Digitalisierung kostet Zeit, Geld und Nerven – zumindest auf den ersten Blick. Doch langfristig entscheidet sie über Qualität, Effizienz und die Zukunftsfähigkeit von Kanzleien. Im Interview erklärt Johannes Steiger, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater sowie Leiter der Ecovis Niederlassungen in Haag und Mühldorf, warum Abwarten keine Option ist, wo Digitalisierung Zeit spart und wie strukturierte Prozesse den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.

Stellen Sie sich bitte kurz vor: Wer sind Sie und was machen Sie bei Ecovis?
Mein Name ist Johannes Steiger, ich bin Wirtschaftsprüfer und Steuerberater und leite gemeinsam mit Dr. Gerhard Kurz die Ecovis Niederlassungen in Haag und Mühldorf. Darüber hinaus engagiere ich mich bei Ecovis intensiv für das Thema Digitalisierung.

Was fasziniert Sie persönlich an der Digitalisierung?

Mich begeistert vor allem der messbare Qualitätsgewinn. Digitalisierung reduziert Fehler, sorgt für jederzeit verfügbaren Zugriff auf Belege und Dokumente und liefert schneller verlässliche Ergebnisse.  Und ganz ehrlich: Eine digitale und automatisierte Buchführung macht deutlich mehr Spaß als Belege abzutippen.

Viele sagen: „Durch Digitalisierung dauert alles viel länger“ – stimmt das?
Kurzfristig ja. Am Anfang braucht Digitalisierung Zeit für Datenbereinigung, Schnittstellen, Systemeinrichtung und Schulungen. Langfristig kehrt sich dieser Effekt aber um: In der täglichen Routine spart Digitalisierung verlässlich Zeit, senkt Fehlerquoten und entlastet Mitarbeitende spürbar.

Wo entstehen die gefühlten Zeitverzögerungen bei der Digitalisierung – und wie lassen sie sich minimieren?
Zeitverluste entstehen häufig durch zu viele parallele Tools ohne klare Einbindung in die Prozesse. Digitalisierung funktioniert nur dann effizient, wenn Standards, Zuständigkeiten und Abläufe klar definiert sind.

Lohnt es sich auch für kleinere Kanzleien, die Zeit für die Digitalisierung zu investieren?
Absolut. Unabhängig von der Kanzleigröße gelten dieselben regulatorischen Anforderungen. Gleichzeitig sind Kapazitäten überall knapp. Digitalisierung hilft gerade kleineren Kanzleien, Zeit zurückzugewinnen und Ressourcen gezielter einzusetzen.

Sollte man mit der Digitalisierung warten, bis es leichter integrierbare Technologien gibt?

Nein. Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die Technologien werden zwar besser, aber nicht leichter zu integrieren. Wer auf die perfekte Lösung wartet, baut Rückstände auf, die später nur schwerer aufzuholen sind.

Wie lässt sich verhindern, dass sich die Umstellung nicht endlos hinzieht?
Durch klare Ziele, feste Deadlines und eindeutig bestimmte Verantwortliche. Und ganz wichtig: Alte Prozesse müssen konsequent abgeschaltet werden.

Inwiefern kann Digitalisierung helfen, effizienter zu arbeiten?
Der entscheidende Punkt ist die Kombination aus digitalen Tools und klar strukturierten Prozessen. Wer beides zusammendenkt, profitiert von kürzeren Bearbeitungszeiten, automatisierten Abläufen, geringeren Fehlerquoten und einer deutlich besseren Datenqualität.

Haben Sie Beispiele aus der Praxis, wo sich die zeitlichen Investitionen und die Fortbildung der Kollegen schnell amortisiert haben?
Ja, die gibt es. Ein sehr anschauliches Beispiel ist die elektronische Signatur: Sie verkürzt die Dauer der Abschlussfreigabe – das hat früher oft eine ganze Woche gedauert, heute sind es nur noch wenige Stunden.. Auch der digitale Posteingang mit elektronischen Bescheiden zeigt schnell Wirkung, da sich die Bearbeitungszeit pro Vorgang deutlich reduziert. Besonders spürbar ist der Effekt zudem bei der digitalen Erfassung und Verknüpfung von Belegen in der Buchführung. Der physische Austausch von Unterlagen, etwa über Pendelordner, entfällt vollständig – das spart nicht nur Zeit, sondern vereinfacht die Zusammenarbeit erheblich.