Virtuelle Weihnachtsfeier: Welche Kosten Chefs absetzen können

Eine Weihnachtsfeier mit Abstandsregeln lässt sich in vielen Betrieben nicht organisieren. Dann vielleicht eine virtuelle Weihnachtsfeier? Doch auch die kostet Geld. Welche Kosten Unternehmer für eine virtuelle Weihnachtsfeier absetzen können und bis zu welcher Höhe das Fest für die Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleibt, das erklärt Ecovis-Steuerberaterin Rita Kuhn in Schweinfurt.

Welche Kosten fallen für eine virtuelle Weihnachtsfeier an?

Kosten entstehen für Speisen, Getränke, Kerzen, die Deko für den Hintergrund der Videokonferenz und vielleicht für einen Zauberer, eine Band oder einen Weihnachtsmann. Bei den Weihnachtsgeschenken gilt: Geschenke dürfen pro Mitarbeiter nicht mehr als 60 Euro inklusive Umsatzsteuer kosten, sonst können Unternehmer sie nicht in die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier miteinbeziehen. „Wenn Sie zudem alles verschicken, kommt noch das Porto dazu“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Rita Kuhn, „das müssen Sie in die Gesamtkosten der Veranstaltung einrechnen.“

Was macht eine virtuelle Weihnachtsfeier zu einer Betriebsveranstaltung?

Damit die Feier als Betriebsveranstaltung gilt, müssen Unternehmer alle Mitarbeiter zur virtuellen Weihnachtsfeier einladen. Wichtig ist außerdem ein geselliger Charakter. Betriebsprüfer fragen daher nach dem Rahmenprogramm. Dazu gehören Musik, eine Ansprache der Geschäftsführung, gemeinsames Essen und der Austausch der Mitarbeiter untereinander. „Der gesellige Charakter lässt sich untermauern, wenn jeder Mitarbeiter im Vorfeld etwa Plätzchen, Lebkuchen und Glühwein bekommt. Während der virtuellen Weihnachtsfeier werden diese dann gemeinsam verzehrt“, rät Ecovis-Steuerberaterin Kuhn.

Freibetrag: Bis 110 Euro pro Mitarbeiter sind steuerfrei

Für Betriebsveranstaltungen gibt es einen Freibetrag von 110 Euro. Diesen können Unternehmen für je zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr und Mitarbeiter nutzen. Liegen die anteiligen Kosten inklusive Umsatzsteuer für die Betriebsveranstaltung pro Arbeitnehmer unter diesem Freibetrag, dann entsteht kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.

Was müssen Sie tun, damit Sie den Freibetrag für Ihre virtuelle Weihnachtsfeier nutzen können?

Chefs sollten ein Rahmenprogramm festlegen und den Ablauf der Veranstaltung dokumentieren. Wenn sie dafür einen Dienstleister engagieren, dann erleichtert ihnen das die Dokumentation. Sie müssen alle Arbeitnehmer ihres Betriebs, ihrer Niederlassung oder ihrer Abteilung einladen. Denn die Veranstaltung muss allen offenstehen. Die Einladung verschicken Unternehmer am besten als Termineinladung, dann ist das Fest gleich bei jedem im Kalender eingetragen. So können sie nachweisen, dass die Veranstaltung tatsächlich stattgefunden hat. Für die virtuelle Feier selbst sollten Chefs eine Teilnehmerliste führen.

Rechenbeispiel: So prüfen Sie, ob Sie den Freibetrag einhalten

In diesem Rechenbeispiel bleiben die Kosten pro Arbeitnehmer unter dem Freibetrag. Somit liegt kein lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor.

Was, wenn die Kosten pro Mitarbeiter den Freibetrag von 110 Euro übersteigen?

Liegen die Kosten für die virtuelle Weihnachtsfeier über dem Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer, dann sind die Mehrkosten grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Arbeitgeber können die Mehrkosten über dem Freibetrag jedoch pauschal versteuern.

Vorteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer: „Versteuert der Arbeitgeber den Arbeitslohn pauschal, dann sparen sich beide Seiten die Sozialversicherungsbeiträge“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Kuhn.

Ein Foto von Rita Kuhn können Sie hier herunterladen: