Mit dem Steueränderungsgesetz hat der Gesetzgeber zum Jahresbeginn eine spürbare Neuregelung bei der Besteuerung von Betriebsveranstaltungen eingeführt. Die Pauschalbesteuerung von 25 Prozent gilt seit 2026 nur noch dann, wenn die Teilnahme allen Arbeitnehmenden eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Die Änderung betrifft Arbeitgeber aller Branchen und erhöht deren Steuerlast und den Verwaltungsaufwand. Was genau sich ändert und welche Folgen das für Unternehmen hat, erklärt Steuerberaterin Gabriele Busch bei Ecovis in Nürnberg.

Warum der Gesetzgeber jetzt eingreift

Auslöser der Neuregelung ist eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH), die der Gesetzgeber nun bewusst korrigiert hat. Der BFH hatte entschieden, dass auch Veranstaltungen mit einem begrenzten Teilnehmerkreis als Betriebsveranstaltungen gelten können. Dadurch ließ sich die Pauschalsteuer von 25 Prozent auch auf geschlossene Veranstaltungen anwenden. „Der BFH hat den Begriff der Betriebsveranstaltung sehr weit ausgelegt“, sagt Steuerberaterin Busch. „Nach dieser Rechtsprechung konnten auch exklusive Feiern pauschal besteuert werden, obwohl nur ein kleiner Kreis eingeladen war.“

Nach Auffassung des Gesetzgebers widerspricht diese Auslegung jedoch dem ursprünglichen Zweck der Pauschalierung. Die Pauschalsteuer nach Paragraf 40 Absatz 2 Satz 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) soll eine Vereinfachung darstellen und einen realitätsnahen Durchschnittssteuersatz abbilden. Das gelingt nach Ansicht des Gesetzgebers nur dann, wenn Arbeitnehmer aller Einkommensgruppen an der Veranstaltung teilnehmen können.

Was nun als offene Betriebsveranstaltung gilt

Nach der geplanten Neuregelung dürfen Unternehmen die Pauschalsteuer nur noch anwenden, wenn die Veranstaltung allen Beschäftigten eines Betriebs oder zumindest eines klar abgegrenzten Betriebsteils offensteht. Maßgeblich ist dabei nicht, wer tatsächlich teilnimmt, sondern wer teilnehmen dürfte.

„Entscheidend ist die Offenheit der Einladung“, erläutert Gabriele Busch. „Sobald eine Veranstaltung von vornherein nur für bestimmte Personen gedacht ist, entfällt die steuerliche Begünstigung.“

Ziel der Änderung ist es insbesondere, exklusive Veranstaltungen wie reine Führungskräfteevents von der Pauschalbesteuerung auszunehmen. Die Regelung betrifft jedoch nicht nur solche Fälle.

Auch Veranstaltungen für einzelne Gruppen betroffen

Die Neuregelung wirkt sich auch auf Feiern für bestimmte Arbeitnehmergruppen aus. Dazu zählen zum Beispiel reine Auszubildendenveranstaltungen. „Solche Feiern bleiben zwar weiterhin Betriebsveranstaltungen im lohnsteuerlichen Sinne“, sagt Steuerberaterin Busch. „Die günstige Pauschalbesteuerung von 25 Prozent entfällt jedoch vollständig.“ Damit müssen Arbeitgeber genau prüfen, ob die Voraussetzungen für die Pauschalierung noch erfüllt sind. Andernfalls drohen unerwartete steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen.

Höhere Steuerlast und deutlich mehr Verwaltungsaufwand

Der größte Vorteil der bisherigen Pauschalierung lag in der Vereinfachung. Bei Anwendung der Pauschalsteuer galten die Aufwendungen zugleich als beitragsfrei in der Sozialversicherung. Arbeitgeber mussten die Kosten nicht einzelnen Arbeitnehmern zuordnen, und die Beträge tauchten in der Regel nicht in der individuellen Lohnabrechnung auf. „Dieser Vereinfachungseffekt fällt künftig bei exklusiven Veranstaltungen weg“, betont Busch. „Den geldwerten Vorteil müssen Betriebe dann jedem teilnehmenden Arbeitnehmer einzeln zurechnen.“

Das führt nicht nur zur Sozialversicherungspflicht, sondern auch zu einem deutlich höheren administrativen Aufwand. Zusätzlich werden die anteiligen Veranstaltungskosten über die Lohnabrechnung für die Beschäftigten sichtbar, was in der Praxis bislang häufig vermieden wurde.

Fazit: Frühzeitig prüfen und Veranstaltungen neu denken

Die Neuregelung bedeutet eine klare Verschärfung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber. Sie konterkariert den bisherigen Vereinfachungsgedanken der Pauschalbesteuerung und erfordert eine sorgfältige Planung von Betriebsveranstaltungen.

„Arbeitgeber sollten bestehende Konzepte für Betriebsfeiern überprüfen und rechtzeitig anpassen“, empfiehlt Steuerberaterin Gabriele Busch bei Ecovis in Nürnberg. „Nur so lassen sich unerwartete Steuern und Sozialversicherungskosten vermeiden.“