Internes Kontrollsystem: So vermeiden Sie Ärger mit dem Finanzamt
© everythingpossible - Fotolia

Internes Kontrollsystem: So vermeiden Sie Ärger mit dem Finanzamt

Ungewollte Fehler können zu Problemen mit dem Fiskus und sogar zu Strafen führen. Ein internes Kontrollsystem für Steuern hilft, Rechtsverstöße zu vermeiden.

Eine Lieferung versehentlich nicht erfasst? Steuerbefreite Leistungen nicht ausreichend dokumentiert? Schon bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung können sich Fehler einschleichen. Als Folge drohen nicht nur hochverzinste Nachzahlungen und empfindliche Bußgelder. Firmenchefs müssen neben ihrer persönlichen Haftung für solche Zahlungen auch damit rechnen, wegen Steuerhinterziehung mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe von bis zu zehn Jahren belangt zu werden.

Unternehmer und verantwortliche Mitarbeiter tragen bei vorsätzlichen oder leichtfertigen Rechtsverstößen beim Thema Steuern generell auch ein hohes persönliches Risiko. „Die Finanzbehörden unterstellen immer schneller und häufiger Vorsatz. Dazu reicht es schon, wenn der Chef die Mitarbeiter nicht ausreichend überwacht“, warnt Janika Sievert, Rechtsanwältin bei Ecovis in Regensburg. Sie verweist darauf, dass bestens geschulte Betriebsprüfer in immer kürzeren Abständen nach Verfehlungen suchen.

Systematisch vorbeugen

Viele Fehler lassen sich vermeiden, wenn der Betrieb selbst potenzielle Risiken analysiert. Wie sind betriebliche Prozesse gestaltet, welche steuerlichen Aspekte sind dabei zu beachten? „Ausgehend von solchen Fragen können Unternehmen freiwillig ein innerbetriebliches Kontrollsystem installieren, das vor unliebsamen Überraschungen schützt“, sagt Katja Nötzel, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin bei Ecovis in Leipzig. Zusätzlicher Vorteil: Ein solches internes Kontrollsystem zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, in der englischen Fachsprache auch Tax Compliance Management System (Tax CMS) genannt, kann im Fall eines steuerstrafrechtlichen Ermittlungsverfahrens den Vorwurf leichtfertigen oder vorsätzlichen Handelns entkräften.

Rechtsverstöße vermeiden

Ein Tax CMS regelt Verantwortlichkeiten und legt fest, wie Risiken und Regelverstöße an die zuständigen Stellen im Unternehmen zu berichten sind. Nicht zuletzt ermöglicht eine ausreichende Dokumentation, die Wirksamkeit des Tax CMS zu überprüfen und Verbesserungen einzuleiten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt schon in der ersten Vorbesprechung. „Bereits da gilt es, Probleme klar zu benennen, Aufmerksamkeit bei der Belegschaft zu wecken und Vertrauen zu schaffen“, betont Nötzel. Oft sind sich Mitarbeiter der Tragweite ihres Verhaltens gar nicht bewusst. Allein der Wunsch eines Kunden, die Rechnung auf eine ganz bestimmte Gesellschaft seiner Firmengruppe – die gar nicht Empfänger der Leistung war – auszustellen, kann Beihilfe zur Steuerhinterziehung sein.

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt

Ein Tax CMS sollte durch ein gemischtes Team mit unterschiedlichen Sichtweisen eingeführt werden. Dazu gehören der Steuerberater und eventuell ein Rechtsanwalt zur Abdeckung juristischer Fragen. Auf Firmenseite ist ein Mitarbeiter oder der Leiter der Steuerabteilung sowie unbedingt ein Mitglied der Geschäftsführung einzubinden. „Der Chef sieht so aus erster Hand, wo Probleme liegen. Gleichzeitig fühlen sich die Mitarbeiter ernst genommen“, sagt Ecovis-Rechtsanwältin Janika Sievert. Es kann einige Monate dauern, bis ein Tax CMS fest installiert ist. Denn es nimmt viel Zeit in Anspruch, die Mitarbeiter zu schulen und die Prozesse, Kommunikationswege und möglicherweise eine neue Software einzuführen. Allerdings lassen sich neue Prozesse auf Kontrollsysteme aufsetzen, die im Betrieb bereits bestehen. So bietet es sich an, das Tax CMS zusammen mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation steuerlich relevanter Geschäftsprozesse zu installieren. Denn mit Blick auf die elektronische Aufbewahrung sind an die Verfahrensdokumentation, die alle Unternehmen erfüllen müssen, jetzt noch konkreter gefasste Anforderungen geknüpft – und das lässt sich gut mit dem Tax CMS verbinden.

Vorteile eines internen Kontrollsystems

Welche Risiken Unternehmer mit einem Tax Compliance Management System in den Griff bekommen:

  • Bußgelder und oft sogar existenzgefährdende Steuernachzahlungen bei Rechtsverstößen
  • Persönliche Geld- und Gefängnisstrafen für Unternehmer und verantwortliche Mitarbeiter
  • Imageschaden für die Firma und persönliche Beschädigung des Unternehmers bei Strafrechtsprozessen
Katja Nötzel
Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin in Leipzig, Halle (Saale)
+49 341-964 00 66