Kassensysteme erneut im Fokus: Umsetzungshilfe zur E-Rechnung
Elektronische Kassensysteme unterliegen den steuerlichen Vorgaben der Kassensicherungsverordnung. Mitte März 2026 hat die Finanzbehörde den Anwendungserlass zur Abgabenordnung angepasst. So wird etwa die Aufnahme der Daten in eine E-Rechnung geregelt. Und: Auch Taxameter, Wegstreckenzähler oder App-basierte Lösungen wie Taxi-Apps wurden in den Anwendungsbereich aufgenommen. Ecovis-Steuerberater Johannes Pakendorf aus Rostock erklärt, welche Regeln präzisiert und teilweise neu gefasst wurden.
Die Änderungen gehen auf die „Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung“ zurück und bringen vor allem mehr Klarheit und Vereinheitlichung für den Einsatz elektronischer Kassensysteme.
Welcher Bereich der Abgabenordnung ist betroffen?
Paragraf 146a der Abgabenordnung regelt die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme. Unternehmen müssen Belege korrekt ausgeben und eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen. Als Ausnahme gelten offene Ladenkassen.
Das betrifft vor allem Betriebe mit täglichem Kassenbetrieb – insbesondere im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Dienstleistungsbereich, etwa Friseursalons oder Taxiunternehmen.
Diese Änderungen sind für Betriebe relevant
Die Anpassungen beziehen sich auf die E-Rechnungspflicht, die seit dem 1. Januar 2025 mit verschiedenen Übergangsregelungen schrittweise in die Umsetzung gegangen ist.
Die Mindestangaben eines Belegs sollten ohne maschinelle Unterstützung für jeden lesbar sein und aus einem QR-Code auslesbar beziehungsweise im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. „Wie der QR-Code und alle Informationen einer elektronischen Rechnung aufzunehmen sind, richtet sich nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, kurz DSFinV-K“, erläutert Ecovis-Steuerberater Johannes Pakendorf aus Rostock.
Vorgehen bei externen Dienstleistern
Sobald Betriebe die E-Rechnung nicht selbst erstellen, sondern der Unternehmer einen externen Dienstleister beauftragt, genügt zunächst die Ausstellung einer sonstigen Rechnung. Laut dem neuen Anwendungserlass reicht es folglich aus, beispielsweise einen Kassenbeleg vor Ort auszustellen. Die Datenübermittlung zur Erstellung der E-Rechnung muss jedoch unmittelbar an den jeweiligen externen Dienstleister erfolgen.
Das gilt für Wegstreckenzähler und EU-Taxameter
Wegstreckenzähler messen die zurückgelegte Strecke eines Fahrzeugs und kommen zum Beispiel bei Taxiunternehmen, in Mietwagen oder gewerblichen Transportfahrzeugen zum Einsatz.
Seit dem 1. Juli 2024 müssen alle neuen Wegstreckenzähler die Vorgaben aus Paragraf 146a der AO erfüllen. Dazu gehört unter anderem der Einsatz der TSE, damit die Erfassung aller Daten korrekt und manipulationssicher erfolgt. Für ältere Geräte, die vor diesem Datum in Betrieb genommen wurden und bereits eine TSE-Schnittstelle haben, gilt eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2027.
EU-Taxameter sind spezielle Geräte für Taxifahrten, die den Fahrpreis auf Basis von Strecke, Zeit und Zuschlägen berechnen. Moderne Geräte können die Daten an Kassensysteme oder Steuergeräte direkt übermitteln. Die früheren Sonderregeln für EU-Taxameter mit INSINKA-Technik sind ausgelaufen und gelten seit dem 31. Dezember 2025 nicht mehr.
Was bedeutet der Anwendungserlass für die Praxis?
Wer ein Kassensystem nutzt, muss jetzt genauer hinschauen: Im Fokus der Neuregelung stehen präzisere Vorgaben zur E-Rechnung sowie zur einheitlichen digitalen Schnittstelle und den Melde- und Mitwirkungspflichten gegenüber den Steuerbehörden bei Wegstreckenzählern und EU-Taxametern.
„Praktisch bedeutet das: Wer ein Kassensystem beispielsweise in Wegstreckenzählern oder Taxametern nutzt, muss auf den Belegen das Entgelt klar nach Zahlungsart – bar oder per Karte – und Währung getrennt ausweisen“, erklärt Ecovis-Steuerberater Johannes Pakendorf.
So bleiben die Aufzeichnungen transparent und prüfungssicher.
