E-Rechnung: Wer jetzt nicht handelt, riskiert den Vorsteuerabzug

Seit dem Jahr 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung. Doch viele Unternehmen sind noch nicht vorbereitet. Wer wichtige Anforderungen übersieht, riskiert schon jetzt den Verlust des Vorsteuerabzugs und damit bares Geld. Fabian Bergmoser, Steuerberater und Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing, erklärt die Details.

Die Umsetzung der E-Rechnung in Deutschland ist in vollem Gange. Bereits seit dem Jahr 2025 müssen sich Unternehmer der E-Rechnung stellen und diese schrittweise umsetzen. Grundlage für die E-Rechnung ist das Wachstumschancengesetz. Ziel ist es, den Rechnungsverkehr zu digitalisieren und Steuerbetrug zu reduzieren. Für Unternehmen bedeutet das jedoch vor allem eines: Sie müssen ihre Prozesse rechtzeitig anpassen. Wer das versäumt, riskiert finanzielle Nachteile.

Vorsteuerabzug nur bei korrekter E-Rechnung

Besonders kritisch ist der Vorsteuerabzug. Denn dieser ist künftig an die E-Rechnung geknüpft. Liegt eine Rechnung demnach nicht im richtigen Format vor, besteht kein Vorsteuerabzug. „Der größte Fehler ist zu glauben, man habe noch Zeit“, sagt Steuerberater Bergmoser. „Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Wer hier seit 2025 nicht vorbereitet ist, verliert im Zweifel sofort den Vorsteuerabzug.“

Fehlerquellen bei der Rechnungsprüfung

Nicht jede E-Rechnung ist automatisch korrekt. Gerade bei hybriden Formaten, bei denen ein Bildteil und ein strukturierter Datensatz kombiniert werden, kommt es immer wieder zu Abweichungen zwischen beiden Elementen. „Entscheidend ist jedoch ausschließlich der strukturierte Datensatz. Ist dieser inhaltlich nicht korrekt, ist der Vorsteuerabzug gefährdet“, warnt der Steuerprofi. Vorsicht ist auch beim Verbuchen geboten. Wird die Verbuchung nach einem falschen Bildteil vorgenommen, können sich schwerwiegende umsatzsteuerrechtliche Fehler in die Finanzbuchhaltung einschleichen.

Übergangsfristen laufen bald aus

Auch der Zeitfaktor erhöht den Druck. Noch gelten Übergangsregeln für den Versand von E-Rechnungen. Papier- oder PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 zulässig. Ab dem Jahr 2027 wird dies jedoch stark eingeschränkt. Unternehmen mit höheren Umsätzen müssen dann verpflichtend E-Rechnungen ausstellen. Spätestens dann wird auch die Zahl eingehender E-Rechnungen deutlich steigen. „Unternehmen sollten das Jahr 2026 nicht als Schonfrist verstehen, sondern als letzte Gelegenheit zur Umsetzung“, so der Ecovis-Experte. „Wer erst reagiert, wenn Geschäftspartner nur noch E-Rechnungen akzeptieren, gerät schnell in Liquiditätsprobleme.“

Risiko für Zahlungseingänge

Denn die Auswirkungen gehen über den Vorsteuerabzug hinaus. Fehlt eine korrekte E-Rechnung, können Kunden Zahlungen zurückhalten. Damit wird aus einem formalen Fehler schnell ein echtes wirtschaftliches Risiko.

Was Unternehmen jetzt tun sollten:

• Eigene Prozesse prüfen: Können E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden?
• Zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten
• Software auf E-Rechnungsfähigkeit testen oder anpassen
• Rechnungsprüfung auf strukturierte Datensätze ausrichten
• Mitarbeiter schulen und klare Abläufe definieren

Blick nach vorn: EU-Pläne im Hintergrund

Ein zusätzlicher Blick in die Zukunft zeigt: Die E-Rechnung ist nur ein Zwischenschritt. Die Europäische Union plant mit dem Projekt „VAT in the Digital Age“ ein einheitliches Meldesystem für Umsätze ab Juli 2030. Unternehmen sollten daher schon heute auf Systeme setzen, die sich weiterentwickeln lassen.