Fahrtenbuch – Digital statt Papier

Für Unternehmer und Freiberufler, die dienstlich oft mit ihrem Pkw unterwegs sind, bietet sich ein elektronisches Fahrtenbuch an.

Ecovis-Steuerberater Hans Laimer aus Landau freut sich über den Nutzen seines elektronischen Fahrtenbuchs. „Der Zeitaufwand ist deutlich geringer als bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch“, bringt er einen wesentlichen Vorteil auf den Punkt. Bevor er mit seinem Pkw losfährt, wählt er bei der elektronischen Variante mit drei farbigen Tasten aus, um welche Fahrt es sich handelt: dienstlich, privat oder um die Strecke zwischen Wohnung und Kanzlei. Die unter einer Klappe versteckte Tastatur hat er am Armaturenbrett links neben dem Lenkrad montieren lassen. „Ich bin mit dieser Lösung voll und ganz zufrieden“, sagt der Steuerexperte, der das System bereits seit Sommer 2016 verwendet. Meist nutzt er den Pkw dienstlich oder für den Weg ins Büro. Privat ist er nur gelegentlich unterwegs.

Das Ausfüllen des Fahrtenbuchs übernimmt im Grunde die Elektronik mit der eingebauten GPS-Ortung. Die Technik erfasst alle relevanten Daten der einzelnen Routen automatisch, vom Zeitpunkt des Fahrtbeginns über die zurückgelegten Strecken bis zur Ankunftszeit. Hierzu hat er sämtliche wiederkehrenden Fahrziele und Routen mit den Namen der Geschäftskunden schon vorab per Internet gespeichert. Dadurch kann er jederzeit auf die bereits erfassten Kundendaten samt der zugehörigen Strecke zugreifen. Für seine Steuererklärung druckt Laimer einfach die Liste mit allen zurückgelegten Fahrten aus. Dazu gehören auch Reisen zu Weiterbildungsveranstaltungen.

Automatische Aufzeichnung und Dokumentation

Interessant sind elektronische Anwendungen besonders auch für Firmenflotten. „Neben den steuerlich relevanten Daten können zudem Zeiten für An- und Abfahrten oder die Verweildauer am jeweiligen Zielort aufgezeichnet und analysiert werden. Vorab bestimmte Halt- und Einsatzgründe werden durch metergenaues Geofencing automatisch aufgezeichnet und in späteren Dokumentationen ausgewiesen“, erklärte Thomas Duczek, Projektleiter bei Geranos Drive, einem Anbieter elektronischer Fahrtenbücher aus Bad Endorf.

Worauf ist bei der Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuchs zu achten? „Die Finanzämter erkennen die Fahrtenbücher nur an, wenn sie manipulations- und revisionssicher sind“, betont Ecovis-Steuerberaterin Katrin Grothe in Pritzwalk. Die Elektronik samt Software muss so installiert sein, dass das System nicht vom Bordnetz des Fahrzeugs zu trennen ist. Nachträgliche Korrekturen lassen sich zwar per Internet-Browser durchführen und sind auch erlaubt. „Doch die Änderungen der bereits eingegebenen Informationen, wie etwa ein Reiseziel, sind binnen sieben Tagen vorzunehmen“, warnt Hans Laimer, sonst ist Ärger mit dem Fiskus vorprogrammiert.

Ordentlich führen

Ein Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten, egal ob manuell oder elektronisch geführt:

• Dienstfahrten: Datum und Kilometerstand zu Beginn sowie am Ende mit Ziel, Route, Reisezweck, Zeitangaben, Namen der aufgesuchten Geschäftspartner oder das jeweilige Kürzel.
• Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz: Datum, Kilometerstand bei Fahrtbeginn und am Ziel
• Privatfahrten: Hier reichen die Angaben für die gefahrenen Kilometer

Hans Laimer, Steuerberater bei Ecovis in Landau

Katrin Grothe, Steuerberaterin bei Ecovis in Pritzwalk