Zum Jahreswechsel gibt es bei der Rechnungsstellung im Handwerk einige Stolpersteine, vor allem bei Anzahlungen, Vorauszahlungen und Teilleistungen. Ecovis-Steuerberaterin Julia Schuster aus Landau erklärt, wie Betriebe Rechnungen korrekt abwickeln und welche Risiken sie vermeiden sollten.

Rechnungen korrekt stellen: Wann entsteht Umsatzsteuer?

Ein Unternehmer darf eine Rechnung stellen, wenn eine steuerbare Leistung erbracht wurde. In einigen Fällen besteht sogar eine Pflicht zur Rechnungsausstellung. Doch Vorsicht: Wenn Unternehmer zu diesem Zeitpunkt eine Leistung noch nicht vollständig erbracht haben, müssen sie genau darauf achten, wie sie diese korrekt abbilden. Steuerberaterin Julia Schuster rät: „Insbesondere bei Zahlungen vor oder während der Leistungserbringung, wie sie häufig zum Jahresende vorkommen, müssen Handwerksbetriebe sehr genau auf die richtige Dokumentation und Rechnungsstellung achten.“

Anzahlungen und Vorauszahlungen richtig erfassen

In vielen Branchen, vor allem im Handwerk, ist es üblich, Vorauszahlungen oder Anzahlungen zu verlangen, insbesondere zum Jahresende, wenn noch offene Arbeiten ausstehen.

Umsatzsteuerlich entsteht bei Anzahlungen die Steuer bereits im Moment des Zahlungseingangs. Sie muss dann in der Steuererklärung berücksichtigt werden. „Wichtig ist, dass die Rechnung deutlich macht, dass es sich um eine Anzahlung oder Vorauszahlung handelt. Nur so können alle betroffenen die richtigen Rückschlüsse für ihre Umsatzsteuererklärungen ziehen“, sagt Steuerberaterin Schuster.

Abrechnung von Teilleistungen: Die Unterschiede zu Anzahlungen

Wenn ein Handwerksbetrieb im laufenden Jahr Teilleistungen eines Gesamtauftrags erbringt, unterscheidet sich die Behandlung der zugehörigen Rechnung erheblich von Anzahlungen. Die Umsatzsteuer entsteht hier nicht erst mit Zahlungseingang, sondern bereits mit der Ausführung der vereinbarten Teilleistung. Es kommt also darauf an, wann die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Die Tücke liegt jedoch auch hier im Detail. Auch Anzahlungen auf Teilleistungen sind möglich. Ist dies der Fall entsteht die Umsatzsteuer mit Geldeingang.

Teilleistungen liegen vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart und abgerechnet wird. Wichtig ist, dass sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer sich darüber einig sind, dass die Gesamtleistung in Teilleistungen aufgespalten werden kann. Schuster erklärt: “In der Praxis gibt es häufig Unklarheiten, ob eine Leistung wirklich teilbar ist. Hier müssen Handwerksbetriebe sicherstellen, dass sie die rechtlichen und vertraglichen Grundlagen im Vorfeld klären, um spätere Probleme zu vermeiden.”

Was sollen Handwerksbetriebe zum Jahresende beachten?

Zum Jahreswechsel sollten Handwerksbetriebe vor allem die offenen Rechnungen und vereinbarten Vorauszahlungen oder Anzahlungen im Blick haben und mit ihrem Steuerberater sprechen, um eine korrekte Rechnungsstellung sicherzustellen und alle steuerlichen Vorgaben einzuhalten. Für die Vermeidung von Risiken und einen steuerlich sauberen Jahresabschluss müssen, bereits vereinnahmte Anzahlungen berücksichtigt und noch nicht abgerechnete Teilleistungen entsprechend erfasst werden. Steuerberaterin Julia Schuster fasst zusammen: „Die richtige Handhabung von Vorauszahlungen und Teilleistungen erfordert eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, um rechtzeitig alle steuerlich relevanten Punkte zu klären.“