Ordnungsgemäße Kassenführung: Manipulation ausgeschlossen

Wer seine Registrierkasse künftig den Vorgaben entsprechend nutzen will, dem macht es der Gesetzgeber nicht leicht, den Überblick zu bewahren. Denn unterschiedliche Fristen und Regelungen müssen beachtet werden.

Jetzt ist es offiziell – und auch die Zeitschiene steht fest: Das Bundeskabinett hat am 13. Juli 2016 den Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen beschlossen, das den gleichmäßigen Steuervollzug gewährleisten soll. Mit dem neuen Gesetz soll verhindert werden, dass digitale Grundaufzeichnungen beispielsweise in elektronischen Registrierkassen unerkannt geändert oder gar gelöscht werden können.

Das verpflichtende elektronische Aufzeichnungssystem, das aus den drei Komponenten Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle besteht, muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung gesichert werden. Die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben läuft in drei Schritten.

Ab 1. Januar 2017 muss eine Registrierkasse eingesetzt werden, die die Daten digital und einzeln speichert und für den gesamten Aufbewahrungszeitraum vorhält

• Journaldatei mit allen einzelnen Geschäftsvorfällen (auch alle Storno- buchungen);
• alle Auswertungsdateien (wie Warengruppen- oder Bedienerberichte);
• alle Programmierungsdateien und deren Änderungen (kein Überschreiben der bisherigen Programmierung zulässig);
• Stammdatendateien und deren Änderungen (Überschreiben nicht zulässig);
• Strukturinformationen;
• Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarten).

Zudem müssen Bedienungsanleitung, Programmieranleitung und Programmabrufe nach jeder Änderung aufbewahrt werden.

Ab 1. Januar 2020 dürfen nur noch Kassensysteme zum Einsatz kommen, die neben einem sogenannten Fiskalspeicher (ein vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI, zertifiziertes System zur Datenspeicherung) auch über eine entsprechende Schnittstelle zum Auslesen der Daten verfügen. Solche zertifizierten Kassensysteme sind am Markt noch nicht verfügbar. Für Kassen, die den Anforderungen zum 1. Januar 2017 jedoch gerecht werden, gilt eine Übergangsfrist bis 31. Dezember 2022, das heißt, diese Kassen können auch danach noch eingesetzt werden.

Ab 2023 gilt: Für Unternehmen, die ein neues Kassensystem nach dem 25. November 2010 erworben haben, das den Anforderungen zum 1. Januar 2017 gerecht wurde, es aber nicht mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung aufrüsten können, läuft jetzt die Übergangsfrist aus. Diese konnte nur in Anspruch genommen werden, wenn die vorhandene Kasse mit Hard- und Software nachweislich ausgerüstet wurde, um den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 gerecht zu werden. „Betriebe müssen streng darauf achten, dass sie die neuen Verpflichtungen korrekt umsetzen, denn Verstöße können ab 2020 als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden“, erläutert Steuerberaterin Ines Wollweber.

Neben den technischen Neuerungen wird 2020 auch die sogenannte Kassennachschau eingeführt. Ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung darf das zuständige Finanzamt in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben überprüfen.