Inventur: Genau erfassen und bewerten

Mit der jährlichen Inventur behalten Unternehmer den Überblick über die betriebliche Situation. Bei mangelnder Sorgfalt droht Ärger mit dem Finanzamt.

Zählen, Messen, Wiegen: Der Aufwandrund um die Inventur löst nicht unbedingt Freude aus. Doch sie bringt eben auch wichtige Erkenntnisse. Unternehmer bekommen einen Überblick über Vorräte, Firmenwerte und ihre finanzielle Situation. Die Inventur hilft, mögliche Fehler bei der Bestandserfassung in der Buchhaltung oder auch Diebstähle aufzudecken, und nicht zuletzt hat das Finanzamt ein Auge darauf. „Grundsätzlich ist jeder bilanzierende Kaufmann zu einer Aufstellung des Inventars verpflichtet“, sagt Andreas Tischler, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in Rastatt. So schreibt es das Handelsgesetzbuch (HGB) vor. Zu berücksichtigen sind dabei alle Vermögensgegenstände, Forderungen und Schulden. Der Warenbestand selbst wird getrennt nach Vorprodukten, teilfertigen sowie fertigen Produkten erfasst. Auch Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe gehören zum Inventar. In vielen Handwerks- und Handelsbetrieben ist dabei das Zählen von Hand mit Stift und Zettel noch die Regel. „Je nach Branche oder Betriebsgröße arbeiten Firmen heute aber auch mit Scannern, die den Bestand per Barcode aufnehmen und direkt elektronisch in die Inventarliste übertragen“, sagt Daniel Ehlke, Wirtschaftsprüfer und Steuerberaterbei Ecovis in Nürnberg.

Die Inventur hat Steuerwirkung

Weicht der per Inventur ermittelte Bestand von dem der Buchhaltung ab, ist die Differenz zwingend zu korrigieren. „Sind also etwa zehn für den Kauf bestimmte Geräte weniger im Bestand, erfolgt zur Berichtigung eine Aufwandsbuchung“, erläutert Ehlke. Diese mindert dann das Jahresergebnis und damit die Steuerlast. Ermittelt die Inventur dagegen höhere Bestände, wirkt die Korrekturbuchung umgekehrt.

Nach der reinen Bestandsaufnahme ist die Bewertung jedes einzelnen Vermögensgegenstands fällig. Eingekaufte Wirtschaftsgüter werden mit ihren Anschaffungskosten, selbst gefertigte mit ihren Herstellungskosten bewertet. Fertigungslöhne und Materialkosten sind je nach Fertigungsgrad ebenso zu berücksichtigen wie die anteiligen Gemeinkosten, etwa für Werkzeuge oder Energie. „Firmen, die über einen Betriebsabrechnungsbogen (BAB) für die interne Kalkulation verfügen, können daraus Gemeinkostensätze ableiten und diese prozentual bei der Ermittlung der Herstellungskosten hinzurechnen“, erläutert Tischler.

Erleichternde Bewertungsverfahren

Betriebe, die über keine systematische interne Kalkulation verfügen, nutzen als Alternative oft die retrograde Bewertung. Sie ziehen dazu vom Verkaufspreis der Produkteihre Gewinnspanne ab und ermitteln so die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, wobei diese je nach Fertigungsgrad prozentual anzusetzen sind.

„Angesichts der vielfältigen Möglichkeiten sowie der steuerlichen und bilanziellen Aspekte sollten Unternehmer ihren Steuerberater bei der Bewertung des Inventars einbeziehen“, rät Thomas Rösler, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in Chemnitz. Er verweist darauf, dass der Gesetzgeber auch Erleichterungen zulässt. So ist es möglich, Vermögensgegenstände oder Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, deren Bestand nur geringen Wertveränderungen unterliegt und die regelmäßig ersetzt werden, für drei Jahre mit einem Festwert anzusetzen. Das kommt etwa bei Tellern in der Gastronomie oder bei Maschinenölen infrage, deren Gesamtwert nicht so bedeutsam ist.

Die meisten Unternehmen setzen die Inventur rund um den Bilanzstichtag an. Zulässig ist sie aber auch innerhalb der letzten drei Monate vor oder innerhalb der ersten beiden Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres. „Bei Inventur vor dem Bilanzstichtag sind die danach bis zum Geschäftsjahresende angefallenen Zugänge den Inventurwerten hinzuzurechnen und Abgänge abzuziehen“, erklärt Tischler. Im Fall einer Inventurnach dem Bilanzstichtag wird entsprechend zurückgerechnet.

Gut vorbereiten

Betriebsprüfer werfen ein kritisches Auge auf das Inventurergebnis. Sie schauen sich etwa mit Blick auf Ungereimtheiten die Umsatzerlöse des Folgejahres an oder haben abweichende Auffassungen bei den Bewertungen. Bei Fehlern drohen Gewinnzuschätzungen und Steuernachzahlungen. Der Steuerberater kann zu Inventurverfahren und korrektem Inventarverzeichnis wichtige Hinweise geben. „Der den Jahresabschluss testierende Wirtschaftsprüfer muss sogar zwingend bei der Inventur vor Ort anwesend sein und auf die korrekte Bestandsaufnahme achten“, betont Daniel Ehlke.

Checkliste Inventur

Eine Inventur machen ist lästig, aber ein Muss. So bereiten Sie sie gut vor:

• Inventurtermin rechtzeitig festlegen
• Zeitplan aufstellen
• Mögliche Geschäftsschließung rechtzeitig ankündigen
• Mitarbeiterteams einteilen
• Festlegen, was zu zählen, zu messen oder zu wiegen ist
• Inventuranweisung, wie zu zählen und zu bewerten ist, anfertigen
• Bestimmen, was geschätzt werden darf
• Bestand nach Art der Waren und Materialien sortieren
• Steuerberater einbinden

Daniel Ehlke, Wirtschaftsprüfer und Steuerberaterbei Ecovis in Nürnberg

Thomas Rösler, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in Chemnitz

Andreas Tischler, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in Rastatt