Unternehmen müssen ihre GoBD, also die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, anpassen. Grund ist die Einführung der elektronischen Rechnung in diesem Jahr. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Verwaltungsanweisung aus dem Jahr 2014 daher erneut angepasst. Die neuen Regeln, die seit dem 14. Juli 2025 gelten, erklärt Dirk Eichler, Steuerberater bei Ecovis in Zittau.

Was regeln die GoBD?

Die GoBD spiegeln die Auffassung der Finanzverwaltung zur Ordnungsmäßigkeit von Buchführung und Aufzeichnungen wider. Unternehmen müssen sicherstellen, dass jede Buchung einzeln, vollständig, richtig, zeitnah und geordnet erfolgt. „Die GoBD bilden das Fundament für eine steuerlich anerkannte Buchführung”, betont Steuerberater Dirk Eichler. Nur wenn Unternehmen diese Grundsätze einhalten, akzeptiert die Finanzverwaltung die Buchführung als Grundlage der Besteuerung.

Neben den Anforderungen an die Dokumentation enthalten die GoBD auch Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen. Weil sich technische Möglichkeiten fortlaufend ändern, passen die Behörden die Details regelmäßig an. „Unternehmen sollten die Änderungen nicht auf die leichte Schulter nehmen. Schon kleine Abweichungen können zu Problemen bei einer Betriebsprüfung führen”, warnt Steuerberater Eichler.

 Die wichtigsten Änderungen seit Juli 2025

1. PDF-Kopien entfallen
   Unternehmen, die ein Fakturierungsprogramm einsetzen, müssen Ausgangsrechnungen nicht zusätzlich als PDF-Dokument speichern. Es genügt, wenn das System auf Anforderung jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung erzeugen kann. 
2. Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen:
   Bei elektronischen Rechnungen reicht es aus, den strukturierten Datenteil aufzubewahren, wenn die Anforderungen der GoBD erfüllt sind. Die strukturierten Daten müssen vollständig vorliegen und dürfen nicht durch eine Umwandlung verloren gehen. Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung, etwa das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen Unternehmen nur dann archivieren, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen wie Buchungsvermerke enthält. 
3. Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen:
   Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege müssen Unternehmen grundsätzlich im empfangenen Format sichern. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist zwar möglich, aber nur unter der Bedingung, dass das Originaldokument ebenfalls erhalten bleibt.

Warum Unternehmen die GoBD regelmäßig prüfen sollten

Die Einführung der elektronischen Rechnung machte eine Überarbeitung der GoBD unausweichlich. Mit den neuen Regelungen sorgt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) für mehr Klarheit. „Sicher ist jedoch auch, dass dies nicht die letzte Anpassung der GoBD war“, erklärt Steuerberater Dirk Eichler. Deshalb sollten Unternehmen die Entwicklungen aufmerksam verfolgen und ihre Buchführungsprozesse regelmäßig prüfen.