Umsatzsteuer-ID prüfen: Warum Unternehmen Geschäftspartner kontrollieren müssen

Umsatzsteuer: Unternehmen, die grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig sind, müssen besondere Sorgfalt bei der Überprüfung ihrer Geschäftspartner walten lassen. Der Check der Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des ausländischen Unternehmens spielt dabei eine wichtige Rolle.

Ausländische Geschäftspartner sind auch für kleine und mittelständische Betriebe längst keine Ausnahme mehr. Wer innerhalb der EU grenzüberschreitend Geschäfte macht, ist verpflichtet, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) – sie ist die spezielle Identifikation für umsatzsteuerliche Zwecke und wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben – seiner Geschäftspartner regelmäßig zu überprüfen. Nur wenn sie zum Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung gültig und dem angegebenen Unternehmen zugeordnet ist, lässt sich eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei behandeln. „Wer die Abfrage nicht durchführt, riskiert den Verlust der Steuerbefreiung und teure Nachzahlungen“, warnt Regina Götz, Steuerberaterin bei Ecovis in München.

Wie können Betriebe prüfen?

„Für unsere Mandantschaft, deren laufende Buchhaltung wir betreuen, übernehmen wir diese Prüfung automatisch über die Datev-Programme“, erklärt Götz. Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst durchführen, sollten die USt-ID-Abfrage über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) oder das europäische MIAS/VIES-System vornehmen. Seit Juli 2025 ist das nur noch online möglich. Schriftliche oder telefonische Anfragen werden vom BZSt nicht mehr bearbeitet. „Planen Sie für Bestandskunden die regelmäßige, mindestens halbjährliche Überprüfung in Ihre Abläufe ein. So stellen Sie sicher, dass es zwischenzeitlich keine Änderungen gab, etwa durch Umfirmierungen oder Löschungen von Registrierungen.“

An die Dokumentation denken

Das Ergebnis der qualifizierten Abfrage sollten Unternehmen sorgfältig dokumentieren und mindestens acht Jahre aufbewahren – analog zu den allgemeinen Belegaufbewahrungsfristen. Eine fehlende oder unvollständige Dokumentation kann bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass das Finanzamt die Steuerfreiheit versagt oder die Vorsteuer nicht anerkennt.

GUT ZU WISSEN Hier können Sie die Umsatzsteuer-IdNr. überprüfen

Das kostenlose Online-Bestätigungsverfahren über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) finden Sie hier: https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Identifikationsnummern/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer/AuslaendischeUSt-IdNr/auslaendische_ust_idnr_node.html

Über das europäische MIAS sind ebenfalls kostenlose Einzelabfragen möglich: https://europa.eu/youreurope/business/taxation/vat/check-vat-number-vies/index_de.htm