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Hinweisgeberschutz ist künftig auch für Kommunen und kommunale Unternehmen wichtig

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19. Dezember 2023

Unternehmen müssen spätestens seit dem 17. Dezember eine interne Hinweisgeberstelle aufgebaut haben. Kommunen und kommunale Unternehmen sollten sich darauf einstellen, dass auch sie künftig ein Hinweisgeberschutzsystem einsetzen müssen. Alle bereits verpflichteten Unternehmen können ihr Hinweisgeberschutzsystem jedoch auch zum Compliance-Management einsetzen. Warum das so ist, weiß Karsten Neumann, Datenschutzexperte bei Ecovis in Rostock.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet seit 17. Dezember 2023 Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine interne Hinweisgeberstelle anzubieten. Das gilt künftig auch für Kommunen und kommunale Unternehmen in Gemeinden ab 10.000 Einwohnern oder mit mehr als 50 Mitarbeitern. Jeder Beschäftigungsgeber ist zur Umsetzung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes verpflichtet, auch wenn er mit weniger als 50 Mitarbeitern keine interne Meldestelle einrichten muss. Die weitergehenden Anforderungen des § 12 Abs. 3 HinSchG für Wertpapierdienstleistungen, Wertpapierhandel, Kapitalverwaltung oder Börsenträger bleiben davon unberührt. Ohne eine interne Hinweisgeberstelle bleibt es bei dem fachlichen Aufwand. Was einen unternehmerischen Mehraufwand bedeutet, kann sich aber auszahlen, denn anonyme Hinweisgeber sind selten „falsche“ Hinweisgeber. In der Regel sind sie nur bemüht, möglichen Schaden vom Unternehmen und von Kundinnen und Kunden abzuwenden. Dabei unterstützt die interne und anonyme Meldestelle, die Ecovis bereits seit zwei Jahren anbietet. „Unternehmen schätzen dieses Beratungsangebot, weil sich so alle Hinweise exakt und anonym durch externe Experten erfassen lassen und diese Folgemaßnahmen empfehlen können, ohne gleich auf die staatlichen externen Stellen des Bundes oder der Länder verweisen zu müssen“, sagt Karsten Neumann. „Hinweisgeber akzeptieren den Rat des externen Beraters häufig besser, als das häufig eher schwierige Gespräch mit den eigenen Vorgesetzten und die arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen.“

Hinweisgeberschutzsystem als Compliance-Management

Ombudsstellen sollen für solche Konflikte außergerichtliche Lösungsmöglichkeiten erarbeiten und den Beteiligten anbieten können. Dies gehört zu den typischen Folgemaßnahmen, die auch das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt. „Wir empfehlen die Einrichtung dieser Ombudsstellen zur Krisenprävention“, sagt Neumann. Der 2022 erneuerte Prüfungsstandard 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) für die Prüfung von Compliance Management Systemen (CMS) hat sich in Deutschland etabliert.

Was auf Kommunen zukommt

Zum Jahreswechsel wird in vielen Kommunen neuer Bedarf an internen Hinweisgeberstellen entstehen. Grund: Das Bundesgesetz ist bis Ende 2023 durch Landesgesetze zu ergänzen. Diese müssen die Anforderungen an interne Meldestellen bei Kommunen, kommunalen Behörden und Einrichtungen in kommunalen Besitz regeln. So hat am 13. Dezember 2023 erstmalig auch die Landesregierung in Mecklenburg-Vorpommern über den Gesetzesentwurf über die Einrichtung interner Meldestellen für hinweisgebende Personen im kommunalen Bereich ((Kommunales Hinweisgebermeldestellengesetz – KommHinMeldG M-V) unter Drucksache 8/2809) beraten. „Für Kommunen bieten wir mit dem Ecovis-Hinweisgebersystem eine rechtskonforme Lösung an, die sich auch für mehrere Kommunalunternehmen gemeinsam betreiben lässt“, erklärt Datenschutzexperte Neumann.