Sachbezug 2021: Wie Sie Ihren Mitarbeitern günstig Essensgutscheine und Unterkunft spendieren

Unternehmer, die ihren Mitarbeitern freie Verpflegung und Unterkunft spendieren, müssen die neuen Sachbezugswerte kennen. Damit sparen sie Sozialversicherungsbeiträge und vereinfachen die Abrechnung. Die Besonderheiten erklärt Nicole Berner, Ecovis-Steuerberaterin in Leipzig.

Was sind Sachbezugswerte?

Sachbezugswerte sind Werte, die Arbeitgeber anstatt der tatsächlichen Kosten für freie Verpflegung oder Unterkunft ansetzen müssen. Das vereinfacht die Abrechnung für Arbeitgeber erheblich. Das Bundesfinanzministerium passt die Werte jedes Jahr an die Verbraucherpreise an. Da die Sachbezugswerte in der Regel niedriger sind als die tatsächlichen Kosten, sparen Unternehmer Sozialversicherungsbeiträge.

Neue Sachbezugswerte: Das gilt für 2021

Für 2021 gelten die folgenden Beträge für kostenfreie Mahlzeiten:

Zahlt der Arbeitnehmer einen Teil zum Essen dazu, so verringert sich der Sachbezugswert. Entspricht die Zuzahlung dem vollen Sachbezugswert, ist die Mahlzeit steuer- und abgabenfrei.

Wann müssen Arbeitgeber Sachbezugswerte ansetzen?

Arbeitgeber müssen Sachbezugswerte dann ansetzen, wenn sie ihren Mitarbeitern Verpflegung, deren Wert 60 Euro inklusive Getränke und Umsatzsteuer pro Mahlzeit nicht übersteigt, zusätzlich zum Lohn zahlen. „Ob kostenloses Kantinenessen oder eine gemeinsame Mahlzeit im Gasthof nebenan – das bleibt dem Unternehmer überlassen“, erklärt Ecovis-Steuerberaterin Nicole Berner in Leipzig, „aber Vorsicht: Für Außendienstmitarbeiter gelten andere Regeln.“ Denn für Dienstreisen gelten die Verpflegungspauschalen: Ab acht Stunden Abwesenheit 14 Euro, bei mehrtägigen Dienstreisen am An- und Abreisetag unabhängig von der Dauer ebenfalls 14 Euro und für einen vollen Tag 28 Euro. Diese sind bei freier Verpflegung anteilig zu kürzen.

Welche Besonderheiten gelten für die kostenlose Unterkunft?

2021 liegt der pauschale Sachbezugswert für kostenfreie Unterkunft bei monatlich 237 Euro. Dieser Wert gilt jedoch nur, wenn es sich bei der Unterkunft nicht um eine abgeschlossene Wohnung handelt, sondern beispielsweise um ein Zimmer in einer Sammelunterkunft, wie sie für Saisonarbeitskräfte in der Landwirtschaft, der Hotellerie oder in der Baubranche üblich sind. Zahlt der Arbeitnehmer einen Teil selbst, verringert das den zu versteuernde Betrag entsprechend.

Wer muss freie Kost und Logis versteuern und wie?

Zahlt ein Unternehmer seinem Mitarbeiter Essen oder Unterkunft, so gilt der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil, den der Arbeitnehmer versteuern muss. In bestimmten Fällen kann der Unternehmer wählen, ob er die Sachbezüge selbst pauschal mit 25 Prozent versteuert. Dann sind die Sachbezüge sozialversicherungsfrei.

Welche weiteren Kosten kommen auf Unternehmer zu?

Zwar versteuert der Arbeitnehmer die geldwerten Vorteile, der Arbeitgeber muss aber die Hälfte der Sozialversicherungsbeträge zahlen. Auch für die Sozialversicherung gelten die Sachbezugswerte.

Welche Besonderheiten gibt es bei Essensgutscheinen?

Beliebt als Benefit ist die tägliche Abgabe von Essenmarken oder Restaurantschecks. Jedoch darf der Gutschein laut Lohnsteuerrichtlinie nicht mehr als 3,10 Euro über dem Sachbezugswert liegen.

Rechenbeispiel Essensgutschein

Übersteigt der Wert des Gutscheins die kritische Grenze von 6,57 Euro, dann lassen sich die günstigen Sachbezugswerte nicht mehr ansetzen. „Arbeitnehmer müssen dann den tatsächlichen Wert versteuern. Arbeitgeber müssen höhere Sozialversicherungsbeiträge zahlen“, sagt Berner.

Tipp: Was sollten Unternehmer jetzt tun?

• Prüfen Sie, ob der Sachbezugswert für Sie in Frage kommt.
• Beachten Sie die neuen Sachbezugswerte für kostenlose Mahlzeiten und Unterkünfte.
• Denken Sie an die Besonderheiten bei Essensgutscheinen.

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