„Wertschätzung fängt beim Zuhören an“: Wie Praxen ihre ZFA halten
Der Arbeitsmarkt für Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) hat sich spürbar verändert: Bewerbungen laufen heute vor allem über Social Media, Wechsel gelingen unkompliziert, und viele Praxen kämpfen damit, offene Stellen überhaupt noch zu besetzen und ihr Team langfristig zu halten. Im Interview zeigt Stefanie Anders, Steuerberaterin bei Ecovis in Düsseldorf, wie Praxen diesem Thema erfolgreich begegnen können.
Frau Anders, was erwarten ZFA heute wirklich von ihrem Arbeitgeber?
Der Markt hat sich stark verändert. Bewerbungen laufen heute vor allem über Social Media, und die Erwartungen an einen Arbeitgeber sind andere als noch vor zehn Jahren. Früher hat man die Ausbildung in der Praxis gemacht und ist einfach geblieben. Diese Selbstverständlichkeit gibt es heute kaum noch.
Was sind aktuell die größten Herausforderungen für eine Praxis?
Ich sehe vor allem drei: Wettbewerb, Employer Branding und Onboarding. Viele Praxen sind inzwischen aktiv auf Social Media unterwegs, früher reichte eine Zeitungsanzeige. Gleichzeitig wissen viele Praxen gar nicht, was sie besser machen könnten. Und die meisten Abgänge passieren während der Probezeit, weil die Wechselhürde über Social Media so klein geworden ist. Dazu kommt eine hohe No-Show-Rate: Von acht Online-Bewerbungen erscheinen oft nur zwei zum Bewerbungsgespräch. Beim Onboarding zeigt sich, dass die meisten Abgänge während der Probezeit passieren, weil die Wechselhürde über Social Media so klein geworden ist.
Wie stehen Sie zu einem Probearbeitstag?
Grundsätzlich sehr positiv, für beide Seiten. Als Arbeitgeberin sehe ich das allerdings etwas differenzierter, denn an einem einzelnen Tag lernt man sich nur begrenzt kennen. Aus steuerlicher und arbeitsrechtlicher Sicht eignet sich ein Probearbeitstag aber gut, um früh vorzusortieren, ohne gleich den bürokratischen Aufwand eines vollständigen Arbeitsvertrags zu haben.
Was ist aus Sicht der ZFA besonders wichtig für Zufriedenheit?
An erster Stelle steht Wertschätzung, auch wenn jede und jeder darunter etwas anderes versteht: Die eine denkt an Work-Life-Balance, der andere an ein faires Gehalt, wieder andere einfach an gute Kommunikation. Deshalb rate ich Praxen, sich bewusst in die Sicht der anderen Seite hineinzudenken und aktiv den Austausch zu suchen, auch mit den ruhigeren Mitarbeitenden im Team. Ein anonymer Kummerkasten oder ein festes Team-Meeting, in dem jede und jeder zu Beginn einen positiven und einen kritischen Punkt nennt, holen auch die stilleren Stimmen ins Gespräch.
Wo liegen die größten Lücken zwischen Erwartung und Realität?
Vor allem bei Gehaltsforderungen. Höhere Gehälter sind aus meiner Sicht nur gerechtfertigt, wenn auch eine entsprechende Leistung dahintersteht. Fort- und Weiterbildungen sind hier ein gutes Instrument, weil sie Mitarbeitenden mehr Verantwortung geben und zugleich einen steuerlichen Vorteil für beide Seiten bringen. Oft scheitert das aber gar nicht am fehlenden Interesse, sondern schlicht daran, dass Mitarbeitende gar nicht wissen, welche Möglichkeiten es gibt.
Was raten Sie, wenn jemand mehr Gehalt fordert, aber keine zusätzliche Verantwortung übernehmen möchte?
Dann passt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter womöglich nicht mehr ganz zur Praxis. Bevor man daraus vorschnelle Schlüsse zieht, würde ich aber immer erst das Gespräch suchen und versuchen zu verstehen, woran es liegt. Der Dialog bringt oft mehr als ein vorschnelles Aufgeben.
Was sind die häufigsten Gründe für Kündigungen?
Die meisten Kündigungen passieren in der Probezeit oder kurz danach. Ein zentraler Punkt ist dabei der Onboarding-Prozess: Wird die neue Mitarbeiterin wirklich ins Team eingebunden? Wenn niemand Zeit dafür hat, weil alle am Limit arbeiten, muss man das als Investition begreifen. Es kostet am Anfang Zeit, zahlt sich aber aus.
Erkennt man typische Anzeichen, wenn Mitarbeitende unzufrieden sind?
Ja, meistens schon. Entscheidend ist dann, aktiv nachzufragen, statt zu hoffen, dass sich die Sache von selbst löst. Oft ist man einfach zu bequem für das Gespräch. Ich frage mich in solchen Momenten auch selbst: Schaffe ich es allein, das zu lösen, oder brauche ich Unterstützung von außen? Und die Verantwortung liegt nicht nur bei den Mitarbeitenden. Auch die Praxisführung sollte sich fragen, wie sie selbst entgegenkommen kann.
Macht es Sinn, Gehaltsstrukturen klar nach Qualifikation und Zugehörigkeit festzulegen?
Grundsätzlich ja. Ich bevorzuge allerdings eine leistungsgerechte Vergütung mit klaren, praxisinternen Strukturen, ohne dass alle Einzelgehälter offengelegt werden. Wichtig ist dabei vor allem Fairness: Wer mehr leisten soll, muss auch dieselben Chancen dazu bekommen wie alle anderen im Team. Sonst entsteht schnell Frust, etwa wenn eine Kollegin mit zwanzig Jahren Betriebszugehörigkeit trotz wenig Engagement mehr verdient als jemand, der gerade Überstunden schiebt.
Wie wichtig ist eine Standortanalyse vor der Praxisgründung?
Sehr wichtig. Die zentralen Fragen sind: Wo sitzen die Wunschpatientinnen und -patienten, und wie viel Konkurrenz gibt es bereits vor Ort? Es muss dabei nicht zwingend der Top-Standort sein. Auch eine etwas außerhalb gelegene Lage kann sich lohnen, wenn dort nicht schon fünf weitere Praxen in derselben Straße sitzen.
Wie sieht für Sie ein optimaler Onboarding-Prozess aus?
Er beginnt schon vor dem Bewerbungsgespräch, etwa mit klaren Infos zu Anfahrt, Parkplatz und Ansprechperson. Zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag lohnt sich eine kleine Geste, zum Beispiel eine Willkommenskarte oder ein kurzer Schnuppertag. Am ersten Arbeitstag selbst sollten neue Mitarbeitende von Anfang an wissen, wo was zu finden ist, am besten mit klaren Meilensteinen. Ein Organigramm mit Fotos hilft dabei, das Team kennenzulernen. Und danach ist Woche vier mindestens genauso wichtig wie Tag eins, deshalb gehören zeitnahe Feedbackgespräche fest dazu.
Warum ist Offboarding genauso wichtig wie Onboarding?
Weil ein Abschied auch eine Chance ist. Wenn jemand geht, sollte man das akzeptieren und das Kapitel vernünftig abschließen, etwa mit einem Blumenstrauß und einem persönlichen Dankeschön am letzten Tag. Viele wechseln für vermeintlich kleine Vorteile wie hundert Euro mehr Gehalt. Läuft es beim neuen Arbeitgeber dann schlechter, öffnet ein fairer Abschied die Tür für eine Rückkehr. Eine Offboarding-Checkliste mit einem kurzen Fragebogen nach ein paar Monaten kann dafür wertvolles Feedback liefern. Und das verbleibende Team beobachtet das genau: Merkt es, dass Wertschätzung nur gilt, solange man noch da ist, wirkt sich das auf die ganze Stimmung aus.
Zum Schluss: Warum lohnt sich eine eigene Arbeitgebermarke?
Weil eine Praxis heute aus zwei Marken gleichzeitig besteht: eine für Patientinnen und Patienten und eine für potenzielle Mitarbeitende. Viele unterschätzen, wie stark das wirkt, was ehemalige und aktuelle Mitarbeitende öffentlich über die Praxis sagen. Eine eigene Homepage, die auch das Team und den Arbeitsalltag zeigt, ist dafür ein wichtiger erster Baustein.
Vielen Dank für das Gespräch, Frau Anders!
