Notfallvorsorge – Wenn der Chef plötzlich ausfällt

Wenn Unternehmer wegen Unfall oder Krankheit eine Zwangspause einlegen müssen, sollte ein Notfallplan den Betrieb vor Schäden bewahren.
Außer dem Tod und den Steuern ist in dieser Welt gar nichts sicher!“ Von Benjamin Franklin stammt diese Erkenntnis, und gerade Unternehmer sollte sie stets an die Unwägbarkeiten des Lebens erinnern. Denn es kann jederzeit passieren. Man wird ins Krankenhaus eingeliefert und schon am nächsten Tag ist die Diagnose klar: Die Genesung wird Wochen oder gar Monate dauern, an geschäftliche Aktivitäten ist nicht zu denken.

Doch wer entscheidet nun im Betrieb über geplante Investitionen? Wie steht es um die Verlängerung auslaufender Verträge? Hat überhaupt jemand eine Bankvollmacht und Zugang zu wichtigen Dokumenten? Nur allzu häufig ist eine Vielzahl von Kompetenzen auf den Unternehmer konzentriert. Umso wichtiger ist der Plan für den Notfall. Vor allem in kleinen Unternehmen, in denen keine Vertreter des Betriebsleiters bestimmt sind, ist mehr Vorsorge nötig. Hier sollten zum Beispiel Vertrauenspersonen aus dem Familienkreis oder – soweit im Betrieb Fremdarbeitskräfte eingesetzt sind – gut eingeführte Mitarbeiter unverzüglich als Interimsvertreter einspringen können. „Sie sollten mit der Geschäftsplanung und dem gesamten Betriebsablauf vertraut sein“, rät Alexander Littich, Rechtsanwalt bei Ecovis.

Hauptsache, wichtige betriebliche Motoren geraten nicht ins Stottern. Laufende Produktionsprozesse, zum Beispiel in der Tierhaltung, müssen möglichst reibungslos weitergeführt werden. Auch die Bank will im Notfall auf einen mit entsprechenden Befugnissen ausgestatteten Ansprechpartner treffen. Was natürlich ebenso für den Auftritt gegenüber Kunden gilt. Ratsam ist es deshalb, ganz gezielt Handlungsvollmachten für den Notfall zu formulieren. „Eine solche Vollmacht ermächtigt zu branchenüblichen Geschäften und Rechtshandlungen, kann jedoch inhaltlich unterschiedlich ausgestaltet sein“, sagt Adelheid Holme, Rechtsanwältin bei Ecovis. So kommt für den einen vielleicht eine Generalermächtigung infrage. Für andere wiederum eignen sich Vollmachten, die nur bestimmte Geschäfte oder einzelne Aufgaben betreffen. „Am besten ist es, die Ausrichtung mit Blick auf Notfallsituationen schriftlich konkret zu definieren“, weiß Holme.

Nicht zu unterschätzen ist zudem, dass immer wieder auch die in Verträgen enthaltenen Beschlüsse und Bedingungen sowie nicht zuletzt ihre steuerrechtlichen Auswirkungen zu berück­sichtigen sind. Die für die Betriebsführung zuständigen Interimsvertreter dürften dabei nicht selten aufgrund des notwendigen fachlichen Know-hows überfordert sein. „Häufig ist es deshalb sinnvoll, mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt einen Geschäftsbesorgungsvertrag abzuschließen“, sagt Littich. Diese Experten stehen dem Interimsvertreter mit Rat und Tat zur Seite, halten sich aus der eigentlichen Betriebsführung aber heraus.

Tipp: Ecovis hat einen Ordner entwickelt, in dem alles für den Notfall Wichtige aufgeführt ist. Sie erhalten ihn über Ihren Steuerberater, der Sie auf Wunsch auch beim Ausarbeiten und Ausfüllen unterstützt.

Worüber wir reden sollten

• Wer sollte im Betrieb mit Handlungsanweisungen und Vollmachten ausgestattet sein?
• Sind wichtige Dokumente (Jahresabschluss, Geldbericht, evtl. Gesellschaftsvertrag, Pachtverträge, Versicherungs-policen) für ausgewählte Personen zugänglich?
• Welche Verbindlichkeiten rund um den Betrieb (Kredit-, Leasing- und Mietverträge, Lohnzahlungen und Arbeitsverträge, Bankeinzug für laufende Kosten) sind zu beachten?
• Wer ist über wichtige Zugangscodes (Computer, Tresor) und Adressen (Steuerberater, Anwälte) informiert?
• Wer verfügt über Bankvollmachten?