In deutschen Büros geht wertvolle Arbeitszeit verloren – und zwar in erheblichem Umfang. Laut einer aktuellen Studie verschwenden Büroangestellte jährlich mehr als 300 Stunden ihrer Arbeitszeit. Der Grund? Nicht etwa fehlender Arbeitseifer, sondern ineffiziente Strukturen und unklare Abläufe.

Zeitverschwendung im Büroalltag

Für die Studie von Lucid Software wurden mehr als 2.100 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus verschiedenen Ländern befragt, darunter 272 Beschäftigte aus deutschen Büros. Die Ergebnisse zeigen: Der Arbeitsalltag ist häufig von Suchaktionen, langen Entscheidungswegen und zu vielen Meetings geprägt.

• 49 Prozent verbringen täglich ein bis zwei Stunden mit der Suche nach Informationen.
• 39 Prozent müssen regelmäßig Dokumente neu erstellen, weil sie die Originale nicht mehr finden.
• 44 Prozent empfinden Entscheidungsprozesse in ihrem Unternehmen als zu langsam.
• 38 Prozent sehen in zu vielen Meetings eine große Produktivitätsbremse.

Die Hauptursachen für Zeitverschwendung

Die Gründe für diese Zeitverluste sind vielschichtig, lassen sich aber auf einige zentrale Faktoren zurückführen, die in vielen Organisationen anzutreffen sind.

1. Mangelhafte Informationsorganisation
   Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit geht durch schlecht strukturierte Informationsablagen verloren. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter suchen häufig lange nach relevanten Unterlagen oder erstellen Inhalte neu, weil frühere Versionen nicht mehr auffindbar sind.
2. Ineffiziente Entscheidungsprozesse
   Viele Unternehmen arbeiten mit mehrstufigen Genehmigungssystemen, die Entscheidungen verzögern. Fast die Hälfte der Befragten gibt an, dass solche Prozesse ihre Produktivität beeinträchtigen.
3. Zu viele Meetings
   Meetings sind in vielen Unternehmen zur Routine geworden – oft ohne echten Mehrwert. Mehr als ein Drittel der Befragten fühlt sich durch zu viele, häufig schlecht vorbereitete oder überflüssige Besprechungen aus dem Arbeitsfluss gerissen.
4. Unterschiedliche Wissensstände
   Ein weiteres wachsendes Problem ist der uneinheitliche Wissensstand innerhalb von Projektteams. 2023 berichteten 37 Prozent der Befragten von Schwierigkeiten in diesem Bereich, 2024 waren es bereits 44 Prozent. Auch Führungskräfte sehen sich zunehmend vor der Herausforderung, alle relevanten Informationen stets aktuell und verfügbar zu halten.

Effizienz beginnt bei den Strukturen

Die verlorenen Arbeitsstunden pro Mitarbeitendem sind kein individuelles Versäumnis, sondern Ausdruck struktureller Schwächen, die sich mit vergleichsweise einfachen Maßnahmen beheben lassen. Unternehmen sollten deshalb den Mut haben, ihre internen Prozesse kritisch zu hinterfragen: Sind alle unsere Meetings wirklich notwendig und führen sie zu konkreten Ergebnissen? Sind die Zuständigkeiten klar definiert, oder entstehen Reibungsverluste durch unklare Verantwortlichkeiten? Gibt es verbindliche Standards für die Ablage und den Zugriff auf Dokumente, sodass Informationen schnell gefunden werden können?

Schon kleine Verbesserungen in diesen Bereichen können spürbare Effekte haben und den Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten. Entscheidend dabei ist die Haltung: Es geht nicht darum, Mitarbeitende zu höherer Leistung zu drängen oder den Druck zu erhöhen. Vielmehr sollten Unternehmen Rahmenbedingungen schaffen, die es ermöglichen, vorhandene Arbeitszeit effektiver zu nutzen.