Beschäftigung ukrainischer Flüchtlinge: Was gilt es zu beachten?
Viele ukrainische Flüchtlinge wollen arbeiten. Mit dem Aufenthaltstitel haben sie eine Arbeitserlaubnis. Was Unternehmen sonst noch beachten müssen, wenn sie Schutzsuchende beschäftigen wollen, wissen Jan Brumbauer, Steuerberater bei Ecovis in Falkenstein und Gunnar Roloff, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Rostock.
Wie kommen ukrainische Flüchtlinge an eine Arbeitserlaubnis?
Gunnar Roloff: Die EU-Staaten wollen Kriegsflüchtlinge aus der Ukraine schnell und unbürokratisch aufnehmen. Auch in Deutschland erhalten sie ohne konkrete Einzelfallprüfung vorübergehenden Schutz. Ihr Aufenthaltstitel gilt zunächst für ein Jahr. Er lässt sich bis auf drei Jahre verlängern. Für eine Beschäftigung in Deutschland gibt es keine weiteren Voraussetzungen. Mit dem Aufenthaltstitel bekommen Ukraine-Flüchtlinge unbeschränkten Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt. Die zuständigen Ausländerbehörden sollen unabhängig von einem konkreten Arbeitsverhältnis die Erlaubnis zur Aufnahme einer Beschäftigung bereits in den Aufenthaltstitel eintragen. Dies wird nach unseren bisherigen Erfahrungen auch umgesetzt.
Auf welcher rechtlichen Grundlage besteht der vereinfachte Zugang zum Arbeitsmarkt für die ukrainischen Flüchtlinge?
Gunnar Roloff: Die EU-Mitgliedsstaaten haben zum Schutz der Flüchtlinge aus der Ukraine am 3. März 2022 beschlossen, die Richtlinie 2001/55/EG, also die „Massenzustrom-Richtlinie“, erstmals zu aktivieren. Die Richtlinie bietet einen Mechanismus einer EU-weit koordinierten Aufnahme einer großen Zahl von Flüchtlingen. Sie wurde infolge des Jugoslawienkrieges für außergewöhnliche Situationen geschaffen.
Welche Dokumente müssen vorliegen, damit ich Flüchtlinge aus der Ukraine einstellen kann?
Jan Brumbauer: Arbeitgeber sollten die Einstellung von der Vorlage der Arbeitserlaubnis, die die ukrainischen Flüchtlinge ja in der Regel mit dem Aufenthaltstitel bekommen, abhängig machen. Eine Kopie davon sollte der Arbeitgeber zu seinen Lohnunterlagen nehmen. Darüber hinaus ist – wie bei Beschäftigten aus Deutschland auch – eine Identifikationsnummer für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers nötig.
Gibt es arbeitsrechtlich, sozialversicherungsrechtlich und aus Steuersicht Unterschiede zu den schon regulär Beschäftigten im Unternehmen ohne ukrainischen Flüchtlingsstatus?
Jan Brumbauer: Bei der Beschäftigung aus der Ukraine Geflüchteter gibt es grundsätzlich keine Unterschiede zu anderen Beschäftigten aus der EU. Nur die möglicherweise erforderliche Anerkennung von beruflichen Qualifikationen könnte sich als kompliziert erweisen oder die Beurteilung, ob unbeschränkte Steuerpflicht vorliegt oder nicht.
Müssen Geflüchtete ihre Berufsabschlüssen anerkennen lassen?
Gunnar Roloff: Etwa die Hälfte der Flüchtlinge hat eine akademische Ausbildung. Eine Anerkennung der beruflichen Qualifikation ist vor allem in reglementierten Berufen in der Medizin, im Rechts- und im Bildungswesen erforderlich. Um dringend benötigte Fachkräfte gewinnen zu können und zu vermeiden, dass qualifizierte Ukrainer nicht in Hilfsjobs landen, soll es eine beschleunigte Anerkennung von Qualifikationen geben. Bundesarbeitsminister Hubertus Heil kümmert sich um dieses Thema.
Wie sind die Geflüchteten sozialversicherungsrechtlich anzumelden?
Jan Brumbauer: Üben ukrainische Geflüchtete eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung aus, sind sie wie deutsche Mitarbeiter in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sowie in der gesetzlichen Renten- und Arbeitslosenversicherung pflichtversichert. Da Geflüchtete im Normalfall nicht über eine deutsche Sozialversicherungsnummer verfügen, ist diese zusammen mit der Anmeldung bei der Rentenversicherung zu beantragen. Die Rentenversicherung meldet im Anschluss die neu vergebene Sozialversicherungsnummer an den Arbeitgeber und die Einzugsstelle. Damit die Behörde die Sozialversicherungsnummer vergeben kann, sind folgende Angaben des Arbeitnehmers notwendig:
- Name
- Geburtsname, wenn abweichend
- Geburtsort
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Staatsangehörigkeit
Die Geflüchteten haben in der Regel noch keine Steuer-ID. Was ist bezüglich der Lohnsteuer zu tun?
Jan Brumbauer: Die Vergabe der Steuer-ID ist bei der Anmeldung bei der zuständigen Meldebehörde des Unterbringungsorts der Geflüchteten anzustoßen. Den Antrag kann aber auch der Arbeitgeber übernehmen, wenn der Arbeitnehmer ihn bevollmächtigt. Die Identifikationsnummer ist übrigens auch erforderlich, um ein Bankkonto zu eröffnen.
Welche Lohnsteuerklasse hat eine geflüchtete verheiratete Person mit Kindern, deren Ehemann/-Frau in der Ukraine geblieben ist?
Normalerweise Steuerklasse I oder VI. Steuerklasse III bis V kommen in der Regel nicht in Betracht, da nur der in Deutschland wohnende Arbeitnehmer hier unbeschränkt steuerpflichtig sein könnte. Der in der Ukraine zurückgebliebene Ehegatte wird in der Regel nicht unbeschränkt steuerpflichtig in Deutschland sein. Voraussetzung für die Steuerklassen III bis V ist nämlich, dass beide Ehegatten unbeschränkt steuerpflichtig in Deutschland sind.
Wie sieht es mit dem Arbeitsvertrag aus, ist dieser aufgrund der Sprachbarrieren zusätzlich in Englisch oder in ukrainischer Sprache auszufertigen?
Gunnar Roloff: Wenn Sprachbarrieren bestehen, ist es sicher sinnvoll, die arbeitsvertraglichen Regelungen zweisprachig zu treffen. Die Übersetzung in die ukrainische Sprache ist meist mit einigem Aufwand verbunden. Um Missverständnissen zu vermeiden, sollten Arbeitgeber die Regelegung treffen, wonach die deutsche Sprache maßgeblich sein soll.
Wie sieht es grundsätzlich mit Sprachbarrieren aus und was ist hier zu raten?
Gunnar Roloff: Nach unserer Erfahrung bestehen zum Teil Sprachbarrieren. Oft lassen sich diese aber auch mit russischsprachigen Mitmenschen überwinden. Hier ist Kreativität unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten gefragt. Zum Teil bieten sich auf Gemeindeebene freiwillig Dolmetscher an.
Was sollten Arbeitgeber bedenken, bevor sie Flüchtige einstellen?
Gunnar Roloff: Der Arbeitgeber sollte sich der besonderen Situation der Geflüchteten bewusst sein. Dabei gilt es, kritisch zu hinterfragen, ob Bereitschaft besteht, Sprachbarrieren zu akzeptieren. Darüber hinaus bedarf es beim Unternehmer sicher eines besonderen Maßes an Empathie, um ein Arbeitsverhältnis mit Geflüchteten für beide Seiten gewinnbringend führen zu können.
Wie kann ich mich vorbereiten und den Gefüchteten die Integration im Betrieb erleichtern?
Gunnar Roloff: Die Möglichkeit des regelmäßigen Austauschs ist sicherlich – wie üblich – das A & O einer gelingenden Integration und Zusammenarbeit. Es liegt am Unternehmer, die hierfür erforderlichen Strukturen zu schaffen, zum Beispiel einen Dolmetscher hinzuzuziehen. Aus unserer Sicht könnte es hilfreich sein, zunächst an eine Teilzeitbeschäftigung zu denken, um den neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Gelegenheit zu geben, an Sprachkursen teilzunehmen. Bundesarbeitsminister Heil will zudem für genügend Kinderbetreuung sorgen, damit sich die ukrainischen Flüchtlinge integrieren können. Dazu will die Bundesagentur für Arbeit ihr Angebot von Sprachkursen erweitern. In der Praxis ist anfangs sicher eine Teilzeitbeschäftigung sinnvoll, damit Geflüchtete genügend Zeit haben, um die Sprache zu lernen.
