
BMF veröffentlicht FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung ab 2025
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat ein FAQ zur seit dem 1. Januar 2025 geltenden Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht. Mit den Regelungen des Wachstumschancengesetzes wird die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern zur Pflicht. Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.
Was ändert sich grundlegend?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG, wenn sie:
- in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird,
- elektronisch übermittelt wird,
- eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Wichtig: Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Anforderungen nicht mehr. Eine E-Rechnung muss den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Wer ist betroffen?
Die Regelungen gelten für:
- Inländische Unternehmen, also solche mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland,
- Freiberufler und Vermieter, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen,
- Unternehmen, die B2B-Umsätze tätigen.
Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Welche Ausnahmen gibt es?
Nicht betroffen sind:
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C),
- Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (von der E-Rechnungspflicht befreit, aber weiterhin abrechnungspflichtig),
- Fahrausweise (die als Rechnung gemäß § 34 UStDV gelten),
- Leistungen von Kleinunternehmern,
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine und staatliche Einrichtungen).
Übergangsregelungen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus. Es sind keine komplexen technischen Systeme erforderlich.
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026 können alle Unternehmen wählen, ob sie E-Rechnungen im neuen Format ausstellen oder weiterhin herkömmliche Rechnungen (Papier oder PDF) verwenden möchten. Wichtig: PDF-Rechnungen ohne strukturiertes Format sind nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
- Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027.
- Bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weitergeführt werden, sofern sie nicht ohnehin die E-Rechnungs-Anforderungen erfüllen.
Wichtig: Ab 2028 müssen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend E-Rechnungen ausstellen, wenn eine Rechnungsstellungspflicht besteht. Die Ausstellung einer zusätzlichen Papierrechnung bleibt weiterhin möglich, ersetzt aber nicht die Pflicht zur E-Rechnung.
Technische Anforderungen
Zulässige Formate sind:
- XRechnung,
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer Profile MINIMUM und BASIC-WL),
- Andere Formate nach der Norm EN 16931,
- Individuell vereinbarte Formate, sofern sie die richtige und vollständige Extraktion der steuerlich relevanten Daten ermöglichen (z. B. EDIFACT).
Übermittlung und Empfang
Es gibt keinen vorgeschriebenen Übermittlungsweg. Mögliche Übermittlungswege sind:
- E-Mail,
- elektronische Schnittstellen,
- zentrale Speicherorte (z. B. in einem Konzernverbund),
- USB-Stick oder
- Download über ein Internetportal.
Wichtig ist dabei vor allem, dass jedes Unternehmen in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen. Hierfür reicht zunächst auch ein einfaches E-Mail-Postfach aus. Über Elster steht hierfür auch ein kostenloses Visualisierungstool zur Verfügung: www.elster.de
Praktische Lösungen für Barzahlungen
Für Barkäufe über 250 Euro (z. B. Geschäftsessen in einem Restaurant) zeigt das BMF eine praxisnahe Lösung auf. So kann beispielsweise zunächst ein regulärer Kassenbeleg ausgestellt und anschließend eine E-Rechnung nachgereicht werden. Dafür sollte die E-Mail-Adresse des Empfängers bei der Leistungserbringung erfasst werden.
Aufbewahrungspflicht
- Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt acht Jahre.
- Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil unveränderbar in seiner ursprünglichen Form gespeichert werden.
- Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind zu beachten.
Ausblick
Auch wenn die Übergangsfristen großzügig bemessen sind, sollten Unternehmen die Umstellung frühzeitig einplanen. Es empfiehlt sich, schrittweise die Systeme und Prozesse anzupassen und zumindest die grundlegende Infrastruktur für den Empfang von E-Rechnungen sicherzustellen. Unternehmen, die sich unsicher sind, sollten sich frühzeitig an ihren Berater wenden.
Weitere Details und konkrete Anwendungsfälle können dem BMF-FAQ vom 05. Februar 2025 entnommen werden: www.bundesfinanzministerium.de