Ein Firmenwagen mit privatem Nutzungsverbot führt nicht automatisch zu einem steuerpflichtigen Vorteil. Doch die Beweislast verteilt sich unterschiedlich, erklärt Andreas Islinger, Steuerberaterin bei Ecovis in München: „Während bei Arbeitnehmenden das Finanzamt Verstöße nachweisen muss, verlangt die Finanzverwaltung bei Geschäftsführerinnen und -Geschäftsführern von Gesellschaften zusätzliche Sicherungsmaßnahmen.“ Ein Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf zeigt, wie Gerichte diese Unterschiede bewerten und wo steuerliche Risiken bleiben.

Überlässt ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden einen Firmenwagen, entsteht grundsätzlich ein lohnsteuer- und gegebenenfalls sozialversicherungspflichtiger Sachbezug, sobald eine private Nutzung erlaubt ist. Schließt der Arbeitsvertrag die Privatnutzung jedoch ausdrücklich aus, greift eine andere Beweislastverteilung. „In diesem Fall muss das Finanzamt belegen, dass das Nutzungsverbot tatsächlich nicht eingehalten wurde“, erklärt Andreas Islinger, Steuerberater bei Ecovis in München, und ergänzt: „Ein bloßes Misstrauen reicht nicht aus, das Finanzamt braucht konkrete Beweise.“

Warum gelten für Gesellschafter-Geschäftsführende strengere Maßstäbe?

Anders stellt sich die Situation bei Gesellschafter-Geschäftsführerinnen und -Geschäftsführern dar. Zwar gelten auch sie steuerrechtlich als Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Dennoch beruft sich die Finanzverwaltung bei ihnen auf ein älteres Urteil des Bundesfinanzhofs aus dem Jahr 2008. Danach genügt ein vertragliches Nutzungsverbot allein nicht. Die Betroffenen müssen zusätzlich nachweisen, dass sie dieses Verbot auch tatsächlich einhalten. „Etwa durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch oder durch organisatorische Maßnahmen, die eine Privatnutzung faktisch ausschließen“, führt Ecovis-Steuerberater Islinger aus.

Welche Rolle spielen Fahrtenbuch und Organisation?

Zu solchen organisatorischen Maßnahmen zählen beispielsweise die Verwahrung der Fahrzeugschlüssel durch Dritte, das Abstellen des Fahrzeugs auf dem Firmengelände oder eine Überwachung der Nutzung. Fehlen diese Sicherungen, unterstellt die Finanzverwaltung trotz Nutzungsverbots eine Privatnutzung. Das kann steuerlich gravierende Folgen haben.

Was hat das Finanzgericht jetzt entschieden?

Das Finanzgericht Düsseldorf hat diese Grundsätze kürzlich aufgegriffen und zugunsten eines Alleingesellschafter-Geschäftsführers entschieden. Die Richter verneinten Arbeitslohn, weil keine ausdrückliche Erlaubnis zur Privatnutzung bestand und sich auch keine nachhaltige private Nutzung feststellen ließ. Dabei berücksichtigte das Gericht, dass der Geschäftsführer am Firmensitz wohnte und privat über einen umfangreichen Fuhrpark mit gleichwertigen Fahrzeugen verfügte. Selbst Fahrtenbücher, die das Finanzamt als nicht ordnungsgemäß einstufte, flossen als Indizien in die Gesamtwürdigung ein. „Das Urteil zeigt, dass Gerichte stärker auf das Gesamtbild als auf formale Einzelmängel schauen“, so Andreas Islinger.

Wo dennoch Risiken bestehen

Völlige Entwarnung gibt es jedoch nicht. Nutzt ein Geschäftsführer den Firmenwagen verbotswidrig privat, scheidet zwar Arbeitslohn aus. Das Gericht hält in solchen Fällen jedoch eine verdeckte Gewinnausschüttung für möglich. „Unter Umständen reicht bereits eine gelegentliche Privatfahrt“, mahnt Islinger. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten daher klare vertragliche Regelungen treffen und diese konsequent umsetzen. „Wer beim Nutzungsverbot auf halbem Weg stehen bleibt, riskiert unnötige steuerliche Konflikte“, warnt Islinger.

Tipp: Was sollten Geschäftsführende jetzt tun?

• Sorgen Sie für klare Nutzungsregeln in Ihren Verträgen.
• Bleibt die Privatnutzung ausgeschlossen, sorgen Sie für Nachweise wie etwa Fahrtenbücher.
• Stellen Sie sicher, dass die tatsächliche Fahrzeugnutzung zur vertraglichen Regelung passt.