Aufträge sind schön – wenn die Kunden sie auch bezahlen. Aber das ist leider nicht immer der Fall. Mit einem geschickten Forderungsmanagement lassen sich die Ausfälle jedoch gering halten. Die Ecovis-Experten erklären, was Unternehmen tun können, um an ihr Geld zu kommen.

Fehlende Aufträge, Lieferschwierigkeiten, gestiegene Einkaufspreise, Konsumflaute – was auch immer die konkreten Gründe sein mögen, es zeigt sich, dass immer mehr Unternehmen in Zahlungsschwierigkeiten geraten. „In der Praxis beobachten wir, dass Betriebe Zahlungsziele ausreizen oder gar überreizen. Dazu kommen die steigenden Insolvenzen“, sagt Andreas Bachmeier, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing. Die Zahl der beantragten Regelinsolvenzen in Deutschland ist nach Angaben des Statistischen Bundesamts im Januar 2025 um 14,1 Prozent im Vergleich zum Vorjahresmonat gestiegen.

Was gutes Forderungsmanagement in der Praxis bedeutet

Wie können sich Betriebe vor Zahlungsausfällen ihrer Geschäftspartner schützen, um nicht mit ins Fahrwasser gerissen zu werden? „Ein ordentliches Forderungsmanagement ist das A und O“, weiß Bachmeier. „Zunächst einmal geht es darum, zeitnah Rechnungen zu stellen.“ Diese Binsenweisheit ist keineswegs so selbstverständlich, wie es scheint, zeigt seine Erfahrung: „Gerade kleinere Unternehmen oder Ein-Mann-Betriebe sind häufig so in das operative Geschäft eingebunden, dass ein ordentliches Forderungsmanagement dabei zu kurz kommt.“ Die Folge: Rechnungen werden nicht oder viel zu spät gestellt, und auch Zahlungsaufforderungen oder Mahnungen versenden die Betriebe zu spät oder womöglich gar nicht.

Kommt dann noch säumige Kundschaft hinzu, drohen in der Folge Liquiditätsengpässe. „Die Liquidität im Blick zu behalten mithilfe einer transparenten Planung, ist deshalb essenziell“, sagt Bachmeier und führt aus: „Schaffen Sie klare Prozesse in der Buchhaltung, halten Sie Fristen ein und sorgen Sie so für eine beschleunigte Faktura.“ Konkret bedeutet das: Zwei Wochen nach Lieferung sollte die Rechnung verschickt sein, die das vereinbarte Zahlungsziel – bestenfalls ebenfalls zwei Wochen – enthält. Ist im Anschluss noch kein Geld auf dem Geschäftskonto eingegangen, folgt die Zahlungsaufforderung, also die einfache Erinnerung, mit erneuerter Zahlungsfrist. Vergeht auch dieser Zeitraum, ist die erste Mahnung inklusive Mahngebühren fällig.

Verträge anpassen

Nils Krause, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Insolvenz- und Sanierungsrecht bei Ecovis in Hamburg, appelliert an Unternehmen, außerdem ihre Vertragsgestaltung anzupassen. „Bei Betrieben, die große Sachwerte wie Maschinen verkaufen, kann es sich lohnen, einen Eigentumsvorbehalt in den Kaufvertrag mitaufzunehmen.“ Dadurch bleibt die Ware Eigentum des Verkäufers, bis sie bezahlt ist. Die Gestaltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder der Lieferbedingungen kann ebenso ein Mittel sein, um sich besser abzusichern. Dazu gehören verlängerte Eigentumsvorbehalte oder Sicherungsrechte. „Welche juristischen Kniffe zur Anwendung kommen können und sinnvoll sind, hängt stark vom jeweiligen Geschäftsmodell ab“, erklärt Krause. „Unternehmen sollten daher nicht zögern, anwaltliche Unterstützung zu suchen.“

Über Factoring nachdenken

Factoring ist eine weitere Möglichkeit, um sich gegen Zahlungsausfälle abzusichern. „So stellen Unternehmen sicher, dass sie liquide bleiben“, sagt Unternehmensberater Bachmeier. „Wer die Forderungen auf diesem Wege abstößt, stellt sicher, dass zumindest ein Teil der vereinbarten Summe auf dem Geschäftskonto landet.“ Allerdings ist Factoring nicht umsonst, ebenso wie erweiterte Kreditlinien bei der Bank mit entsprechenden Kosten verbunden sind. „In den vergangenen Jahren war diese Maßnahme daher für die meisten Unternehmen uninteressant. Das ändert sich aber gerade“, sagt Bachmeier. Zudem gibt es die Möglichkeit, Forderungsausfallversicherungen abzuschließen. Aber auch hier sind hohe Kosten mit der Absicherung der Risiken verbunden. „Wer also Dienstleistungen mit eher kleiner Marge verkauft, für den sind all das keine Optionen“, sagt Krause

Ein einfacherer Weg, um zumindest einen Teil der Forderung sicherzustellen, ist die Vereinbarung von Vorschüssen. Abschlagszahlungen, die etwa bei Auftragsvergabe fällig sind, optimieren die Liquidität des Unternehmens. Das Problem dabei: Nicht immer lassen sich Auftraggeber und Geschäftspartner darauf ein. Krause berichtet: „Hier gibt es große Unterschiede je nach Branche. Dort, wo es unüblich ist, mit Vorschüssen zu arbeiten, sind solche Forderungen kaum durchsetzbar.“

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