Vorsteuervergütung in der EU: Fristen beachten und Geld zurückholen

Wer im EU-Ausland Geschäfte macht, zahlt dort auch regelmäßig Umsatzsteuer, etwa bei Geschäftsreisen oder Messeauftritten. Unternehmerinnen und Unternehmer, die in Deutschland zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können sich diese Vorsteuerbeträge über ein besonderes Vergütungsverfahren zurückholen. Entscheidend sind die Frist bis zum 30. September und eine präzise Antragstellung beim Bundeszentralamt für Steuern. „Viele Betriebe verschenken Geld, weil sie das digitale Verfahren scheuen oder wichtige Fristen verpassen“, sagt Madlen Pampel, Steuerberaterin bei Ecovis in Halle an der Saale.

Wer darf sich die ausländische Vorsteuer erstatten lassen?

Das Erstattungsverfahren richtet sich an in Deutschland ansässige Betriebe, die im jeweiligen Erstattungsstaat keine steuerpflichtigen Umsätze erzielen und dort nicht steuerlich ansässig sind. Wer im jeweiligen Land bereits eine Betriebsstätte unterhält, darf das vereinfachte Vergütungsverfahren nicht nutzen. Ein klassisches Beispiel sind Bauunternehmen mit einer ausländischen Betriebsstätte. Sie müssen ihre Vorsteuer über die regulären Umsatzsteuervoranmeldungen des jeweiligen Landes geltend machen.

Wie läuft das digitale Verfahren in der EU ab?

Deutsche Unternehmerinnen und Unternehmer stellen den Antrag ausschließlich elektronisch über das Portal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt). Das BZSt prüft die Eingaben und leitet das Formular an den Zielstaat weiter. Ab bestimmten Beträgen – in der Regel ab 1.000 Euro, bei Kraftstoffrechnungen bereits ab 250 Euro – sind zusätzlich elektronische Kopien der Originalbelege notwendig. Zudem ist ein Antrag ab einem Mindestvergütungsbetrag von 50 Euro möglich. Jedes Land wendet dabei eigene Regeln an: Während Österreich beispielsweise keinen Vorsteuerabzug für Pkw-Kraftstoffe erlaubt, haben andere EU-Staaten Beschränkungen bei Hotel- oder Gastronomierechnungen. „Betriebe müssen daher vorab exakt prüfen, welche Posten das jeweilige Land anerkennt“, mahnt Pampel.

Welche Sonderregeln gelten für Drittstaaten?

Bei Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union wie der Schweiz oder Großbritannien greifen die einheitlichen EU-Verfahren nicht. Hier müssen Unternehmen ihren Erstattungsantrag direkt bei der Finanzverwaltung des jeweiligen Landes nach dessen nationalen Vorgaben einreichen. „Informieren Sie sich daher im Vorfeld genau über die jeweiligen Nachweise und Fristen im Drittland“, betont Ecovis-Steuerberaterin Madlen Pampel.

Welche Fristen und Alternativen müssen Betriebe beachten?

Stichtag für Anträge aus EU-Ländern ist der 30. September des Folgejahres. „Wer diesen Termin verpasst, verliert seinen Anspruch unwiederbringlich“, warnt Pampel. Neben der fristgerechten Abgabe lohnt sich auch die wirtschaftliche Vorabprüfung. Um bürokratischen Aufwand im Ausland zu vermeiden, empfiehlt sich oft eine vorausschauende Ausgabenplanung. Wer beispielsweise vor einer Dienstreise nach Österreich noch auf deutscher Seite tankt, nutzt den unkomplizierten inländischen Vorsteuerabzug über die eigene Umsatzsteuervoranmeldung und spart sich das ausländische Vergütungsverfahren.

Tipp: Was sollten Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt tun?

• Prüfen Sie alle ausländischen Rechnungen vorab auf Erstattungsfähigkeit, Mindestbeträge sowie geltende Sonderregeln im Zielstaat.
• Digitalisieren Sie erforderliche Rechnungsbelege ab 1.000 Euro sowie Tankquittungen ab 250 Euro für den fristgerechten Upload.
• Reichen Sie den Vergütungsantrag zwingend vor der Ausschlussfrist am 30. September elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern ein.