Bei Mängeln in der Buchführung greift das Finanzamt bei Schätzungen häufig auf die Richtsatzsammlung zurück. Nun bezog der Bundesfinanzhof (BFH) Stellung zur Schätzungsbefugnis. Ecovis-Steuerberaterin Claudia Reim in Demmin erklärt, wie das Finanzamt vorgehen darf.

Liegen schwere formelle Buchführungsmängel vor, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Die Richtsatzsammlung enthält dafür Durchschnittswerte für unterschiedliche Branchen. Gemäß der Abgabenordnung (AO) lassen sich so Vergleichswerte heranziehen, die Anhaltspunkte darüber geben, welche Gewinne sich in der jeweiligen Branche erzielen lassen.

Zum Hintergrund des BFH-Urteils

Bei einer Betriebsprüfung in einem Gastronomiebetrieb warf der Außenprüfer dem Kläger – also dem Gastronomiebetrieb – vor, dass seine Buchführung formell nicht ordnungsgemäß sei. Die im Betrieb verwendete EDV-Kasse gab Belege als „Tagesabschlüsse“ aus, die nicht fortlaufend nummeriert waren. Auffällig war zudem der fehlende Ausweis von Stornobuchungen. Der Prüfer schätzte daher die Umsätze anhand der Richtsatzsammlung, da er einen internen Betriebsvergleich nicht für zielführend hielt. Da das Ergebnis jedoch zu hoch eingeschätzt wurde, berücksichtigte der Prüfer einen Sicherheitsabschlag von 30 Prozent seines Ergebnisses und legte den geschätzten Wert der Besteuerung zugrunde. Dagegen wehrte sich der Kläger.

Entscheidung: Finanzämter dürfen Schätzungsmethode wählen

Aus Sicht des BFH sind Schätzungen zulässig, wenn formelle Buchführungsmängel die sachliche Richtigkeit infrage stellen (Urteil vom 29. Juli 2025, X R 23-24/21). Dabei ist nicht zwingend erforderlich, dass es sich um eine tatsächliche Verkürzung von Einnahmen handelt. Vielmehr gibt es bei formellen Mängeln keine Gewähr dafür, dass die Bareinnahmen vollständig erfasst wurden. In schwerwiegenden Fällen steht es dem Finanzamt grundsätzlich frei, die geeignete Schätzungsmethode zu wählen. Die Finanzbehörde muss jedoch sicherstellen, dass die gewählte Methode zu einem realistischen Ergebnis führt.

Die Nachvollziehbarkeit ist entscheidend

Das Ergebnis der Schätzung muss vom Finanzamt für alle Beteiligten nachvollziehbar begründet sein. Es sind alle Annahmen zu benennen, die eine Schätzung schlüssig, wirtschaftlich umsetzbar und vernünftig machen. Dies gilt auch dann, wenn das Finanzamt einen Sicherheitszuschlag verwendet. „Verletzt das Finanzamt die geltenden Grundsätze, sollten sich Betriebe gegen den sachlich-rechtlichen Mangel wehren“, rät Ecovis-Steuerberaterin Claudia Reim in Demmin.

Was das Urteil für die Praxis bedeutet

Das BFH-Urteil zeigt erneut auf, dass formell ordnungswidrige Kassen zu einer Hinzuschätzung der Einnahmen führen können. „Das Finanzamt darf allerdings nicht willkürlich schätzen. Es muss eine geeignete Schätzungsmethode wählen und sämtliche Annahmen genau begründen, damit die Schätzung anerkannt wird“, erklärt Ecovis-Steuerberaterin Claudia Reim abschließend.