Belege digital an das Finanzamt übermitteln – das ist die Idee des aktuellen RABE-Verfahrens (Referenzierung auf Belege). Die Ziele dieses Pilotprojekts, das derzeit in einigen Bundesländern läuft, sind mehr Transparenz, weniger Medienbrüche und eine schnellere Bearbeitung der Steuererklärung. Auch einige Ecovis-Kanzleien nehmen an der Pilotphase teil. Im Interview berichtet Teresa Geisler Hertreiter, Steuerberaterin bei Ecovis in Hof, wie RABE in der Praxis funktioniert und welche Vorteile es bringt.

Frau Geisler Hertreiter, für alle, die es noch nicht kennen: Was genau ist das RABE-Verfahren?

Das RABE-Verfahren ist, neben der klassischen Belegnachreichung, eine neue Möglichkeit, steuerrelevante Belege an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Dabei werden schon während der Bearbeitung der Steuererklärung Belege direkt mit den entsprechenden Positionen verknüpft. Die Finanzverwaltung kann diese Belege gezielt und digital abrufen – ein großer Schritt hin zu mehr Effizienz und Transparenz.

Welche konkreten Vorteile bringt das RABE-Verfahren?

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der besseren Nachvollziehbarkeit. Bei der Bearbeitung und Durchsicht der Steuererklärungen ist direkt erkennbar, welcher Beleg zu welchem Eintrag gehört. Wir müssen also nicht mehr umständlich im Dokumenten-Management-System (DMS) oder in Vorgangsmappen nach der Quelle suchen. Das spart Zeit und erleichtert die interne Abstimmung enorm. Und natürlich ist das Ziel, dass schriftliche Rückfragen der Finanzämter damit abnehmen und innerhalb der Finanzverwaltung die Bearbeitung ohne das Warten auf Belegnachreichungen effizienter wird.

Seit wann nutzen Sie das Verfahren in Ihrer Kanzlei und wie funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt konkret?

Wir nutzen RABE seit dem Start der Pilotphase im Februar 2025 mit einzelnen Finanzämtern. Wir starten mit den Belegen. Diese landen digitalisiert in der Steuererklärung. Die Software schlägt passende Einträge vor, die wir übernehmen können. Der Beleg hängt dann direkt an der entsprechenden Position. Natürlich können wir auch Belege anhängen, die nur zur internen Dokumentation dienen. In diesem Fall wird das RABE-Kennzeichen vorher entfernt. Bei der Übermittlung der Steuererklärung über ELSTER erhält das Finanzamt eine Information, dass RABE-Belege verfügbar sind. Der Sachbearbeiter startet den Abruf und hat die Belege am nächsten Tag digital vorliegen. Lange Postlaufzeiten und das Warten auf Rückmeldungen entfallen somit. Der Abruf wird zur vollständigen Transparenz dokumentiert und an uns zurückgemeldet.

Welche Unternehmen profitieren aus Ihrer Sicht besonders vom RABE-Verfahren?

Unternehmen, die ihre Belege ohnehin schon digital an uns übermitteln via „DATEV Meine Steuern“, profitieren besonders von einer schnelleren Bearbeitung. Unsere Mandantinnen und Mandanten bekommen vom internen Austausch zwischen uns und der Finanzverwaltung aber meist wenig mit. Entsprechend gab es keine Rückfragen oder Vorbehalte, da das Verfahren im Hintergrund ohne ihr Zutun läuft.

Wie hat sich Ihre tägliche Arbeit verändert?

Um das volle Potenzial von RABE zu nutzen, mussten wir die Ablage unserer Belege vom DMS direkt in die Steuererklärung verlagern. Zudem arbeiten wir vorrangig mit den digitalen Belegen und weniger mit den klassischen Formularen im Steuerprogramm.

Wo sehen Sie noch Verbesserungspotenzial und was wünschen Sie sich für die Zukunft?

Momentan erhalten wir teilweise noch schriftliche Anfragen der Finanzämter zu Belegen, die bereits im RABE-Verfahren bereitgestellt waren. Hier besteht noch Optimierungsbedarf in der internen Kommunikation der Finanzämter. Die technische Einführung war unkompliziert. Die einzige Herausforderung war anfangs die geringe Anzahl an teilnehmenden Finanzämtern. Ich denke, dass sich RABE zunächst flächendeckend etablieren muss. So entfalten sich zusätzliche Möglichkeiten von alleine. Ein Beispiel wäre die Rückübermittlung von AfA-Verläufen durch die Finanzverwaltung, um die Zusammenarbeit weiter zu vereinfachen.