Rechnungswesen: automatische Prozesse für mehr Überblick

Ein modernes Rechnungswesen ist essenziell für die Steuerung eines Unternehmens. Aber was bedeutet das eigentlich? Und woran hakt es noch in vielen Betrieben?  

Deutschland steht, was die Digitalisierung betrifft, unter den 27 Mitgliedstaaten an 13. Stelle. Das geht aus dem von der EU-Kommission veröffentlichten Index für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft 2022 (Digital Economy and Society Index, DESI) hervor, der die Fortschritte der EU-Mitgliedstaaten im Bereich Digitales verfolgt.

Auch bei der Integration der Digitaltechnik durch Unternehmen ist reichlich Luft nach oben vorhanden, zeigt der Index: Vom Ziel, eine mindestens grundlegende digitale Intensität durch mehr als 90 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zu erreichen, ist Deutschland noch ein deutliches Stück entfernt. Das gilt auch für die Digitalisierung des Rechnungswesens, bestätigt Ecovis-Unternehmensberater Matthias Laudahn in Rostock: „Wir sehen noch viel zu viel Papier bei unseren Mandanten. Die Prozesse sind längst nicht so digital, wie sie sein könnten.“  Dabei ist Digitalisierung keineswegs ein Selbstzweck: „Ein modernes digitales Rechnungswesen führt zu weniger Aufwand und zu mehr Effizienz im Unternehmen.“ Dazu kommt: Je einfacher und schneller bessere Zahlen von und für Unternehmen vorliegen, desto besser läuft das Controlling. „Gerade in Krisenzeiten hilft das, eine sich anbahnende Schieflage rechtzeitig zu erkennen – und entsprechend zu handeln“, ergänzt Andreas Bachmeier, Unternehmensberater für die Digitalisierung des Rechnungswesens, bestätigt Ecovis-Unternehmensberater Matthias Laudahn in Rostock: „Wir sehen noch viel zu viel Papier bei unseren Mandanten. Die Prozesse sind längst nicht so digital, wie sie sein könnten.“

Dabei ist Digitalisierung keineswegs ein Selbstzweck: „Ein modernes digitales Rechnungswesen führt zu weniger Aufwand und zu mehr Effizienz im Unternehmen.“ Dazu kommt: Je einfacher und schneller bessere Zahlen von und für Unternehmen vorliegen, desto besser läuft das Controlling. „Gerade in Krisenzeiten hilft das, eine sich anbahnende Schieflage rechtzeitig zu erkennen – und entsprechend zu handeln“, ergänzt Andreas Bachmeier, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing und Geschäftsführer der Ittaro GmbH. Die Tochtergesellschaft von Ecovis unterstützt mittelständische Betriebe von der Prozessoptimierung bis hin zu umfassenden Cloud-ERP-Komplettlösungen.

Moderne Buchführung für bessere Entscheidungen

Wie aber sieht eine moderne Buchführung aus? Zunächst sollten die Prozesse im Rechnungswesen den gesetzlichen Standards entsprechen. „Leider hapert es nicht selten bereits bei der digitalen Archivierung von Rechnungen“, berichtet Laudahn aus dem Berateralltag. Neben dem Vorteil, dass ein modernes digitales Rechnungswesen auch die Prozesse im Sinne des Steuerrechts sicher macht, können Lösungen, die Management, IT und Steuerberatung bestenfalls in Zusammenarbeit aufsetzen, für erhebliche Effizienzgewinne sorgen. „Wer mithilfe moderner Technologien das Beste aus Automatisierung und Digitalisierung herausholt, der kann schnell und einfach auf Daten zurückgreifen“, sagt Bachmeier. Und die Datengenauigkeit ist ein wesentlicher Vorteil für die Betriebsführung: „Wer auf tagesaktuelle Daten zugreifen kann, verbessert seine Entscheidungsfähigkeit“, erläutert Bachmeier. „Liquiditätsthemen lassen sich schneller sichtbar machen und Lagerbestände lassen sich auf einen Blick erfassen.“ Gerade das Thema Liquidität ist in diesen Zeiten von besonderer Bedeutung, sagt Bachmeier. Denn viele Unternehmen kämpfen gleich mit verschiedenen Herausforderungen wie Inflation und hohen Energiepreisen, Lieferkettenproblemen oder Fachkräftemangel.

Welchen Wert der einfache Zugriff auf tagesaktuelle Daten hat, zeigt sich deshalb häufig im Beratungsalltag: „Wenn wir Mandanten in sich abzeichnenden Krisenzeiten unterstützen und uns erst durch Papierberge wühlen müssen, um einen guten Überblick über die aktuelle Lage des Unternehmens zu bekommen, kann wertvolle Zeit verloren gehen, bis wir die richtigen Gegenmaßnahmen treffen können.“

Die Anforderungen wachsen weiter

Eine moderne Buchhaltung ist also ein nicht zu unterschätzendes Steuerungsinstrument. Heute mag dieser Vorteil gerade für kleinere Unternehmen noch nicht allzu stark ins Gewicht fallen, aber die Buchhaltung wird sich verändern, davon ist Bachmeier überzeugt. Dazu tragen auch neue Anforderungen bei, die auf die Unternehmen zukommen. Bachmeier nennt die Nachhaltigkeitsberichterstattung als Beispiel dafür: „Hierfür müssen große Unternehmen schon ab 2027 schnell zahlreiche Daten abrufbar haben. Und in der Folge trifft das dann natürlich auch kleinere Betriebe, die mit diesen Unternehmen Geschäfte machen.“

Mitunter fehlt für die künftigen Anforderungen in vielen Betrieben noch das Bewusstsein. Und selbst bei denjenigen, die sich heute bereits über bestehende Vorteile einer modernen Buchhaltung im Klaren sind, mangelt es häufig noch an der Umsetzung. Dabei wäre jetzt genau der richtige Zeitpunkt. Denn mit der Einführung der E-Rechnungspflicht müssen viele Unternehmen sowieso ihre Softwareprozesse anpassen oder ganz neu aufsetzen. Die E-Rechnung hält Bachmeier im Übrigen ohnehin für eine große Chance, schließlich trage sie zu mehr Transparenz im Betrieb bei, ermögliche eine unkomplizierte elektronische Archivierung und könne damit im Idealfall zu einem schnelleren und verbesserten Cashflow führen. „Wer jetzt den Zeitpunkt nutzt, um die Digitalisierung im eigenen Betrieb voranzubringen, spart Kosten und profitiert von effizienten und belastbaren Prozessen.“

Passgenaue Softwarelösungen finden

Aber welche Programme oder Softwarelösungen eignen sich jetzt für Betriebe? Bei der Beantwortung dieser Frage kommt es zunächst immer auf die jeweilige Situation des Unternehmens an:

• Gibt es feste Lieferketten?
• Ist ein Programm, das auch die Materialwirtschaft miterfasst, notwendig?
• Sind spezifische Branchenlösungen, die sich besonders gut eignen, vorhanden?

Ob es also die ERP-Software X360 von Haufe oder eine Lösung des Systemanbieters Datev oder eines anderen vertrauenswürdigen Anbieters ist – für die Ecovis-Experten ist klar: Solche Tools sind künftig unerlässlich. „Hier gibt es einen bunten Strauß an Angeboten, die infrage kommen können“, sagt Laudahn. Sein Kollege Bachmeier ergänzt: „Wer komplexe Warenwirtschaftssysteme mit vielen Materialbestellungen und Umsätzen hat, sollte spätestens bei der Einführung der E-Rechnung eine integrierte Software in Betracht ziehen.“

Achten sollten Unternehmen bei der passgenauen Auswahl einer Lösung darauf, dass die Anbindung zum Steuerberater möglichst reibungslos funktioniert. „Nehmen Sie also nicht nur zu Ihrer IT-Abteilung Kontakt auf, sondern auch zu Ihrem Steuerberater, bevor Sie sich für eine Software entscheiden“, rät Laudahn. Und Bachmeier verweist zudem auf die eigene Kompetenz bei Ittaro: „Wir beraten umfassend zur Prozessoptimierung, erarbeiten in enger Zusammenarbeit mit den Softwareanbietern passgenaue Lösungspakete und stehen natürlich auch bei der Softwaremigration zur Seite.“

Und wie teuer ist das Ganze? So unterschiedlich die Lösungen, so unterschiedlich sind auch die Kosten, die auf ein Unternehmen zukommen können, wenn es sich für eine moderne Softwarelösung entscheidet. Allerdings ist sich Laudahn sicher: „Natürlich kommt es hier ganz erheblich auf die Größe des Unternehmens und den Einsatz der digitalen Lösungen an. Aber der Gewinn ist groß und Kosten amortisieren sich.“