E-Rechnung in der Gastronomie: Betriebsausgabenabzug bei Bewirtung sichern

6. Oktober 2026

Wer im Geschäftsalltag in ein Restaurant einlädt, will die Kosten steuerlich geltend machen. Aber wie stellen Unternehmen den Betriebsausgabenabzug bei E-Rechnungen sicher? Das erklärt Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Maximilian Pongratz in München.

Ein erfolgreiches Abendessen festigt Partnerschaften. Doch das Finanzamt fordert für den Steuerabzug präzise Angaben:

den konkreten Anlass,
die Namen aller teilnehmenden Personen inklusive die der Gastgeber,
das Datum,
den Betrag und
eine Unterschrift.

Die Krux an der Sache: Aktuelle digitale Standards für elektronische Rechnungen bieten Eingabefelder für diese Daten nur unter der Voraussetzung, dass die Angaben vorhanden und unveränderbar dokumentiert werden müssen. Ein bloßer Vermerk wie „Arbeitsgespräch“ kann als zu unbestimmt angesehen werden und den Betriebsausgabenabzug gefährden. „Es braucht zwingend eine rechtssichere Verknüpfung zwischen den Nachweisangaben und der eigentlichen E-Rechnung“, erklärt Maximilian Pongratz, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in München. Dokumentieren Unternehmen diese Informationen nicht zeitnah und absolut unveränderbar, streichen die Prüfenden den Steuervorteil bei der nächsten Betriebsprüfung rigoros aus den Büchern.

Bei Rechnungen unter 250 Euro entfällt die E-Rechnungspflicht. Es genügt der Papierbeleg. „Diesen sollten Gastgeber unveränderbar und zeitnah, in der Praxis regelmäßig innerhalb von zehn Tagen mit den geforderten Angaben erstellen“, erklärt Maximilian Pongratz, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in München.

Smarte Gastro oder Eigenbeleg

Einige zukunftsorientierte Gaststätten haben ihre Prozesse bereits angepasst. Sie drucken einen QR-Code auf einen vorläufigen Beleg. Über diesen Code tragen Unternehmerinnen und Unternehmer die fehlenden steuerlichen Pflichtangaben direkt am Tisch per Smartphone ein und erhalten im Anschluss eine fertige, korrekte E-Rechnung.

Diese offene Lösung passt allerdings nicht für jede Situation. Bei streng vertraulichen Verhandlungen, etwa vor einem Firmenverkauf, sollten solche sensiblen Details nicht auf den Servern Dritter landen. In diesen Fällen hilft nur der ergänzende elektronische Eigenbeleg. Dafür erstellt das bewirtende Unternehmen intern ein Dokument, versieht dieses mit einer elektronischen Signatur und verknüpft es fest mit der eingehenden E-Rechnung. Moderne Software-Anbieter liefern hierfür bereits funktionierende Systeme.

Saubere Prozesse dokumentieren

Damit das Finanzamt diese Lösung anerkennt, müssen Betriebe den genauen Ablauf festschreiben. Das Bundesfinanzministerium hat die Vorgaben dazu bereits in einem Schreiben vom 19. November 2025 festgezurrt. „Betriebe müssen die Prozessschritte in einer Verfahrensdokumentation festhalten“, betont Ecovis-Steuerberater Pongratz. Wer hier auf feste, digitale Abläufe setzt und die Dokumentation ernst nimmt, übersteht die nächste Betriebsprüfung ohne Beanstandung.