Digitalisierung der Kanzlei – „Mehr im Jetzt statt in der Vergangenheit“

Wie verändert Digitalisierung den Alltag in Steuerkanzleien wirklich? Juliane Schmitz, Steuerberaterin und Niederlassungsleiterin bei Ecovis in Hof, erklärt, warum klare Prozesse entscheidend sind und weshalb Digitalisierung vor allem eine Frage der Haltung ist.

Frau Schmitz, was verstehen Sie unter einer „digitalisierten Kanzlei“?

Für mich ist eine digitalisierte Kanzlei vor allem eine Kanzlei mit klar definierten Prozessen. Neue Mitarbeitende finden dadurch schneller in ihre Aufgaben hinein, gleichzeitig entsteht für erfahrene Kolleginnen und Kollegen mehr Eigenverantwortung und Flexibilität im Arbeitsalltag. Digitalisierung bedeutet also nicht nur neue Software, sondern vor allem strukturierte und nachvollziehbare Abläufe.

Wie können digitale Prozesse den Arbeitsalltag von Steuerkanzleien konkret erleichtern?

Ein großer Vorteil liegt in der besseren Auffindbarkeit von Informationen. Durch eine gute digitale Ablage und eine sinnvolle Verschlagwortung können wichtige Dokumente, Notizen oder Informationen deutlich schneller gefunden werden. Das erleichtert insbesondere Vertretungssituationen und sorgt dafür, dass Wissen nicht mehr an einzelne Personen gebunden ist.

In welchen Bereichen sehen Sie die größten Effizienzgewinne durch Digitalisierung?

Die größten Effizienzgewinne entstehen aus meiner Sicht dort, wo Prozesse nicht einfach digital abgebildet, sondern grundsätzlich neu gedacht werden. Genau dadurch konnten wir in unserer Niederlassung spürbare Verbesserungen erreichen.

Welche Tätigkeiten profitieren besonders von digitalen Lösungen und wo stößt Digitalisierung an ihre Grenzen?

Vor allem die Finanz- und Lohnbuchhaltung profitieren stark von der Digitalisierung, weil sich dort viele standardisierte Prozesse definieren lassen. Grenzen sehe ich hingegen bei der individuellen Beratung und Steuergestaltung. Hier bleibt der persönliche fachliche Blick entscheidend, weil sich komplexe Sachverhalte nicht vollständig automatisieren lassen.

Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine gelungene Digitalisierung in der Kanzlei?

Wichtig sind vor allem eindeutige Prozesse und gemeinsame Ziele, die von allen getragen werden. Entscheidend ist aber auch, dass die Kanzleileitung Digitalisierung aktiv vorlebt. Wer selbst nicht bereit ist, digital zu arbeiten, wird Mitarbeitende nur schwer dafür begeistern können.

Welche Rolle spielen dabei klare Standards und strukturierte Prozesse?

Ohne klare Standards und strukturierte Prozesse funktioniert Digitalisierung meiner Meinung nach nicht. Sie schaffen Orientierung, Verlässlichkeit und eine gemeinsame Arbeitsweise im Team.

Wie wichtig ist das Mindset im Team für den Erfolg der Digitalisierung?

Das Mindset spielt eine zentrale Rolle. Ich glaube allerdings weniger, dass die Kanzleileitung das Mindset aktiv „verändert“ – vielmehr gibt sie es vor. Entscheidend ist, dass Prozesse von allen gleichermaßen eingehalten werden und Digitalisierung im Alltag tatsächlich gelebt wird. Auch die eigene Begeisterung für das Thema wirkt sich auf das Team aus.

Wo liegen aktuell die größten Herausforderungen bei Digitalisierungsprojekten in Ihrer Kanzlei?

Eine große Herausforderung ist häufig die Dokumentation. Früher gab es beispielsweise den bekannten Zettel ganz oben im Ordner, damit wichtige Hinweise sofort sichtbar waren. Solche Lösungen müssen digital neu gedacht werden. Gleichzeitig verändern sich Prozesse heute sehr schnell. Was heute optimal erscheint, kann durch neue Automatisierungen oder gesetzliche Änderungen morgen schon wieder angepasst werden müssen. Mitarbeitende dabei kontinuierlich mitzunehmen, ist eine der größten Aufgaben.

Welche Stolpersteine begegnen Kanzleien häufig zu Beginn der Digitalisierung?

Gerade am Anfang wird häufig zu viel ausprobiert, ohne klare Vorgaben zu schaffen. Das führt oft dazu, dass nicht alle Mitarbeitenden gleichermaßen mitgenommen werden. Gute Erfahrungen haben wir damit gemacht, Veränderungen verbindlich einzuführen und klare Zeitpunkte festzulegen – zum Beispiel ab einem bestimmten Veranlagungsjahr.

Was würden Sie Kanzleien raten, die noch am Anfang stehen?

Wichtig ist, dass Kanzleileitungen selbst aktiv mitmachen und konsequent dranbleiben. Digitalisierung funktioniert nicht, wenn sie nur delegiert wird. Mitarbeitende orientieren sich stark daran, wie konsequent Veränderungen vorgelebt werden.

Wie wird sich die Arbeit in Steuerkanzleien durch Digitalisierung und Automatisierung in den nächsten Jahren verändern?

Ich bin überzeugt, dass wir durch Digitalisierung effizienter werden und dadurch künftig auch wieder mehr Neumandate annehmen können. Gleichzeitig wird sich das Berufsbild verändern: Themen wie betriebswirtschaftliche Beratung und die Auswertung von Kennzahlen werden stärker in den Vordergrund rücken. Insgesamt werden wir mehr im Jetzt und mit Blick auf die Zukunft arbeiten und weniger damit beschäftigt sein, die Vergangenheit aufzuarbeiten.