E-Rechnung in der Landwirtschaft: So gelingt die Umstellung der Buchhaltung

Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Die Einführung der E-Rechnungspflicht zwingt künftig auch Land- und Forstwirtschaftsbetriebe, ihre Finanzbuchhaltung – sofern noch nicht geschehen – zu digitalisieren. Für viele eine unliebsame Umstellung, bei der die Chancen und positiven Effekte jedoch überwiegen.

Die Digitalisierung hat die Agrarbranche längst erreicht – von sensorgesteuerten Melkrobotern bis zu satellitengestützten Ertragskarten. Doch während viele Betriebe ihre Produktion modernisieren, bleibt die Finanzbuchhaltung häufig noch analog. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht seit 1. Januar 2025 wird die digitale Transformation im Rechnungswesen nun zu einem zentralen Erfolgsfaktor für landwirtschaftliche Unternehmen.

Digitale Buchhaltung wird immer wichtiger

Landwirtschaftliche Betriebe stehen heute vor vielen strukturellen Herausforderungen.

• Steigende Dokumentationspflichten: Düngeverordnung, Tierwohlprogramme, Förderanträge und QS-Nachweise erzeugen immer mehr Papier.
• Volatile Märkte: Schwankende Preise für Milch, Getreide oder Energie erfordern eine präzise Liquiditätsplanung.
• Wachsende betriebliche Komplexität: Diversifizierung, Direktvermarktung oder Energieprojekte erhöhen buchhalterische Anforderungen.
• Fachkräftemangel: Betriebe müssen Verwaltungsaufgaben mit weniger Personal bewältigen.

E-Rechnungspflicht: Was bedeutet sie konkret?

Mit dem zum 1. Januar 2025 eingeführten Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die E-Rechnung im B2B-Bereich, also für Geschäfte zwischen Unternehmen, verpflichtend eingeführt. Für landwirtschaftliche Betriebe bedeutet das:

• Seit 2025 müssen sie E-Rechnungen empfangen können. Hierfür benötigen die Betriebe eine E-Mail-Adresse zum Empfang und eine Software-Lösung zur Weiterverarbeitung und Archivierung der elektronischen Belege.
• Ab 2027 müssen landwirtschaftliche Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro und ab 2028 ausnahmslos alle Betriebe selbst E-Rechnungen ausstellen, sofern sie an andere Unternehmen verkaufen.
• Die E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturiertes Format, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD 2.X, das direkt digital verarbeitet werden kann und muss.

Gerade für Betriebe, die an Molkereien, Genossenschaften, Maschinenringe oder Gastronomieunternehmen liefern, wird dies zum Standard. Bereits jetzt stellen diese Abnehmerkreise insbesondere Gutschriftrechnungen im E-Rechnungsformat aus und übermitteln sie an die liefernden Betriebe, zumeist ohne dass diese das bemerken.

Es besteht also dringend Handlungsbedarf. „Steuerberater können bei der Umsetzung der notwendigen Schritte unterstützen und Software-Lösungen zur erforderlichen Verarbeitung eingehender und Erstellung ausgehender E-Rechnungen bereitstellen“, sagt Mayer.

Die Vorteile der digitalen Finanzbuchhaltung

• Automatisierte Belegerfassung: Software-Lösungen lesen Rechnungen aus, erkennen Beträge, Lieferanten und Kostenstellen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
• Schnellere Auswertungen: Aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Damit stehen Liquiditätsübersichten oder Investitionsrechnungen schneller bereit, ein Vorteil bei Bankgesprächen oder Förderanträgen.
• Bessere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Belege werden digital übermittelt und stehen so jederzeit für alle Seiten zur Einsicht bereit. Damit steigt die Transparenz, und die Buchhaltung wird wesentlich effizienter. Auch bei späteren Rückfragen oder Betriebsprüfungen durch das Finanzamt liegen alle Belege unmittelbar vor und müssen nicht nachgefordert werden.
• Sichere Archivierung: Digitale Belege erfüllen die Anforderungen an die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) und sind revisionssicher gespeichert – ohne Ordner oder Papierstapel.

Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ist kein Selbstzweck, sondern ein strategischer Schritt, um landwirtschaftliche Betriebe zukunftsfähig zu machen. „Wer jetzt handelt, schafft sich einen klaren Wettbewerbsvorteil und stärkt die wirtschaftliche Stabilität seines Betriebs“, sagt Digitalisierungsexperte Mayer.

GUT ZU WISSEN

So gelingt die Umstellung

• Zeitnah starten: Die E-Rechnungspflicht ist da, und wer jetzt final umstellt, vermeidet Stress.
• Prozesse analysieren: Welche Belege entstehen? Welche Partner senden bereits E-Rechnungen?
• Passende Software wählen: Systeme sollten zweckmäßig, aber nicht unnötig kompliziert aufgebaut sein.
• Schnittstellen nutzen: Den Austausch zwischen Warenwirtschaft, Buchhaltung und Steuerberater effizient gestalten.