerüberprüfung durchführen (Verification of Payee). Dies kann zu Änderungen bei der Abwicklung von Zahlungen führen, auf die Unternehmen jetzt schon reagieren sollten.

Hintergrund: Neue EU-Verordnung

Laut einer neuen EU-Verordnung müssen Banken ab dem 9. Oktober 2025 bei Überweisungen im elektronischen Zahlungsverkehr überprüfen, ob der eingegebene Empfängername mit dem bei der Bank zur IBAN hinterlegten Kontoinhaber übereinstimmt. Ziel dieser Regelung ist es, Fehler bei Online-Zahlungen zu vermeiden und den Schutz vor Betrug zu erhöhen. Das Ergebnis der Überprüfung folgt einem Ampelsystem mit den Kategorien

• „Übereinstimmung“ (Match),
• „mit Abweichungen“ (Close-Match) und
• „keine Übereinstimmung“ (No-Match).

Die Regelung gilt für alle elektronischen Überweisungen, die Zahlungskonten betreffen, jedoch nicht für Überweisungen zu Konten wie Darlehens-, Festgeld- oder Tagesgeldkonten oder an Empfängerbanken außerhalb der EU/des EWR.

Haftung bei fehlender Übereinstimmung

Auch die Haftung bei Fehlüberweisungen ändert sich durch die Neuerung teilweise. Wird die Zahlung trotz fehlender Übereinstimmung freigegeben, liegt die Haftung – wie bislang – beim Auftraggeber. Hat die Bank die Übereinstimmung allerdings bestätigt, haftet sie, sollte es dennoch zu einer Fehlüberweisung kommen.

Im Fall einer „Übereinstimmung mit Abweichungen“ zeigt das System dem Auftraggeber zusätzlich die korrekte Kontoinhaberinformation an. So kann er den Empfängernamen korrigieren und die Zahlung erneut einreichen. „Um solchen Fällen bereits vorsorglich entgegenzuwirken, sollten Unternehmen die hinterlegten Daten für Lieferanten bereits im Vorfeld überprüfen und bei Bedarf aktualisieren“, rät Ecovis-Steuerberater Mathias Lüschen in Vechta.

Wahlmöglichkeit bei Sammelzahlungen

Bei Sammelzahlungen, zum Beispiel im EBICS-Verfahren (EBICS: Electronic Banking Internet Communication Standard), besteht die Möglichkeit, die neue Namensprüfung zu umgehen. Nutzt man das Opt-out, werden die Zahlungen wie bisher versendet. Dadurch kann man Prozesse wie gewohnt weiterführen, verzichtet allerdings auf die neue Sicherheitsfunktion. Es ist auch möglich, die Namensprüfung bei Sammelzahlungen anzuwenden (Opt-in). In diesem Fall sollten Unternehmen im Vorhinein festlegen, wie mit Fällen von Abweichungen und fehlenden Übereinstimmungen umzugehen ist. Sie sollten daher klare Abläufe zum Korrigieren von Stammdaten und Entscheidungsbefugnisse festlegen. „Wir empfehlen Unternehmen auch, Bedingungen für die Stornierung von Zahlungen – zum Beispiel ab wie vielen No-Matches in Abhängigkeit von der Art der Zahlung, der Anzahl der Zahlungen oder dem Betrag – zu definieren“, sagt Lüschen.

Was sollten Unternehmen jetzt schon tun?

Unternehmen sollten präventiv sicherstellen, dass ihre Kunden nicht durch eine „keine Übereinstimmung“-Meldung überrascht werden und sich dadurch Zahlungen verzögern oder Zahlungen abbrechen. Denn für Unternehmenskonten ist der im öffentlichen Register eingetragene Firmenname zu verwenden.

Um Problemen vorzubeugen, können Unternehmen die Empfängernamen der eigenen Zahlungseingänge auf mögliche Abweichungen prüfen und Kunden darauf hinweisen. Eine grundsätzliche Information über den korrekten Empfängernamen oder eine Anpassung der Rechnungsvorlage können ebenfalls hilfreich sein.

„Die Änderungen bieten Verbrauchern einen verbesserten Schutz im Überweisungsverkehr, für Unternehmen bedeuten sie jedoch wieder Änderungen und neue Prozesse“, meint Steuerberater Lüschen. „Besonders Unternehmen, bei denen Kunden häufig den Firmennamen falsch angeben, sollten frühzeitig aktiv werden, um spätere Probleme zu vermeiden.“