Wollen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden gerade zur Urlaubszeit eine zusätzliche finanzielle Anerkennung zukommen lassen, eignet sich die Erholungsbeihilfe. Sie lässt sich auszahlen, ohne hohe Steuer- und Sozialabgaben abführen zu müssen. Warum die Erholungsbeihilfe eine attraktive Ergänzung zum klassischen Urlaubsgeld ist, erklärt Andreas Islinger, Steuerberater bei Ecovis in München.

Begriff und Zweck der Erholungsbeihilfe

Erholungsbeihilfen sind freiwillige Leistungen des Arbeitgebers, die dieser zur Unterstützung von Erholungsmaßnahmen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zahlt. Die Beihilfen lassen sich in Form von Geld- oder Sachleistungen gewähren. Sie dienen dem Zweck, die Regeneration und Gesundheit der Mitarbeitenden zu fördern.

Steuerrechtliche Behandlung

Die Erholungsbeihilfe wird pauschal mit 25 Prozent versteuert. Das ist im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt (Paragraph 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 3). Zusätzlich fallen der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer an. Der große Vorteil: Diese pauschal versteuerten Beträge sind nicht sozialversicherungspflichtig. Das bedeutet eine erhebliche Kostenersparnis.

Bei der Pauschalversteuerung sind diese Freigrenzen zu beachten (je Kalenderjahr und Arbeitsverhältnis):

• 156 Euro für den Arbeitnehmer
• 104 Euro für den Ehegatten oder eingetragenen Lebenspartner
• 52 Euro für jedes berücksichtigungsfähige Kind

Diese Beträge darf der Arbeitgeber nicht überschreiten. Zahlt er mehr, führt das dazu, dass sich die gesamte Beihilfe nicht mehr pauschal versteuern lässt. Sie gilt dann als regulärer Arbeitslohn und unterliegt der vollen Steuer- und Beitragspflicht.

Die Zweckverwendung nachweisen

Die Erholungsbeihilfe ist tatsächlich für eine Erholungsmaßnahme zu verwenden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Zweckverwendung zu dokumentieren. Dafür gibt es zwei gängige Methoden:

• Die Auszahlung erfolgt innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten vor oder nach einem Erholungsurlaub von mindestens einer Woche. In diesem Fall reicht der zeitliche Zusammenhang als Nachweis aus.
• Alternativ können Rechnungen oder Quittungen für erholungsbezogene Ausgaben (etwa Hotel- oder Reisekosten) eingereicht werden. Diese Methode ist jedoch etwas verwaltungsaufwendiger.

Besondere Vorteile für bestimmte Beschäftigtengruppen

Auch Minijobber profitieren von der Erholungsbeihilfe. Da durch die Pauschalversteuerung die Erholungsbeihilfe nicht als sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn gilt, wird sie nicht auf die Geringfügigkeitsgrenze angerechnet. Arbeitgeber können damit auch an der Höchstgrenze beschäftigten Minijobbern eine zusätzliche finanzielle Anerkennung zukommen lassen, ohne dass der Status des Minijobs gefährdet wird. Zudem können Arbeitnehmer mit mehreren Arbeitsverhältnissen die Erholungsbeihilfe mehrfach im Rahmen der jeweils geltenden Freigrenzen in Anspruch nehmen.

Kombination mit Urlaubsgeld

Da die Höchstbeträge für die Erholungsbeihilfe gering sind, kann eine Kombination mit regulär versteuertem Urlaubsgeld sinnvoll sein. So kann der Arbeitgeber den Höchstbetrag als Erholungsbeihilfe gewähren und den darüber hinausgehenden Betrag als klassisches Urlaubsgeld auszahlen.

Beispiel

Ein verheirateter Arbeitnehmer mit zwei Kindern erhält im Juli eine Erholungsbeihilfe von insgesamt 364 Euro (156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für den Ehegatten, zweimal 52 Euro für die Kinder). Er nimmt im August einen dreiwöchigen Urlaub. Aufgrund des zeitlichen Zusammenhangs zwischen Zahlung und Urlaub sowie der Einhaltung der Freigrenzen kann der Arbeitgeber die Beihilfe mit 25 Prozent pauschal versteuern.

Für den Arbeitnehmer ist die Zahlung von 364 Euro steuerfrei. Zudem sind keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen, da die Pauschalbesteuerung zur Beitragsfreiheit führt. Dadurch spart sich auch der Arbeitgeber die Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungsbeiträgen.

„Die Erholungsbeihilfe bleibt in der Praxis oft ungenutzt. Sie ist jedoch ein effektives Instrument, mit dem Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihren Beschäftigten einen finanziellen Zuschuss steuerlich begünstigt und ohne zusätzliche Sozialversicherungsabgaben zuwenden können“, sagt Islinger. Und weiter: „Bei korrekter Anwendung und wenn Arbeitgeber die gesetzlichen Freigrenzen und Nachweispflichten beachten sind Erholungsbeihilfen eine sinnvolle Ergänzung zum klassischen Urlaubsgeld.“

Welche weiteren Leistungen Unternehmen ihren Mitarbeitenden steuerfrei oder pauschal versteuert bieten können, finden Sie in unserer Broschüre „Steuerfreie Arbeitgeberleistungen – Benefits 2025“.