Wer im EU-Ausland Geschäfte macht, bezieht dort auch häufig Leistungen oder Waren. Diese Eingangsumsätze sind oft mit ausländischer Umsatzsteuer belastet. Unter bestimmten Voraussetzungen können sich Unternehmerinnen und Unternehmer diese im Ausland gezahlte Umsatzsteuer vom ausländischen Staat erstatten lassen. Doch welche Fristen und Vorgaben gelten dabei?

Unternehmerinnen und Unternehmer mit Sitz in Deutschland, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können sich an Lieferanten und Dienstleister gezahlte ausländische Umsatzsteuer erstatten lassen. Voraussetzung: Sie erzielen im jeweiligen Land keine steuerpflichtigen Umsätze und sind deshalb dort nicht im regulären Besteuerungsverfahren erfasst. Typische Fälle sind Geschäftsreisen, Messeauftritte oder Dienstleistungen, die im Ausland in Anspruch genommen werden. „Häufig wissen unsere Mandantinnen und Mandanten gar nicht, dass sie ausländische Vorsteuer zurückholen können – oder sie scheuen den Antrag wegen des Aufwands“, erklärt Madlen Pampel, Steuerberaterin bei Ecovis in Halle.

Wie läuft das Vergütungsverfahren in der EU ab?

Für Vorsteuern aus EU-Mitgliedstaaten gibt es ein einheitliches Verfahren. Deutsche Unternehmerinnen und Unternehmer müssen den Antrag elektronisch über das Portal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) einreichen. Das BZSt prüft den Antrag und leitet ihn an den entsprechenden Mitgliedstaat weiter. Es gilt ein Mindestvergütungsbetrag von 50 Euro. Ab bestimmten Beträgen – in vielen Fällen ab 1.000 Euro, bei Kraftstoff schon ab 250 Euro – verlangen einige Staaten elektronische Kopien der Rechnungen oder Einfuhrbelege.

Welche Besonderheiten gelten für Drittstaaten?

Anders sieht es bei Drittstaaten wie etwa der Schweiz oder Großbritannien aus. Einheitliche EU-Regeln greifen dort nicht. Hier muss der Antrag direkt im jeweiligen Land gestellt werden – nach dessen nationalen Vorgaben. „Unternehmen müssen sich daher im Vorfeld bei der Finanzverwaltung des jeweiligen Landes informieren, welche Unterlagen erforderlich sind und welche Fristen sie beachten müssen“, sagt Pampel.

Welche Fristen und Formalien gelten?

Entscheidend ist eine sorgfältige Vorbereitung: Alle Rechnungen und Belege müssen vollständig vorliegen, alle notwendigen Angaben gemacht und Kopien rechtzeitig hochgeladen werden. Genügt der Antrag nicht allen Anforderungen, weist ihn das BZSt zurück – und dann wird oft die Zeit knapp. Frist für die Antragsstellung ist der 30. September des Folgejahres. Und das ist eine echte Ausschlussfrist, erklärt Madlen Pampel: „Versäumt ein Unternehmen sie, ist der Anspruch verloren. Reichen Sie Anträge also nicht auf den letzten Drücker ein.“

Welche Kosten sind erstattungsfähig und welche nicht?

Nicht jede im Ausland gezahlte Umsatzsteuer ist automatisch abzugsfähig. Viele Länder haben Einschränkungen, die teils erheblich sein können. Häufig betroffen sind Bewirtungs- und Repräsentationskosten, Aufwendungen für Fahrzeuge, Benzin, Maut oder öffentliche Verkehrsmi1ttel.

„Unternehmerinnen und Unternehmer sollten daher auch wirtschaftlich prüfen, ob sich der Aufwand einer Erstattung lohnt“, rät Pampel. Gerade bei kleineren Beträgen oder in Ländern mit strengen Einschränkungen kann es günstiger sein, Lieferungen oder Dienstleistungen von vornherein im Inland zu planen. Dort ist der Vorsteuerabzug deutlich einfacher. „Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, sollte beispielsweise auf Dienstreisen nach Österreich lieber noch in Deutschland tanken. Das rechnet sich mehr als der günstigere Benzinpreis dort“, sagt Pampel.

Tipp: Was sollten Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt tun?

• Bewahren Sie Rechnungen und Belege sorgfältig auf.
• Achten Sie unbedingt auf die Fristen – und planen Sie zusätzlichen Zeitpuffer ein.
• Prüfen Sie bei kleineren Beträgen, ob sich der Aufwand wirklich lohnt.