E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten, Ausnahmen und Lösungen
Die Digitalisierung der Geschäftswelt schreitet voran – und macht auch vor dem Rechnungswesen nicht halt. Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung. Doch was bedeutet das konkret für Kleinunternehmer? Wir klären alle wichtigen Fragen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit
- Für den Empfang von E-Rechnungen reicht anfangs ein einfaches E-Mail-Postfach
- E-Rechnungen müssen den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
- Ein einfaches PDF-Dokument gilt nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes
Was ist eine E-Rechnung nach dem neuen Gesetz?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG, wenn sie:
- in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird
- elektronisch übermittelt wird
- eine elektronische Verarbeitung ermöglicht
Wichtig: Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht mehr. Eine E-Rechnung muss den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.
Kleinunternehmer: Was gilt speziell?
Das Gesetz sieht für Kleinunternehmer besondere Regelungen vor:
- Empfangspflicht: Auch Kleinunternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten
- Ausstellungspflicht: Von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG befreit
- Übergangsfristen: Für alle anderen Unternehmen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Mehr zu den Übergangsfristen lesen Sie hier: BMF veröffentlicht FAQ zur E-Rechnung (ecovis.com)
Praktische Umsetzung
Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es verschiedene technische Möglichkeiten, die auch für Kleinunternehmer einfach umzusetzen sind:
- E-Mail-Postfach: Für den reinen Empfang einer E-Rechnung reicht zunächst ein einfaches E-Mail-Postfach aus. Die E-Rechnung wird als Datei (z.B. XML, PDF oder kombiniert) per E-Mail zugestellt.
- Visualisierung: Um E-Rechnungen in strukturierten Formaten (wie XRechnung oder ZUGFeRD) einsehen zu können, kann das kostenlose Online-Visualisierungstool von Elster verwendet werden. Damit können auch Kleinunternehmer ohne technisches Know-how die Inhalte strukturierter E-Rechnungen einsehen.
Revisionssichere Archivierung
Zu beachten ist, dass E-Rechnungen gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) revisionssicher archiviert werden müssen:
- Die Aufbewahrungspflicht beträgt acht Jahre
- Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil unveränderbar in seiner ursprünglichen Form gespeichert werden
- Es empfiehlt sich, hierfür eine geeignete Software zu nutzen
Zulässige Formate für E-Rechnungen
Folgende Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen:
- XRechnung (deutscher Standard)
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer Profile MINIMUM und BASIC-WL)
- Andere Formate nach der Norm EN 16931
- Individuell vereinbarte Formate, sofern sie die richtige und vollständige Extraktion der steuerlich relevanten Daten ermöglichen (z.B. EDIFACT)
So bereiten sich Kleinunternehmer optimal vor
Auch wenn Kleinunternehmer aktuell nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind, lohnt es sich, schrittweise auf digitale Prozesse umzustellen:
Technische Infrastruktur aufbauen
Investieren Sie in Softwarelösungen, die den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen ermöglichen. Es gibt bereits kostengünstige und benutzerfreundliche Systeme, die speziell für kleinere Unternehmen entwickelt wurden.
Geschäftspartner einbeziehen
Klären Sie frühzeitig, welche Formate und Übertragungswege Ihre Geschäftspartner bevorzugen. Viele Geschäftspartner fordern bereits jetzt den digitalen Rechnungsaustausch.
Mitarbeiter schulen
Machen Sie Ihre Mitarbeiter mit den neuen Systemen und Prozessen vertraut, um einen reibungslosen Übergang in den digitalen Rechnungsverkehr zu gewährleisten.
Vorteile der E-Rechnung für Kleinunternehmer
Auch wenn Kleinunternehmer nicht zur Ausstellung verpflichtet sind, bietet die Umstellung auf E-Rechnungen zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
- Reduktion von Papier und Druckkosten
- Schnellere Zahlungseingänge durch digitale Übermittlung
- Weniger Fehler durch automatisierte Datenverarbeitung
- Zukunftssicherheit in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt
- Bessere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater durch direkten digitalen Datenaustausch und einfachere Übermittlung von Buchhaltungsunterlagen
Ausblick
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungswesens. Für Kleinunternehmer besteht zwar aktuell keine Pflicht zur Ausstellung, aber sie müssen seit 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Die gute Nachricht: Der Einstieg in die digitale Rechnungsverarbeitung kann schrittweise erfolgen und muss nicht mit hohen Investitionen verbunden sein. Schon ein einfaches E-Mail-Postfach kombiniert mit kostenlosen Online-Tools kann den ersten Schritt darstellen.
Langfristig bietet die Umstellung auf digitale Prozesse jedoch deutliche Effizienzsteigerungen und Wettbewerbsvorteile. Es lohnt sich daher für Kleinunternehmer, sich frühzeitig mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen und eine zukunftsorientierte Digitalisierungsstrategie zu entwickeln.
Mehr zum Thema E-Rechnung lesen Sie auch hier: E-Rechnungspflicht ab 2025 (ecovis.com)
Ansprechpartner
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FAQ zur E-Rechnung für Kleinunternehmer
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen erstellen.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja, ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland, auch Kleinunternehmer, in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Wie kann ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Für den Einstieg reicht ein einfaches E-Mail-Postfach. Zur Anzeige von strukturierten E-Rechnungen können Sie kostenlose Tools wie den Elster Visualisierungsdienst nutzen.
Muss ich als Kleinunternehmer eine spezielle Software kaufen?
Für den reinen Empfang und die Visualisierung von E-Rechnungen ist keine kostenpflichtige Software zwingend erforderlich. Für die vorgeschriebene revisionssichere Archivierung und eine effizientere Verarbeitung ist jedoch eine spezielle Lösung sinnvoll.
Was ist der Unterschied zwischen PDF-Rechnung und E-Rechnung?
Eine einfache PDF-Rechnung gilt nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format (wie XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen, das eine automatisierte maschinelle Verarbeitung ermöglicht.
Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?
Zulässige Formate sind XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer Profile MINIMUM und BASIC-WL), andere Formate nach der Norm EN 16931 sowie individuell vereinbarte Formate, sofern sie die vollständige Extraktion der steuerlich relevanten Daten ermöglichen.
Kann ich PDF-Rechnungen weiterhin versenden?
Als Kleinunternehmer dürfen Sie weiterhin PDF-Rechnungen versenden. Beachten Sie jedoch, dass ab 2028 alle anderen Unternehmen verpflichtend E-Rechnungen ausstellen müssen. Es kann daher sein, dass Ihre Geschäftspartner zunehmend E-Rechnungen fordern.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen, wie herkömmliche Rechnungen auch, acht Jahre lang aufbewahrt werden. Sie müssen dabei in ihrem ursprünglichen elektronischen Format gemäß den GoBD-Vorgaben revisionssicher archiviert werden.
Kann ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen?
Ja, auch als Kleinunternehmer können Sie freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Dies kann ein Wettbewerbsvorteil sein und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern erleichtern, die digitale Prozesse bevorzugen.
Welche kostenlosen Tools gibt es für die Erstellung von E-Rechnungen?
Es gibt verschiedene kostenlose Tools für Kleinunternehmer:
-
PDF24 (ZUGFeRD und XRechnung)
-
WISO MeinBüro (Nur XRechnung)
-
sevDesk E-Rechnungsgenerator (ZUGFeRD und XRechnung)
Beachten Sie, dass einige dieser Tools in ihren kostenlosen Versionen möglicherweise eingeschränkte Funktionen bieten. Für erweiterte Features oder ein höheres Rechnungsvolumen könnten kostenpflichtige Versionen oder Zusatzmodule erforderlich sein.
Kostenlose E-Rechnungstools eignen sich gut für den Einstieg und für Kleinunternehmer mit geringem Rechnungsvolumen. Für langfristige und professionelle Anforderungen kann jedoch die Investition in eine kostenpflichtige Lösung mit umfassenderem Funktionsumfang, besserer Integration und zuverlässigem Support sinnvoller sein.
Empfehlung: Beginnen Sie mit einem kostenlosen Tool, um Erfahrungen zu sammeln und die Grundfunktionen kennenzulernen. Wenn Ihr Geschäft wächst oder Sie mehr Funktionen benötigen, sollten Sie den Umstieg auf eine kostenpflichtige Lösung in Betracht ziehen, die Ihren individuellen Anforderungen entspricht.
