Aufzeichnungspflicht: Kein Pardon für alte Kassen

Ab 1. Januar 2023 müssen alle Kassen die vorgeschriebenen technischen Sicherheitseinrichtungen nachweisen. Aber welche sind das genau? Und was müssen Unternehmen darüber hinaus rund um das Thema Kasse beachten?

Um Manipulationen zu verhindern, hat der Gesetzgeber die Anforderungen an Kassen und auch an elektronische Kassensysteme immer wieder verschärft – von der Einzelaufzeichnungs- über die Belegausgabepflicht bis hin zur Pflicht, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu verwenden. Zum Jahresende laufen nun auch alle Übergangsfristen ab. „Dann sind in Deutschland nur noch zwei Arten von Kassen zugelassen“, erklärt Ecovis-Steuerberaterin Anne Thätner in Ribnitz-Damgarten. „Das ist die offene Ladenkasse oder eine elektronische Registrierkasse und ein PC-Kassensystem, das über zTSE verfügt.“

Ohne zTSE geht (fast) nichts mehr

Das Kürzel zTSE steht für „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“. Sie protokolliert jeden einzelnen Geschäftsvorfall unveränderbar und speichert das Protokoll samt der darin enthaltenen Daten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) übernimmt die Zertifizierung der Sicherheitssysteme. Die Protokolldaten sind ans Finanzamt zu melden. Das wird allerdings erst im Laufe des Jahres 2023 möglich sein. Denn noch ist die entsprechende Schnittstelle nicht vorhanden. „Das entbindet Kassennutzer jedoch nicht von ihrer Pflicht, ein solches System zu verwenden“, sagt Thätner.

Die offene Ladenkasse – eine gute Alternative?

Wer auf ein Kassensystem mit zertifiziertem Sicherheitssystem verzichten möchte, dem bleibt nur die offene Ladenkasse. „Aber Vorsicht“, warnt Thätner, „hier schaut das Finanzamt besonders genau hin und prüft, ob ein Betrieb wirklich vom Grundsatz zur Einzelaufzeichnung abweichen darf.“ Ein typischer Fall für die offene Ladenkasse wäre etwa ein Kioskbesitzer, der eine Vielzahl nicht bekannter Personen bedient, die meist bar bezahlen. Doch selbst dieser ist noch an zahlreiche Aufzeichnungspflichten gebunden: Dazu gehören unter anderem der tägliche Kassenbericht. Zudem muss der Kioskbesitzer ein vollständiges, lückenloses und unveränderbares Kassenbuch führen. „Wenn das Finanzamt hier Mängel erkennt, kommt es meist zu einer deutlichen Zuschätzung. Und das kann teuer werden“, sagt Steuerberaterin Thätner und resümiert daher: „Offene Ladenkassen sind keine gute Alternative.“

Im Fall einer Prüfung ist es zudem immer wichtig zu zeigen, dass Unternehmen das Thema Kasse ernst nehmen. Sie sollten alles, was es zur Kasse gibt, sehr genau in ihrer Verfahrensdokumentation festhalten. Das hilft auch, Schwächen im Betriebsablauf zu erkennen.

Tipp: Sie wollen mehr zum Thema Kasse erfahren?

Noch mehr Details, was Unternehmen zum Thema Kasse wissen müssen und was sie tun können, wenn der Prüfer kommt, erfahren Sie im Erklär-Video, im Podcast oder in der Ecovis-Broschüre „Kasse richtig führen“: www.ecovis.com/kasse

Dort finden Sie neben der aktuellen Broschüre auch ein Zählprotokoll oder einen Kassenbericht zum Download.