FAQ zum Kassengesetz: Die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst
Das Kassengesetz, also das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, gilt bereits seit Ende 2016. Doch einige Punkte blieben bisher unklar. Das Bundesministerium der Finanzen hat nun in einem FAQ die häufigsten Fragen zur Umsetzung des Kassengesetzes beantwortet.
Kassengesetz: Manipulationen verhindern
Seit 1. Januar 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese verhindert durch eine unveränderbare Protokollierung der Kassendaten eine Manipulation. Die TSE vergibt für jede Transaktion eine einmalige Transaktionsnummer, die mögliche auftretende Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar macht.
Ein weiteres Mittel zur Verhinderung von Steuerausfällen ist die Belegausgabepflicht. Dadurch kann das Finanzamt im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung leichter nachprüfen, ob Unternehmen Geschäftsvorfälle einzeln festgehalten haben oder ob die Kasse manipuliert wurde. Alternativ zu einer elektronischen Registrierkasse können Unternehmer weiterhin eine offene Ladenkasse verwenden. Für diese besteht keine Belegausgabepflicht. „Aber auch eine offene Ladenkasse muss ordnungsgemäß geführt werden und für eine Kassen-Nachschau überprüfbar sein“, weiß Andre Strunz, Steuerberater bei Ecovis in Hannover.
Pflichtangaben für Belege und Folgen bei Nichtbeachtung
Zu den Pflichtangaben der elektronischen Belege gehören
- der Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Datum der Belegausstellung,
- der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der Leistung sowie
- das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag.
Ein Verstoß gegen diese Grundsätze kann im schlimmsten Fall zu einer Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen.
Anwendungsbereich der TSE bei elektronischen Aufzeichnungssystemen
Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen erstellt. Sobald Systeme in der Lage sind, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen, fällt der entsprechende Teil der Software – jedoch nicht das gesamte System – unter die Aufzeichnungspflichten. Wichtig ist hierbei, dass das System „kassensturzfähig“ ist, also dass eine Überprüfung des Ist-Bestandes der Kasse mit dem Soll-Bestand möglich ist.
Bei mobilen Endgeräten, also Handhelds, ist zu unterscheiden, ob sie ein Teil eines Aufzeichnungssystems sind oder als Eingabegerät einzustufen sind. Sofern sich das Gerät offline, also ohne Anbindung an eine andere, zentrale Kasse betreiben lässt, ist es unmittelbar an eine TSE anzubinden.
Die TSE in der Praxis
Die Grunddaten der Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit eindeutig in ihre Einzelpositionen, also die verkauften Artikel oder die erbrachte Leistung, aufgegliedert werden können. Daneben sind der endgültige Einzelverkaufspreis, der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag, vereinbarte Preisminderungen, die Zahlungsart, das Datum der Zeitpunkt des Umsatzes sowie die verkaufte Menge beziehungsweise Anzahl anzugeben.
Für jede Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls oder eines anderen Vorgangs muss unmittelbar eine neue Transaktion gestartet werden. Ein Vorgang ist beispielsweise dann zu starten, wenn aufgrund einer Bestellung Ware produziert wird, Anzahlungen geleistet werden oder für den Rücktritt von der Bestellung eine Zahlung vereinbart wurde.
Was gilt für Trinkgeld?
Eine Besonderheit gilt bei Trinkgeldern:
- Trinkgelder an den Unternehmer sind Teil des Umsatzes und damit zwingend zu erfassen.
- Bei Trinkgeldern an Angestellte ist zu beachten, dass diese getrennt vom betrieblichen Bargeldbestand aufbewahrt werden sollten.
„Wenn Unternehmer Trinkgelder in den Geldbestand der Kasse aufnehmen, müssen sie darüber Aufzeichnungen erstellen und diese mit einer TSE absichern“, erklärt Strunz.
Ausfall der TSE
Im Regelfall darf ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine Gruppe elektronischer Aufzeichnungssysteme genau einer TSE zugeordnet sein. Lediglich bei einer Störung darf auf eine zweite TSE zugegriffen werden. Umgekehrt dürfen jedoch mehrere Kassen an eine TSE angebunden werden. Die TSE darf genutzt werden, solange alle Zertifizierungen und die kryptografischen Zertifikate der TSE gültig sind. Fällt die TSE aus, müssen die Ausfallzeiten und -gründe dokumentiert werden. Wenn das elektronische Aufzeichnungssystem in dieser Zeit weiter betrieben wird, muss der Ausfall auf dem Beleg ersichtlich sein, die Belegausgabepflicht besteht in diesem Fall fort. Die Belegausgabepflicht entfällt lediglich bei einem vollumfänglichen Ausfall des Aufzeichnungssystems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit.
Was Unternehmerinnen und Unternehmer bei einer Kassen-Nachschau beachten müssen
Bei der Kassen-Nachschau überprüfen zwei Finanzbeamte ohne Voranmeldung die Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen, also die Kasseneinnahmen und -ausgaben. Unternehmer müssen in diesem Fall die elektronischen Daten unmittelbar zur Verfügung stellen – wie genau, ist nicht festgelegt. „Steht bei Ihnen der Kassenprüfer vor der Tür, dann rufen Sie am besten sofort Ihren Steuerberater an“, rät Andre Strunz.
Schafft der Unternehmer eine neue Kasse an, dann darf er die alte Kasse nicht ohne Weiteres entsorgen, wenn in dieser Kasse noch Daten gespeichert werden. Sind die Daten verloren, darf das Finanzamt in der Regel schätzen.
Das FAQ in der Praxis
Das FAQ zum Kassengesetz beinhaltet einen umfassenden Fragenkatalog zu steuerlichen Vorschriften, die Unternehmer bei elektronischen Registrierkassen und anderen Aufzeichnungssystemen beachten müssen. „Für die häufigsten Fragen hat das Bundesfinanzministerium nun ein übersichtliches Nachschlagewerk geschaffen und Unklarheiten aus dem Weg geräumt“, sagt Strunz.
