Vorsteuerabzug bei Rechnungsberichtigung: So korrigieren Unternehmen rechtssicher

Für den Vorsteuerabzug benötigen Unternehmen eine ordnungsgemäße Rechnung. Fehlen Rechnungsangaben, können ausstellende Firmen das Dokument mit Rückwirkung berichtigen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass bestimmte Mindestangaben vorhanden sind. Was passieren kann, wenn im ursprünglichen Schreiben eine Mindestangabe zwar vorhanden, aber falsch ist, demonstriert ein aktueller Fall vor dem Finanzgericht (FG) Köln. „In der Praxis zeigen sich immer wieder die Folgen von Fehlern wie etwa einer unzureichenden Leistungsbeschreibung“, ordnet Philipp Bartzack, Steuerberater bei Ecovis in Bamberg, das Urteil ein.

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwischen absoluten Mindestanforderungen und weiteren Pflichtangaben. Erfüllt ein Dokument die unverzichtbaren Mindestangaben, gilt es als rückwirkend korrekturfähige Rechnung.

Die fünf Mindestkriterien sind:

• der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens
• der vollständige Name und die Anschrift des Leistungsempfangenden
• eine genaue Leistungsbeschreibung
• das Entgelt
• die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer

Zu den weiteren gesetzlichen Anforderungen an eine korrekte Rechnung zählen eine gültige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, der genaue Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz.

Wann kann eine Rechnung korrigiert werden?

Unterlaufen dem ausstellenden Betrieb Fehler, erlaubt der Gesetzgeber eine Korrektur. Diese wirkt für den Vorsteuerabzug nur dann zurück, wenn das ursprüngliche Dokument die genannten Mindestanforderungen erfüllt und zudem keine groben Fehler aufweist. „Sonst stuft das Finanzamt das Schriftstück gar nicht erst als Rechnung ein, die folglich auch nicht mit Rückwirkung korrigiert werden kann“, erläutert Ecovis-Steuerberater Bartzack.

Warum ist der Zeitpunkt der Rechnungskorrektur relevant?

Der Zeitpunkt der Anerkennung entscheidet oft über viel Geld. Erfüllt die Ursprungsrechnung die Mindestanforderungen, wirkt die spätere Korrektur auf den Zeitpunkt der ersten Rechnungserstellung zurück. Ist das nicht der Fall, gilt der Vorsteuerabzug erst ab dem Tag, an dem die korrigierte Rechnung tatsächlich eingeht. Dann fordert das Finanzamt die damals abgezogene Vorsteuer zurück und berechnet für die vergangenen Monate oder Jahre empfindliche Nachzahlungszinsen.

Worum ging es im vorliegenden Fall?

In der Praxis streiten Betriebe und Finanzämter immer wieder über die Qualität der Leistungsbeschreibung. Genau dieses Problem landete kürzlich vor dem FG Köln. Die Richter mussten bewerten, ob die Angaben auf den vorliegenden Rechnungen ausreichten, um sie als berichtigungsfähig einzustufen. „Klar ist, die Leistungsbeschreibung muss hinreichend konkret sein. Begriffe wie ‚Geschenkartikel‘ oder wie im vorliegenden Fall ‚Provision‘ sind das nicht“, erklärt Philipp Bartzack.

Wie hat das Gericht entschieden?

Das FG Köln sah die Mindestanforderung der Leistungsbeschreibung in der Ursprungsrechnung wegen der unzureichenden Leistungsbeschreibung als nicht existent an. Die Folge war, dass die Rechnung als nicht rückwirkend berichtigungsfähig ansah und später eingereichte Dokumente als völlig neue, erstmalige Rechnungen wertete. Dementsprechend verweigerte es dem klagenden Betrieb die zeitliche Rückwirkung für den Vorsteuerabzug. Nun muss der Bundesfinanzhof in der Revision klären, ob die strenge Auslegung der Kölner Richter Bestand hat.

Worauf sollten Unternehmerinnen und Unternehmer achten?

Nicht nur ungenaue Beschreibungen, auch ein falscher Steuersatz macht ein Dokument fehlerhaft und erfordert zwingend eine Rechnungskorrektur. Empfangende Unternehmen müssen die berichtigten Dokumente sorgfältig verarbeiten. Die Buchhaltung muss bei der Korrektur besonders auf den Zeitpunkt achten, um Probleme bei der Periodisierung der Steuern zu vermeiden. „Handeln Betriebe hier nachlässig, droht bei der nächsten Betriebsprüfung Ärger – und im schlimmsten Fall der Wegfall des kompletten Vorsteuerabzugs“, mahnt Steuerberater Philipp Bartzack.

Tipp: Was sollten Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt tun?

• Prüfen Sie eingehende Rechnungen genau auf alle Pflichtangaben einer Rechnung.
• Fordern Sie bei fehlenden Angaben oder Fehlern, wie beispielsweise schwammigen Leistungsbeschreibungen oder falschen Steuersätzen, umgehend eine korrigierte Rechnung an.
• Weisen Sie Ihre Buchhaltung an, Rechnungskorrekturen zeitlich exakt zuzuordnen.