Platz schaffen im Archiv: Welche Unterlagen Sie jetzt vernichten können
Mit dem Start in das neue Jahr 2026 sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für zahlreiche Geschäftsunterlagen abgelaufen. Für Unternehmen ergibt sich damit die Chance, Ordnung zu schaffen. „Doch beim Entsorgen von Belegen und digitalen Datensätzen ist Präzision gefragt“, mahnt Marianne Off, Steuerberaterin bei Ecovis in Weilheim. „Sonst riskieren Sie im Falle einer Betriebsprüfung Sanktionen.“
Für Unternehmen bietet der Jahreswechsel die ideale Gelegenheit, Dokumente auszusortieren und Verwaltungskosten zu senken. Alte Aktenberge werden damit entsorgt, gleichzeitig können für künftige Aufbewahrungskosten Rückstellungen steuerlich geltend gemacht werden.
Welche Fristen gelten für welche Unterlagen?
Die Dauer der Aufbewahrung ist gesetzlich strikt geregelt. Seit dem 1. Januar 2026 können insbesondere Dokumente vernichtet werden, deren Frist am 31. Dezember 2025 abgelaufen ist. Dabei unterscheidet der Gesetzgeber zwischen verschiedenen Zeiträumen:
| Frist | Unterlagen (letzte Eintragung/Aufstellung 2015, 2017 bzw. 2019 oder früher) |
| 10 Jahre | Handelsbücher, Journale, Konten, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare sowie zugehörige Erläuterungsunterlagen. |
| 8 Jahre | Buchungsbelege wie Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen und Bewirtungsbelege. |
| 6 Jahre | Lohnkonten, Geschäftsbriefe sowie sonstige Dokumente wie Ausfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelaufene Darlehensverträge und Versicherungspolicen. |
Was ist bei digitalen Belegen zu beachten?
Sind die Aufbewahrungszeiten abgelaufen, kann auch in IT-Systemen Speicherplatz gewonnen werden. Bis dahin gelten allerdings die strengen Regeln auch für die Aufbewahrung von digitalen Daten. „Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe müssen zwingend in dem Format unverändert aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden – beispielsweise als PDF- oder Bilddatei“, erklärt Marianne Off, Steuerberaterin bei Ecovis in Weilheim.
Werden Papierdokumente durch Scannen digitalisiert, muss das Verfahren zudem lückenlos dokumentiert sein, um die inhaltliche Übereinstimmung, Lesbarkeit und Vollständigkeit über den gesamten Zeitraum sicherzustellen. Während des gesamten Zeitraums muss somit der Zugriff auf diese Daten sowie deren maschinelle Auswertbarkeit für die Finanzbehörden jederzeit möglich sein.
Wann ist die Vernichtung trotz Fristablauf verboten?
Unternehmerinnen und Unternehmer sollten vor dem Löschen oder Schreddern immer prüfen, ob Sonderfälle vorliegen. Denn die Vernichtung ist unzulässig, wenn die Festsetzungsfrist für die Steuer noch nicht abgelaufen ist oder die Unterlagen als Beweismittel für laufende Rechtsbehelfsverfahren oder Betriebsprüfungen benötigt werden. „Gerade bei komplexen Sachverhalten lohnt sich ein prüfender Blick, ob Dokumente trotz abgelaufener Frist als Beweissicherung behalten werden sollten“, rät Off. Eine saubere Dokumentation der Vernichtungsprozesse schützt zudem vor unliebsamen Überraschungen bei der nächsten Prüfung durch das Finanzamt.
Tipp: Was sollten Unternehmen jetzt tun?
- Prüfen Sie, welche Jahrgänge Ihrer Buchhaltungsunterlagen die 6-, 8- oder 10-Jahres-Frist überschritten haben und ob die Unterlagen weiterhin benötigt werden.
- Stellen Sie sicher, dass digitale Archivsysteme die Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit bis zum Ende der Frist gewährleisten.
- Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob für die künftigen Kosten der Archivierung Rückstellungen im Jahresabschluss gebildet werden können.
