ZUGFeRD kommt

Klingt kompliziert, ist aber einfach: Das neue Rechnungsdatenformat ZUGFeRD verspricht Unternehmen erhebliche Kosten- und Zeiteinsparung.

Papierrechnungen könnten schon bald überflüssig werden. Denn mit ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) gibt es seit Mitte 2014 ein neuartiges Format für den elektronischen Rechnungsaustausch. Rein optisch sind ZUGFeRD-Dateien, in denen die Rechnungsinformationen gleichsam eingebettet sind, von herkömmlichen PDF-Dokumenten nicht zu unterscheiden. Versendet werden die Rechnungen einfach per E-Mail. Für Lesen und Drucken reicht ein Acrobat Reader.

Der Dreh bei ZUGFeRD: Wer Buchhaltungsprogramme mit ZUGFeRD-konformen Erweiterungen nutzt, kann Rechnungsinformationen wie etwa Adressen, IBAN, Rabatte, Mehrwertsteuerbeträge oder Rechnungsnummern elektronisch in nachgelagerten Prozessen weiterverarbeiten, zum Beispiel in der Buchhaltung oder in der Steuerkanzlei. Im Endeffekt, so die Idee, soll dies die medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen. Dass daraus spürbare Vorteile resultieren können, liegt auf der Hand. „Das gesamte Buchhaltungsprozedere für Eingangs- und Ausgangsrechnungen wird damit deutlich vereinfacht“, bringt es Steuerberater Heiko Beyer auf den Punkt. Drucker- und Portokosten entfallen damit ebenso wie die zeitraubende Suche nach Papierrechnungen, da die elektronischen Belege jederzeit bereitstehen. Obendrein erübrigen sich in der Rechnungsverarbeitung die bisher üblichen OCR-Systeme (Optical Character Recognition). Damit werden IT-Kapazitäten frei. Hinzu kommt, dass wohl die meisten Buchhaltungsprogramme in den nächsten ein bis zwei Jahren für ZUGFeRD erweitert werden. „Auf lange Sicht führt für die meisten Firmen kein Weg am neuen Format vorbei, zumal immer mehr Kunden und Lieferanten den Einsatz fordern könnten“, sagt Beyer und fügt hinzu: „Nachteile sehe ich in puncto ZUGFeRD nicht.“

Worüber wir sprechen sollten

• Welche Prozesse sollten für den ZUGFeRD-Einsatz definiert sein?
• Welche Vorteile bieten Ihnen ZUGFeRD-konforme Rechnungen?
• Wie werden die Rechnungen verschickt und welche Absprachen sind nötig?