Kassennachschau: Büßen für die schwarzen Schafe
Bei der Kassenführung zieht der Gesetzgeber die Stellschrauben weiter an: Schon ab 2018 können Finanzbeamte unangemeldet im Unternehmen auftauchen und prüfen, ob alles stimmt.
Der Ärger und die Diskussionen rund um Bargeldgeschäfte und Kassenführung gehen weiter. Denn nach dem Gesetzentwurf der Bundesregierung vom 13. Juli 2016, mit dem die Anforderungen an Kassensysteme und Kontrollmechanismen bereits massiv erhöht wurden, legt der Gesetzgeber überraschend noch einmal nach und verfügt, dass die Finanzbeamten schon ab dem 1. Januar 2018 die Möglichkeit zu einer Kassennachschau haben. Die Prüfer können also unangekündigt ins Geschäft, in den Hofladen oder zum Marktstand kommen und sich vor Ort von der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung überzeugen.
Ursprünglich sollte die Kassennachschau erst in drei Jahren, ab 2020, eingeführt werden. Offensichtlich reichen dem Bundesfinanzministerium die bislang formulierten Vorgaben aber nicht aus, um Manipulationen bei Kassenaufzeichnungen zu verhindern oder ihnen auf die Schliche zu kommen. Schließlich geht es um viel Geld: Rund zehn Milliarden Euro sollen dem Fiskus pro Jahr durch frisierte Kassenbücher entgehen. „Für die schwarzen Schafe, die es durchaus gibt, müssen jetzt alle herhalten“, bringt es Axel Beck, Steuerberater bei Ecovis in Schwerin, auf den Punkt.
Mit einem Besuch der Kassenprüfer müssen besonders diejenigen Betriebe rechnen, die alle oder den überwiegenden Teil ihrer Geschäfte mit Bargeld abwickeln und darum eine intensive Kassenführung betreiben. Hier wird die Kasse zum Dreh- und Angelpunkt bei steuerlichen Unstimmigkeiten. Ob Metzger, Bäcker, Friseur, Markthändler oder Gastronom – rund 100.000 Betriebe, schätzen die Ecovis-Experten, können betroffen sein.
In der Praxis bedeutet das schon heute, dass die tägliche Kassenführung um einiges aufwendiger wird. Wer aus Zeitmangel den Kassensturz auch mal zwei oder drei Tage verschoben hat, sollte das möglichst ab sofort ändern und den allabendlichen Soll-/Ist-Abgleich zur ständigen Pflichtübung machen. Dabei empfiehlt es sich, kleinere Differenzen als Wechseldifferenzen regelmäßig auszubuchen und Bargeld entnahmen in Form von Eigenbelegen zu dokumentieren. „Wir raten dringend zu einer akribischen Kassenbuchführung, denn formelle Mängel wecken den Argwohn der Kontrolleure“, erklärt Ludwig Brummer, Steuerberater bei Ecovis in Freising. „Sie ziehen bei Beanstandungen unweigerlich eine reguläre Betriebsprüfung nach sich.“ Zu den typischen formellen Fehlern, die einem Prüfer Anlass für weitere Nachforschungen geben, gehören:
- Buchungen ohne Beleg,
- Verletzung der Aufbewahrungspflichten,
- Lücken bei den Tagesendsummenbons, sogenannten Z-Bons, und
- keine tägliche Abrechnung.
Folgenschwerer wiegen materielle Fehler in der Kassenführung. Dazu zählen die Verschleierung von Einnahmen, Kassenfehlbeträge sowie kein Zählen des Kassenbestands am Tagesende. Zweifeln die Prüfer die materielle Richtigkeit der Kassenführung an, berechtigt das die Finanzverwaltung zu den gefürchteten Umsatzzuschätzungen. So weit sollte man es aber gar nicht kommen lassen. Bis den Kontrolleuren der unangemeldete Zugriff erlaubt ist, bleiben noch ein paar Monate Zeit, die Kasse und die Kassenbuchführung technisch und organisatorisch auf den geforderten Stand zu bringen. Grundlage dafür ist das am 29. Dezember 2016 verabschiedete Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, mit dem verhindert werden soll, dass eingegebene Daten beispielsweise in elektronischen Registrierkassen unerkannt geändert oder sogar gelöscht werden können.
Das hat gesteigerte Anforderungen an alle elektronischen Kassen- und Aufzeichnungssysteme bereits seit Beginn dieses Jahres mit sich gebracht (siehe ECOVIS info, Ausgabe 1.2017). Es gilt nunmehr der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Das heißt, sämtliche Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten, es besteht die Pflicht zum täglichen Führen des Kassenbuchs oder Kassenberichts, und es muss die tägliche Kassensturzfähigkeit gegeben sein.
Ludwig Brummer, Steuerberater bei Ecovis in Freising
Axel Beck, Steuerberater bei Ecovis in Schwerin
Weitere Informationen finden Sie hier:
Ecovis-Praxisleitfaden „Ordnungsgemäße Kassenführung“: www.ecovis.com/kasse-2016
Aktualisiertes Ecovis-Erklärvideo „Neuerungen bei Registrier- und PC-Kassensystemen“: www.ecovis.com/steuern-recht/aktuelles/mediathek
