Im Interview: Benjamin Schuster über Herausforderungen und Erfolge auf dem Weg zur Digitalisierung

„Digitalisierung? Das ist bei uns längst Alltag.“ Für Benjamin Schuster, Steuerberater und IT-Experte in der Ecovis-Kanzlei Dresden, ist der digitale Wandel längst keine Zukunftsvision mehr, sondern gelebte Realität. Doch das war nicht immer so. Vor gut zehn Jahren stand seine Kanzlei noch am Anfang eines umfassenden Transformationsprozesses – mit allen Herausforderungen, die eine solche Umstellung mit sich bringt. Heute gilt die Dresdner Niederlassung im Ecovis-Netzwerk als Vorbild, wenn es um digitale Prozesse und innovative Lösungen geht.

Im Interview erzählt Schuster, wie sein Team diesen Weg gemeistert hat, welche Hürden sie überwinden mussten und warum die Digitalisierung nicht nur interne Abläufe verändert, sondern auch die Zusammenarbeit mit Mandanten auf ein neues Level hebt.

Wie sieht der tägliche Arbeitsablauf in einer digitalisierten Kanzlei wie Ihrer aus?

Benjamin Schuster: Auch bei uns begegnet Ihnen ab und zu noch Papier. Unser Ziel ist jedoch nicht eine hundertprozentige Digitalisierung, sondern vielmehr die Integration digitaler Prozesse dort, wo sie für Mandanten und interne Abläufe sinnvoll sind. Zum Beispiel haben wir den Postausgang sowie die Dokumentenprüfung weitgehend digitalisiert. Früher mussten Dokumente ausgedruckt und manuell unterschrieben werden. Heute nutzen wir digitale Signaturen, was den Prozess deutlich beschleunigt.

Wie verlief der Weg zur Digitalisierung? Gab es anfangs Widerstände, und wie wurden diese überwunden?

Schuster: Digitalisierung erfordert Geduld und Zeit, wenn man sie gründlich umsetzen möchte. Wir haben vor etwa zehn Jahren damit begonnen und uns auf eine klare Strategie und gute Kommunikation konzentriert. Die Leitung hat die Vision früh klar kommuniziert und die gesamte Kanzlei auf dem Weg dorthin mitgenommen. Von Anfang an war es von entscheidender Bedeutung, dass alle den Wandel verstehen und so ihren Beitrag dazu leisten können. Natürlich gab es anfängliche Vorbehalte nach dem Motto: „Das haben wir aber schon immer so gemacht.“ Doch durch offene Gespräche und transparente Kommunikation konnte die Kanzleileitung diese Zweifel überwinden und das gesamte Team auf die Digitalisierung einstimmen. Heute möchte niemand mehr zu den alten Papierprozessen zurück.

Welche Vorteile sehen Sie in der digitalen Arbeitsweise?

Schuster: Die direkte Kosteneinsparung ist nicht von Anfang an sichtbar, da die Umstellung und die Anschaffung neuer Tools zunächst Investitionen erfordern. Der Zeitgewinn und die Reduktion von Fehlern hingegen sind deutlich spürbar. Zu Beginn unserer Digitalisierungsphase haben wir noch 1,3 Millionen Seiten im Leasingzeitraum von vier Jahren gedruckt, inzwischen liegt der Verbrauch nur noch bei einem Bruchteil davon. Zudem bietet die Digitalisierung die Chance, Prozesse neu zu denken und effizienter zu gestalten.

Was waren die Schlüsselfaktoren für den Erfolg Ihrer Digitalisierung, und welche Hürden mussten Sie überwinden?

Schuster: Der Schlüssel zum Erfolg lag definitiv in der klaren und konsequenten Kommunikation durch die Kanzleileitung. Die Führung hat den Weg vorgegeben und das gesamte Team hinter sich vereint. Auch die Bereitschaft, einfach anzufangen, war essenziell. Je länger man wartet, desto mehr Hindernisse bauen sich auf, und der Einstieg wird schwerer. Unsere Empfehlung für andere Kanzleien lautet daher: Nicht lange zögern, sondern einfach loslegen und probieren! Digitalisierung ist ein Prozess, der von der Führung getragen und durch gute Vorbilder gelebt werden muss.

Haben Sie in während des Prozesses mit zentralen Abteilungen von Ecovis zusammengearbeitet?

Schuster: Die Kanzleientwicklung war eine große Hilfe für uns. Sie hat uns auf dem gesamten Weg zur Digitalisierung begleitet und steht mit Best-Practice-Ansätzen und Prozessen zur Seite, die bereits in anderen Kanzleien erfolgreich umgesetzt wurden. Sie sind für uns eine verlässliche Anlaufstelle und halfen bei Fragen, die während der Umstellung aufkamen. Dadurch konnten wir auf funktionierende Prozesse zurückgreifen, was unseren Umstieg enorm erleichtert hat. Das ist eine große Last, die von den Schultern fällt: Wir müssen nicht alles selbst erfinden, sondern können uns auf ein stabiles, funktionierendes Fundament stützen. Das erleichtert die Umsetzung und schafft Vertrauen.

Welche Tipps würden Sie anderen Kanzleien im Ecovis-Netzwerk geben, die noch am Anfang ihrer Digitalisierung stehen?

Schuster: Einfach anfangen und die Unterstützung der Kanzleientwicklung nutzen! Die Kanzleileitung sollte den Weg vorgeben und klar kommunizieren, damit das gesamte Team gemeinsam diesen Prozess gestalten kann. Digitalisierung bringt vielfältige Vorteile, und rückblickend wird jeder sagen: Der Aufwand lohnt sich! Es braucht jedoch Geduld und die Bereitschaft, das Mindset anzupassen – bei der Leitung ebenso wie bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen.

Welche nächsten Schritte und digitalen Innovationen planen Sie in der Zukunft?

Schuster: Als DATEV-Pilotkanzlei probieren wir regelmäßig Neuerungen frühzeitig aus. Unser Ziel ist es, die digitale Zusammenarbeit mit unseren Mandanten weiter zu verbessern und immer mehr Prozesse durch digitale Workflows zu ergänzen. Wir sind noch nicht vollständig digital, aber der Prozess geht kontinuierlich weiter.