Seit 2020 muss jedes neue Kassensystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE), geschützt sein. Seit 2022 dürfen Betriebe alte Kassen nicht mehr einsetzen, und seit Beginn des Jahres 2025 sind Kassen mit zTSE dem Finanzamt zu melden. Ziel: Bargeldgeschäfte und Schwarzgeld eindämmen.

 Die Finanzverwaltung zieht die Daumenschrauben an und verlangt seit 2022 den Einsatz von Kassen mit zTSE. Sie bestehen aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Kassen, die nicht über eine zTSE verfügen, dürfen Anwender seit Ende 2022 nicht mehr einsetzen. „Haben Betriebe kein aufgerüstetes Kassensystem, ist das eine Ordnungswidrigkeit, die mit hohen Bußgeldern belegt werden kann“, sagt Anton Filser, Steuerberater bei Ecovis in Ingolstadt. Weiter: „Eine offene Ladenkasse, also die Aufzeichnung von Bareinnahmen ohne elektronische Unterstützung, ist aber unverändert zulässig.“

Kassen fristgerecht melden

Um der Finanzverwaltung eine optimale Nachprüfung zu ermöglichen, müssen Betriebe alle Kassen seit Anfang 2025 dem Finanzamt melden. Alle bereits jetzt vorhandenen und die bis zum 30. Juni 2025 noch angeschafften Kassen sind bis zum 31. Juli 2025 anzuzeigen. Wer ab Juli 2025 eine neue Registrierkasse kauft, muss sie dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach dem Kauf melden. Gemeldete Kassen, die Unternehmen verkaufen, verschrotten oder anderweitig außer Betrieb nehmen, sind ebenfalls innerhalb eines Monats beim Finanzamt abzumelden. „Auch Kassen, die gemietet oder geleast sind, sind meldepflichtig“, weiß Filser.

Was gilt als meldepflichtiges Kassensystem?

Alle Systeme, die elektronisch Bargeldgeschäfte aufzeichnen, sind meldepflichtig. Neben klassischen Kassensystemen oder Registrierkassen – auch als Tablet- oder App-Lösung – fallen Waagen mit Registrierkassenfunktion sowie Warenwirtschaftssysteme und Hotelsoftware mit Kassenfunktion unter die Meldepflicht. Nicht meldepflichtig sind Waren- und Dienstleistungsautomaten, beispielsweise Eier- und Milchautomaten.

„Bei Betriebsprüfungen ist allerdings die Zeit vor dem Einsatz von Kassen mit TSE oft ein Streitpunkt“, sagt Filser. Allein bei formellen Fehlern drohen hohe Zuschätzungen des Fiskus und Steuernachzahlungen. Bei Altkassen, bei denen sich unter Umständen erst nach vielen Jahren des Gebrauchs nachträglich herausstellt, dass sie objektiv manipulierbar sind, darf das Finanzamt jedoch nicht ohne weitere Beweise nicht versteuerte Bareinnahmen unterstellen, so der Bundesfinanzhof in einem Urteil vom 28. November 2023, das der Finanzverwaltung einen Dämpfer versetzte (X R 3/22). „In der Beratungspraxis lohnt es sich, bei ausschließlich formellen Mängeln ins Detail zu gehen und die Historie der entsprechenden Kasse aufzuarbeiten und vom Finanzamt Konkretisierungen einzufordern, die eine Manipulation belegen können. Anderenfalls kann eine Vollschätzung nicht zulässig sein“, sagt Ecovis-Steuerberater Filser.

Gut zu wissen

Wie die Anmeldung einer Kasse beim Finanzamt läuft ? Das erfahren Sie hier: https://de.ecovis.com/aktuelles/elektronische-kassen-anmelden-vordrucke-endlich-ab-1-januar-2025-vorhanden/