Zum Abschluss eines Geschäftsjahrs sind Unternehmerinnen und Unternehmer verpflichtet, das Betriebsvermögen genau unter die Lupe zu nehmen. Bei der ordnungsgemäßen Inventur, also der körperlichen Bestandsaufnahme der Wirtschaftsgüter des Betriebsvermögens, ist Vorsicht angesagt, mahnt Michael Unnerstall, Steuerberater bei Ecovis in Vechta: „Wer Fristen versäumt, ungenau arbeitet oder veraltete Bestände einfach fortschreibt, riskiert Fehler im Jahresabschluss.“

Die Inventur ist das Fundament für einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss. Zum Ende eines jeden Wirtschaftsjahres müssen Unternehmerinnen und Unternehmer daher ihren Warenbestand und andere Vermögenswerte erfassen. Damit sich der Bestand in seiner tatsächlichen Höhe und Bewertung überprüfen lässt, schreiben Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung klare Pflichten vor. Das Inventar muss vollständig und nachvollziehbar sein. Betriebe müssen zwingend Mengen, verständliche Bezeichnungen und den Wert der Vermögensgegenstände auflisten.

Welche Inventurverfahren stehen Unternehmen zur Verfügung?

Bilanzierende Betriebe können zwischen mehreren Verfahren wählen. Die klassische, zeitnahe Inventur erfolgt am Bilanzstichtag oder in einem engen Zeitraum von zehn Tagen davor oder danach. Alternativ erlaubt das Gesetz eine zeitverschobene Inventur innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag. Allerdings nur unter der Voraussetzung, dass Betriebe ihre Bestände durch Fortschreibung oder Rückrechnung korrekt auf den Stichtag bewerten können. „Wir empfehlen unserer Mandantschaft, die Inventur möglichst zum Stichtag durchzuführen. Das verringert Fehler und vereinfacht die Dokumentation“, sagt Michael Unnerstall. Wird ein Warenwirtschaftssystem mit permanenter Inventur genutzt, müssen Unternehmen die Bestände grundsätzlich ebenfalls mindestens einmal im Jahr manuell überprüfen.

Was muss Betriebe erfassen?

Grundsätzlich gilt: Alles, was dem Unternehmen gehört, ist aufzunehmen. Dazu zählen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe ebenso wie unfertige und fertige Erzeugnisse, Waren, bewegliches Anlagevermögen und sämtliche Forderungen und Verbindlichkeiten. Gerade im Bereich der Hilfs- und Betriebsstoffe verlassen sich viele Unternehmen auf Schätzwerte. „Das kann bei einer Betriebsprüfung zu einem echten Problem werden“, warnt Unnerstall.

Welche Vereinfachungen sind erlaubt?

Erleichterungen wie Stichprobeninventur, Gruppenbewertung oder das Festwertverfahren sind zulässig, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Das Festwertverfahren bietet sich etwa für regelmäßig ersetzte Werkzeuge oder Verpackungsmaterial an. Wichtig ist, dass Betriebe die Werte regelmäßig überprüfen, spätestens alle drei Jahre. Unternehmen mit Warenwirtschaftssystemen haben es in der Praxis leichter. „Doch auch hier können Fehler auftreten, wenn Betriebe ihre Daten nicht pflegen und Abweichungen nicht kontrollieren“, sagt Michael Unnerstall.

Was ist sonst noch zu beachten?

Eine Inventur verlangt eine klare Organisation. Betriebe sollten alle Materialbewegungen während der Zählung stoppen. „Bestimmen Sie ein verantwortliches Team, sorgen Sie für nummerierte Inventurlisten, Kennzeichnung der Waren und die abschließende saubere Dokumentation“, empfiehlt Steuerberater Unnerstall. „Bei Fragen unterstützen wir unsere Mandanten und weisen sie selbstverständlich auf Unstimmigkeiten im Rahmen einer Plausibilitätsprüfung hin.“

Tipp: Was sollten Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt tun?

• Sorgen Sie für eine klare Inventur und eine saubere Dokumentation.
• Achten Sie auch auf die geltenden Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren.
• Beachten Sie die gesetzlichen Fristen.