Die Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025 stellte viele Betriebe vor eine Herausforderung. Doch wie so oft steckt der Teufel im Detail. Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Finanzverwaltung nun umfassend nachgesteuert und den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) an vielen Stellen präzisiert. Wir fassen die wichtigsten Erläuterungen für Sie zusammen.

Definition: Was gilt (nicht) als E-Rechnung?

Das BMF stellt noch einmal klar, dass der Begriff der E-Rechnung untrennbar mit einem strukturierten Datenformat verbunden ist:

• Der Standard: Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (z. B. XRechnung) oder in einem Format vorliegen, das interoperabel ist und die richtige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglicht .
• Das Aus für PDF und Co.: Alles, was diese Anforderungen nicht erfüllt, ist ab sofort nur noch eine „sonstige Rechnung“. Dazu zählen explizit PDF-Dateien ohne integrierten Datensatz, Bilddateien (JPEGs, Scans) und Rechnungsangaben im Text einer E-Mail .
• Vorrang der Daten: Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), die aus einem lesbaren PDF und einem XML-Datensatz bestehen, gilt im Zweifel immer der strukturierte Teil (XML). Weichen die Daten im XML von denen im sichtbaren PDF ab, ist ausschließlich der XML-Datensatz maßgebend .
• Wichtig für Ihre IT: Eine Datei, die aufgrund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte Format nicht erfüllt, verliert ihren Status als E-Rechnung. Sie gilt dann umsatzsteuerlich als „sonstige Rechnung“, was – sofern eine E-Rechnungspflicht bestand – den Vorsteuerabzug gefährden kann.

Validierung und Fehlerprüfung

Ein weiterer Punkt des Schreibens betrifft die Prüfung eingehender Rechnungen. Viele Unternehmen nutzen hierfür Validierungssoftware, um zu prüfen, ob eine Datei den technischen Standards entspricht. Das BMF nimmt dabei eine klare Differenzierung vor: Es unterscheidet zwischen reinen Formatfehlern (Verstoß gegen Syntax/technische Vorgaben) und sogenannten Geschäftsregelfehlern, bei denen logische Anforderungen verletzt werden, etwa durch eine fehlende „Buyer Reference“.

Liegt ein Formatfehler vor, gilt das Dokument rechtlich nicht als E-Rechnung. Geschäftsregelfehler oder sonstige inhaltliche Mängel, wie etwa ein falscher Steuersatz trotz technischer Korrektheit, lassen den Status als E-Rechnung hingegen in der Regel unberührt, machen die Rechnung aber inhaltlich unrichtig.

Unternehmer dürfen sich grundsätzlich auf das technische Ergebnis einer Validierung verlassen, sofern sie die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns walten lassen. Das BMF empfiehlt ausdrücklich, den entsprechenden Validierungsbericht aufzubewahren.

Gleichzeitig weist das Schreiben auf die Grenzen der Technik hin. Eine Validierung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung. Ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde oder der ausgewiesene Steuersatz zutreffend ist, lässt sich durch Software häufig nicht abschließend beurteilen.

Rechnungsberichtigung: Wann Sie handeln müssen (und wann nicht)

Im Geschäftsalltag ändern sich Konditionen oft nachträglich. Das BMF hat hier eine sehr praxisrelevante Unterscheidung getroffen:

• Keine Berichtigung bei Skonti und Boni: Ändert sich die Bemessungsgrundlage nach Rechnungsstellung, etwa durch Skontoabzug, Boni oder Mängelrügen ohne Änderung der Leistungssubstanz, ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich. Das bedeutet weniger bürokratischen Aufwand für Ihre Buchhaltung.
• Pflicht zur Berichtigung bei Leistungsänderungen: Anders sieht es aus, wenn sich der Umfang der Leistung ändert, zum Beispiel durch Aufmaßänderungen am Bau. Dies gilt nicht bloß als Änderung der Bemessungsgrundlage. Hier muss die Rechnung berichtigt werden, insbesondere hinsichtlich der Leistungsbeschreibung.
• Form der Berichtigung: Muss eine E-Rechnung berichtigt werden, hat dies zwingend ebenfalls in Form einer E-Rechnung (mit dem entsprechenden Rechnungstyp) zu erfolgen. Eine Korrektur per E-Mail oder PDF reicht nicht aus. Zudem muss in der E-Rechnung spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug genommen werden.

Miete und Wartungsverträge

Viele Fragen gab es im Zusammenhang mit Miet- und Wartungsverträgen, die in der Praxis häufig als sogenannte Dauerrechnungen ausgestaltet sind. Grundsätzlich genügt es, für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen. Aus dieser Rechnung oder einem Anhang (z. B. dem Mietvertrag) muss ersichtlich sein, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.

Ändern sich jedoch wesentliche Angaben, beispielsweise durch eine Mieterhöhung oder eine Anpassung des Steuersatzes, ist für den betroffenen Zeitraum eine neue E-Rechnung auszustellen, die diese Änderungen korrekt abbildet. Solange die Vertragsbedingungen unverändert bleiben, besteht kein weiterer Handlungsbedarf.

Sonderregelungen für Kleinbeträge und Fahrausweise

In diesem Bereich zeigt sich der Gesetzgeber pragmatisch. Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro sowie Fahrausweise können weiterhin als sogenannte „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden, also in Papierform oder als PDF. Eine ausdrückliche Zustimmung des Rechnungsempfängers ist hierfür nicht (mehr) erforderlich, da diese Form gesetzlich als Rückfalloption vorgesehen ist.

Möchte der Rechnungsaussteller in diesen Fällen dennoch eine E-Rechnung verwenden, ist dies im B2B-Bereich ebenfalls zulässig. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht erforderlich.

Archivierung und Vorsteuerabzug

Die Archivierungspflichten orientieren sich am jeweiligen Rechnungsformat. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil, etwa die XML-Datei, so aufbewahrt werden, dass er unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Eine Umwandlung in ein reines Bildformat zur Archivierung ist unzulässig.

Wird trotz bestehender Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung lediglich eine „sonstige Rechnung“, beispielsweise ein einfaches PDF, verwendet, liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor. In diesem Fall ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht zulässig. Um den Vorsteuerabzug dennoch zu sichern, ist eine Rechnungsberichtigung zwingend erforderlich.

Ausblick

Die Umstellung auf die E-Rechnung hat bei vielen Unternehmen zunächst für Verunsicherung gesorgt. Auch heute noch gibt es in der Praxis Unsicherheiten, insbesondere bei Korrekturen, Prüfprozessen und der Archivierung. Um steuerliche Risiken zu vermeiden, sollten Betriebe ihre internen Abläufe dahingehend überprüfen, ob sie den aktuellen Vorgaben entsprechen. Weitere Informationen und Hintergründe zur E-Rechnung haben wir auf unserer Übersichtsseite für Sie zusammengestellt: E-Rechnung (ecovis.com)

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