Mit Change Management den Wachstumsprozess im Unternehmen fördern

Viele Unternehmen beklagen die überbordende Bürokratie seitens des Gesetzgebers. Aber auch intern lauern Stolperfallen, die effizientes Arbeiten behindern. Wie lassen sich bürokratische Auswüchse im eigenen Unternehmen verhindern und Prozesse fördern, die den wachsenden Herausforderungen besser gerecht werden?

Lieferschwierigkeiten und Fachkräftemangel, Inflation und Wettbewerbsdruck – die wirtschaftliche Lage bleibt angespannt: Viele Unternehmen in Deutschland kämpfen gleich an verschiedenen Fronten mit Herausforderungen. Kein Wunder, dass dann hausgemachte Probleme ans Ende der unternehmerischen To-do-Liste rutschen. „Dabei sind gerade effiziente Prozesse und Strukturen mittel- und langfristig für den Unternehmenserfolg essenziell“, sagt Ecovis-Unternehmensberater Thomas Born in Rostock. „Und leider passiert es immer wieder, dass Unternehmen die falschen Prioritäten setzen, die sie dann in Krisenzeiten einholen.“

So erging es beispielsweise einem Unternehmen, das Erich Daxberger, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing, betreut. Der mittelständische Hersteller für Vitrinen- und Museumstechnik befand sich vor mehr als vier Jahren in einer schwierigen Lage: Mit der Corona-Pandemie brachen die Auftragseingänge aus dem In- und Ausland massiv ein, das gesamte Geschäftsmodell geriet ins Wanken. „Das hätte das Ende des Unternehmens sein können“, erzählt Daxberger. „Aber die Geschäftsleitung hat entschieden, sich den Herausforderungen zu stellen und Wesentliches zu verändern.“

Wie genau hat das funktioniert? „Wir haben zunächst alle Prozesse unter die Lupe genommen“, sagt Daxberger. Von der Angebotserstellung bis hin zur Abrechnung ließ sich das Unternehmen auf schonungslose Transparenz ein. Hilfreich war dabei ein ERP-(Enterprise-Resource-Planning-)System, das auf Knopfdruck sichtbar machte, was sonst zu langsam erkannt wurde. Wo sind freie Kapazitäten? Welche Aufträge lohnen sich wirklich? Mit welcher Gewinnmarge muss ich kalkulieren? Wie sehen die Lagerbestände aus und wann müssen wir welche Waren nachbestellen? Wie schnell verschicken wir Rechnungen und mahnen Zahlungen an? Welches Personal brauche ich zu welchem Zeitpunkt?

Abläufe und Informationsfluss optimieren

Die Prozessinventur steht immer an erster Stelle“, bestätigt auch Born. „Hier gilt es, doppelte Schnittstellen zu eliminieren und Abläufe sowie den Informationsfluss innerhalb eines Betriebs zu optimieren.“ Gerade digitale Tools können hier wichtige Stützen sein, um das Potenzial für Optimierungen zu erkennen, sagt Born: „Softwaresysteme, die zentrale Geschäftsprozesse wie Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkette, Vertrieb und Beschaffung abbilden, helfen, den Blick zu schärfen, und fungieren als Frühwarnsystem. Mit solchen ERP-Systemen fällt es leichter, trotz komplexer Zusammenhänge zielgerichtete Entscheidungen zu treffen.“ Born appelliert daher auch an die Politik: „Die Förderung von Investitionen sowohl in Technologien als auch in Beratungsprogramme wie INQA ist weiterhin unbedingt notwendig“.

Veränderungsprozesse aktiv anstoßen

Die lückenlose Transparenz der gesamten Wertschöpfungskette ist allerdings immer nur der erste Schritt, weiß auch Daxberger. Er schildert den weiteren Veränderungsprozess am Beispiel seines Mandanten: „Anschließend ging es natürlich darum, entsprechend zu handeln. Ohne eine Geschäftsführung, die Veränderungen anstößt und auch vollendet, ist ein Weg aus der Krise nicht machbar.“ Und er ergänzt: „Das erfordert natürlich Mut. Mut, die notwendigen Veränderungen zu erkennen. Mut, dranzubleiben. Mut, Geld für Investitionen in die Hand zu nehmen. Und den Mut, ehrlich zu kommunizieren.“

Beim mittelständischen Vitrinenhersteller wurde der Wille zur Veränderung belohnt: Seit mehr als einem Jahr konnte das Unternehmen den Umsatz wieder auf Vor-Corona-Niveau heben. Transparenz, schlanke Prozesse und effiziente Strukturen sorgen für die erforderliche Flexibilität und Stabilität. „Auch das Betriebsklima ist dank der fortlaufenden ehrlichen Kommunikation gut“, sagt Daxberger. Für Unternehmensberater Born ist außerdem klar: Solche Veränderungsprozesse dürfen Unternehmer nicht als einmaliges Projekt missverstehen: „Wandel im Unternehmen muss zur Konstante werden. Gerade angesichts des Wettbewerbsdrucks und der neuen technischen Möglichkeiten.“ Neben Robotik, Sensorik und Automatisierung verweist Unternehmensberater Born vor allen Dingen auf die disruptive Kraft der künstlichen Intelligenz. Unternehmen aus allen Bereichen sollten sich hier aktiv die Frage stellen: Welche Anwendungsmöglichkeiten ergeben sich für mein Geschäftsmodell? „Wer dabei schläft, hat sonst schnell verloren.“

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel, das hat Daxbergers Mandant bereits erkannt: Angesichts der Anforderungen an eine mögliche Nachhaltigkeitsberichterstattung steht das nächste Projekt in den Startlöchern. „Das Unternehmen hat verstanden, dass eine vorausschauende Planung die Handlungsfähigkeit stärkt, und bleibt jetzt am Ball. Das sind die besten Aussichten.“