Homeoffice: Diese Regeln sollten Arbeitgeber beachten

Arbeitnehmer wünschen sich zunehmend mehr Freiraum bei der Gestaltung ihrer Arbeit. Und Arbeitgeber erkennen den Wert flexibler Lösungen – vor allem in der aktuellen Situation. Homeoffice-Regelungen sind daher sinnvoll. Aber was gibt es dabei zu beachten?

Die Arbeitswelt verändert sich. Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeit steht häufig ganz oben auf der Wunschliste von Arbeitnehmern. Gleitzeit-, Teilzeit- und auch Homeoffice-Modelle nehmen daher immer mehr zu. Rund 39 Prozent der Arbeitgeber gewähren bereits Homeoffice, so der Digitalverband Bitkom. Und es werden immer mehr, glauben auch die Unternehmen selbst: 46 Prozent gehen davon aus, dass der Anteil ihrer Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, in den kommenden fünf Jahren steigen wird, auch wenn das nicht nur Vorteile bringt. Fehlt beispielsweise der Kontakt zu und der Austausch mit Kollegen kann die Produktivität des Einzelnen sinken oder es kann zu gesundheitlichen Problemen kommen.

Vom Trend zur rechtssicheren Umsetzung

Für viele Firmen ist Homeoffice dennoch längst Unternehmenspraxis. Wer die Vorteile für den eigenen Betrieb nutzen und Mitarbeitern Homeoffice ermöglichen möchte, sollte aber einiges beachten. „Das Wichtigste ist eine schriftliche Vereinbarung, zum Beispiel als Ergänzung zum Arbeitsvertrag“, sagt Gunnar Roloff, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Rostock. „Darin sollten wenige, aber wichtige Dinge geregelt sein: die Anzahl der Tage, an denen Homeoffice gewährt wird, welche Wochentage infrage kommen und eine Vereinbarung zur Übernahme eventueller Kosten.“ Das schafft Klarheit für beide Seiten.

Marcus Bodem, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Berlin, empfiehlt darüber hinaus, eine Widerrufsmöglichkeit der Vereinbarung schriftlich festzuhalten. „Und auch eine regelmäßige Überprüfung dieser Vereinbarungen ist natürlich angebracht.“ Ein Recht auf Homeoffice gibt es im Übrigen in Deutschland bislang nicht.

Heimarbeit oder mobiles Arbeiten?

Bei den Begrifflichkeiten rät Bodem zur Vorsicht. Handelt es sich beim Homeoffice tatsächlich um Telearbeit, also die Arbeit von einem heimischen Arbeitsplatz aus, so gelten hier auch die hohen Anforderungen an Arbeitsschutz und -sicherheit, die in der Arbeitsstättenverordnung geregelt sind. Dazu gehört auch eine Gefährdungsbeurteilung. „Das bedeutet konkret: Ob der Mitarbeiter an einem geeigneten Arbeitsplatz mit richtigem Schreibtisch samt Bürostuhl arbeitet, ist von einem Fachmann zu bestätigen. Und das ist regelmäßig zu kontrollieren“, erklärt Ecovis-Rechtsanwalt Bodem.

Wer diesen Aufwand vermeiden will, kann seinen Mitarbeitern stattdessen einfach „mobiles Arbeiten“ gewähren. „Das macht die Sache für Unternehmen einfacher“, sagt Bodem. Denn auf mobiles Arbeiten findet die Arbeitsstättenverordnung keine Anwendung. Ob der Mitarbeiter dann vom Küchentisch zu Hause oder im Café arbeitet, ist ihm weitgehend selbst überlassen. „Die Anforderungen an Arbeitsplatzsicherheit und -schutz beziehen sich dann lediglich auf die Arbeitsmittel“, erklärt Bodem, „also in den meisten Fällen auf den vom Unternehmen gestellten Arbeitslaptop.“

Datensicherheit und -schutz gewährleisten

Ob Homeoffice, mobiles Arbeiten, Tele- oder Heimarbeit – wichtig ist zudem, dass Datenschutz und -sicherheit gewährleistet sind. Je nach Branche und Tätigkeit sind gegebenenfalls besondere Vorkehrungen und Vereinbarungen zu treffen. „Sobald Mitarbeiter mit sensiblen Kundendaten arbeiten, muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass auch am heimischen Arbeitsplatz des Mitarbeiters niemand, egal ob Familie oder Freunde, auf diese Daten zugreifen kann“, sagt Roloff. „Wir raten in solchen Fällen zu zusätzlichen Verschwiegenheitserklärungen.“ Die üblichen Vorkehrungen für Datensicherheit beim Arbeiten mit Computern sollten ebenfalls im Homeoffice Anwendung finden. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber die Arbeitsmittel stellt: „Mitarbeiter sollten keinesfalls private Rechner nutzen oder mit eigenen USB-Sticks hantieren“, sagt Roloff.

Vertrauen ist gut

Wer seinen Mitarbeitern die Freiheit gewährt, außerhalb der Büroräume zu arbeiten, gibt auch Kontrolle ab. Das bezieht sich vor allem auf die genauen Arbeitszeiten. Um zu gewährleisten, dass Arbeitnehmer sich an die Vereinbarungen halten und beispielsweise Pausen einhalten, sollten sie Arbeitszeiten dokumentieren. Wie genau das geschieht, ist dabei nachrangig. „Ein digitales Zeiterfassungssystem erfüllt den Zweck ebenso wie ein handschriftlicher Nachweis, der von den Mitarbeitern unterschrieben wird“, erklärt Bodem. „Es geht ja um Rechtssicherheit. Schließlich zählt in der Regel, dass das Arbeitsergebnis stimmt.“

Ob das der Fall ist, zeigt sich meist erst in der Praxis. Und wer dann nicht zufrieden ist, kann die Homeoffice-Vereinbarung rückgängig machen – vorausgesetzt er hat ein solches Widerrufsrecht vorher schriftlich vereinbart. Der Arbeitnehmer selbst genießt im Homeoffice ebenfalls Datenschutz. „Eine permanente Kontrolle des Rechners im Homeoffice zur Überwachung von Arbeitszeit und Arbeitsleistung ist daher nicht zulässig“, erklärt Roloff.

Ein besonderer Versicherungsschutz ist nicht nötig

Wer im Homeoffice arbeitet und sich dabei verletzt, ist genauso versichert wie jemand, dem ein Unfall im Büro passiert. Wer bei Schäden zahlen muss, welche Versicherung also einspringt, kommt darauf an, ob es sich dabei um einen Arbeitsunfall oder um einen privaten Unfall handelt. Für einen besonderen Versicherungsschutz brauchen Arbeitgeber nicht zu sorgen.

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Gunnar Roloff, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Rostock

Marcus Bodem, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Berlin